做好企业人事档案管理之我见

杜 鹏

（黑龙江省科学院 黑龙江 哈尔滨 150001）

企业人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的活动中所形成的人事档案，是本人真实面貌的客观反映，是考察和了解员工的重要手段，是做好组织、人事工作不可缺少的依据，是澄清个人有关问题的凭证。在企业转换经营机制、政府转变职能的新形势下，招聘、辞职、辞退等一系列新的人事制度的实施，使工作人员与工作单位间的关系由原来的稳定状态逐步向具有一定自由度的方向发展。同时，市场经济在追求效率的前提下，强调人才使用的现实业绩与能力，也给传统的人事档案管理体制带来了冲击。随着企业人事制度的改革，人事档案的管理也相应地出现了一些新问题。

一、在传统人事管理体制下，人的流动是受限制的，有的人员在脱离原单位后，其人事档案仍保存在原用人单位。在现代企业制度建立的过程中，为适应以公平竞争为主要特征的市场体制发展的需要，各级人才市场应运而生，多层次、多形式、多渠道的人才交流日益频繁。由于人事制度的不完善和管理上的漏洞等原因，使流动人员档案的管理缺少必要的衔接，出现原单位“有档无人”，人事档案不能发挥应有的作用，新单位“有人无档”，影响对员工的考察了解和培养使用。

二、人事档案管理部门不一。有些人事档案由劳动行政部门管理；有的由企业主管部门管理；有的由企业自身或由人才交流中心管理；有的甚至由本人保管。人事档案的多头管理造成人事档案材料严重残缺不全或丢失，或不入档，或不真实，使人事档案不能客观地反映一个人的全貌。

三、传统人事档案重政治、轻业绩，对人员实绩缺乏经常性记载，反映德、能、勤、绩、廉及各阶段的鉴定如考核、任免、奖惩、培训等材料短缺。重抽象定论，轻形象具体的说明，往往只是几笔定性的评语，原则笼统，千篇一律，而无具体事例的记载，形不成立体感。重历史结论，轻近期表现，不能全面地反映一个人的总体概貌。

四、人员不稳定、素质较低。从企业人事档案管理的现状来看，从事人事档案管理工作的人员大都是兼职，这些人员大多数缺少专业理论，没有掌握档案管理的基本方法，业务素质较低，再加上有些单位的领导不重视人事档案工作，频繁更换管理人员，造成了档案管理队伍的不稳定。

五、人事档案信息开发利用程度较低，未发挥真正的效能。人事档案人员工作缺乏主动性，多是被动服务，坐等利用者查阅，而且利用的材料主要是党团材料、落实政策、工资调整和职称变动等，真正用于人才选拔、培养、开发及预测等方面的较少。

上述问题的存在致使现代企业人事档案的内容贫瘠或不真实、材料短缺、形成“无头档案”等，很难适应新时期企业人事档案工作的需要，更不能为企业选拔人才提供准确依据。笔者认为应从以下几方面加强现代企业人事档案的管理：

（一）加强对人事档案的宣传力度，增强各层次人员的档案意识。应通过宣传，使我们认识到人事档案与每个人的密切关系。不仅人事部门、人事管理工作者要贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，而且还要组织广大员工了解并自觉遵守有关人事档案政策法规，并积极争取领导的重视和支持，为人事档案管理解决一些实际问题。

（二）严格制度，规范管理。建立收集补充制度，确定收集重点，保证人事档案的完整齐全。遵循有关人事档案管理的各项条例、规定，建立完善本企业的人事档案管理制度。建立健全人事档案的移交转递制度等，按规定及时办理转递手续，避免产生“无头档案”。对人事档案进行严密、科学地保管，防止人事档案的涂改、撤换、销毁，制定严格的查阅、借用制度，并严格执行，堵塞管理上的漏洞。

（三）根据统一领导、分级管理的原则，确定人事档案的管理范围。按照现行的人事档案管理体制，企业在管理人的同时，也保管该人的档案，做到人、档统一。原多头管理的人事档案应有秩序地移交给企业管理，便于及时将人事活动中形成的材料归入人事档案，既能保证档案的齐全完整，也方便提供利用。对于流动人员的档案，原则上人员现使用单位只负责该人员到岗后所形成的人事档案的管理，以往的人事档案交由人才市场管理，如工作需要，可将存于人才市场的人事档案取回集中管理。

（四）改善保管条件，实现人事档案的现代化管理。如添置必要的温湿度控制设备、缩微复印设备、计算机管理设备，建立实用性较强的人事档案管理信息系统，实现人事档案的计算机管理，并在此基础上，运用网络技术，实现人事档案信息的异地查询与利用，实现信息资源共享，提高人事档案管理工作的效率，快速准确地为企业人才开发和经济建设服务。

（五）保持人事档案管理人员的相对稳定，不断提高其自身素质。根据人事档案工作的特点和要求，人事档案管理人员要在工作岗位上保持相对稳定，这样他们才能熟悉档案内容，摸索和掌握档案管理规律，努力钻研业务，做好人事档案工作，不断提高管理水平。与此同时，要多提高档案管理人员的素质，掌握更多的专业知识和科学技术知识，具有较高的文化水平，以适应新形势发展的需要。

（六）积极开发人事档案信息资源，为企业选拔人才提供条件。在开发人事档案信息工作中，应从形式上由被动转为主动，从内容上由单一狭窄转为丰富全面；加大档案信息资源开发的力度，积极开展档案编研工作，主动配合机构改革、人事制度改革、人才开发提供超前性、参考性的人事档案信息；结合企业人员档案工资记载、出国政审、职称评定、干部任免、人才选拔提供全方位服务，更好地实现人事档案的利用价值。