信息网络时代档案的创新服务

张萃莲

（富裕县殡仪馆 黑龙江 齐齐哈尔 161200）

随着改革开放，社会主义市场经济的深入发展，以及信息时代和知识经济时代的到来，档案工作面临新的机遇和挑战，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。因此，档案工作创新的落脚点应在服务创新中求发展；以创新求发展是由档案工作的自身性质与发展所决定的，以创新求发展，要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

一、创新服务手段

1.档案馆的建立：随着档案馆内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

2.数据管理中心的建立。档案馆与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立数据管理中心。该中心设在企事业单位档案馆，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3.电子文件的自动上传收集。这一工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。

4.在线服务的开展。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

5.开展现行文件阅览服务

随着改革开放的不断深入，到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入W TO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求．档案部门需进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

二、拓展服务领域

1.信息服务的社会化、多主体由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

3.加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩渤繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现资源互补，提高馆(室)藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

4.注重网络开发利用要有长远规划。档案信息千百年来一直是以纸质载体为主，利用查阅工作主要通过手工检索进行，不仅消耗大量人力而且效率极低。自从20世纪80年代中后期，计算机技术进入档案行业，档案信息资源的开发利用才逐渐发生了改变。初期的档案利用只能通过单机检索完成，由于没有长远规划和对计算机技术发展的深刻认识，当时大量档案数据录入没有一个总体规划，随着数据录人数量的增加，单机检索已经成为档案信息资源开发的巨大障碍。局域网的开发和适合局域网应用的档案专业软件的诞生解决了数据量过大，单机无法存储的难题。但同时也随着软硬件的快速发展，初期录入的大量档案数据已经无法继续使用，当时消耗大量人力、物力所做的基础工作只好从头再来。长远规划就是要求开发人员在动手制作之前，一定要做足调研、分析工作。不仅对面临的工作做到心中有数，而且要充分考虑以后网络的发展情况和社会对档案信息资源利用需求的发展情况，开发工作要留有足够的拓展空间，把眼光放的长远些。

5.横向联合的加强实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要，以适应各层次人们的需要。

[1]董中印.浅谈电子文档的原始性和真实性及法律证据作用[J].安徽卫生职业技术学院学报，2005年02期.

[2]尹恒.文件转化为档案的三个条件在电子时代的适用性[J].档案管理，2005年05期.