加强改制企业档案工作的措施

刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

从20世纪90年代开始的企业改制，给企业自身档案管理模式带来了很大的冲击，企业档案工作出现了不少新情况、新问题。如公司下属单位变成了独立法人实体，公司只是投资方（股东），公司与各子公司之间的关系不再是行政隶属的关系，而是两个法人实体之间的关系。企业档案工作要坚持依法治档，就要积极探索在新形势下企业档案管理的新模式，总结出切实可行的经验，规范企业改革中的企业档案管理工作，保证档案工作顺利开展。

一、存在问题及分析

（一）企业改制后，许多公司与子公司之间的档案管理关系不明确，在子公司建立之初，未就档案管理模式进行充分调研分析，与子公司未签订档案管理协议，未明确公司档案管理模式。在改制过程中出现的管理上的“空档”，以及与此相关的具体操作上的难点，使档案管理处于松散，自发的管理状态。

（二）由于没有明确的档案管理协议，新的档案管理制度尚未建立，原有档案管理制度与子公司的各项制度无法衔接，子公司各自为政，影响了公司整个管理的水平、工作效率。企业改制后，企业内部权力下放，子公司是独立法人的经营实体，管理上严格按照公司法运作，公司档案馆无权统一管理，造成文件材料多层次管理的局面，一些应该收归公司归档的文件材料分散在各子公司及个人手中，很容易造成文件材料的流失。由于实行了多层次管理也很容易造成部分档案的重复保存、档案人员增加和其他资源的浪费，比如公司下发一份文件，档案馆要保存一份，各相关子公司也同时要保存一份，各子公司还需要安排专人管理，造成人力资源的浪费。

（三）档案和监督指导作用不能发挥，档案的“三纳入”、“四参加”“、四同步”不能落实，档案工作处于被动，停滞、甚至倒退状态。

（四）企业管理水平、管理手段也对档案管理产生了制约。如公司各项管理制度，办公自动化软件、项目管理软件、档案管理软件等之间无接口、档案密集架等硬件设施未有效利用等。

二、加强企业档案管理的建议、措施

（一）提高档案意识

1、明确企业档案工作与企业休戚与共的利益关系。企业是社会的经营主体，随着市场经济的发展，市场信息日益成为决定企业发展的重要因素。作为经营主体的企业，离不开档案的信息服务，而作为利益主体，又要独立承担风险责任。因此，企业档案发展只能取决于档案工作在企业经营决策中所起的作用大小，要认识到档案是企业的一份宝贵的无形资产，要明确档案部门作为特殊的产业部门，以效益作为工作目标，提高档案工作效益与企业的发展是密切相关的。

2、从领导到员工要从思想上建立依法治档的观念意识。要认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》和其它一些档案法规，真正确立企业档案工作的法律地位。无论机构设置和管理模式发生什么变化，依法治档的机制都不能改变，保证档案管理工作的连续性。通过依法治档，推动企业加强档案管理。

（二）实行档案的集中统一管理

1、企业与各部门、各分支机构签订档案管理协议，明确各自的职责及业务关系。

2、企业档案必须实行集中统一管理，才有利于档案工作的统筹规划和发展，有利于理顺各部门的关系，使档案工作更好地为企业服务。以公司档案馆为档案管理主体，建立档案管理网络，各部门、各子公司设立兼职档案管理员。公司档案馆对公司总部和各子公司的档案工作实行集中统一管理，对公司总部及各子公司的档案工作进行监督指导和检查，这样更有利于档案工作的开展，有利于节省人力、物力、财力，有利于资源共享，有利于保证档案工作的延续性。公司档案馆接受档案行政管理部门的监督指导，通过他们的监督与指导，确保企业档案的集中统一管理职能不变，行政监督指导职权不变，推行依法治档的措施不变，切实巩固企业档案部门的地位，促进企业档案的发展。

3、建立与整个企业管理制度互相衔接的档案管理制度体系，保证档案管理有法可依、有章可循及档案管理的可操作性。首先，建立一套以公司档案管理制度为主，并与子公司档案管理制度相衔接的档案管理制度体系。其次，档案管理必须纳入企业管理体制，即将档案工作纳入公司及子公司的各项规章制度、工作程序和岗位职责中，规定档案的收集归档与各部门的经济责任制挂钩、和子公司负责人的年薪考核挂钩，以保证档案管理工作在企业中的地位。

4、建立档案信息化管理平台。企业应利用局域网把企业的所有信息管理起来，为各部门节省存储空间及提供安全保障，充分发挥办公自动化软件、项目管理软件、档案管理软件、财务管理软件、人事管理软件的作用。档案工作应与企业管理同步，配备专用服务器，档案管理系统接入局域网，网络版的档案管理软件把公司各单位、各子公司联成一个整体，授权各单位郁务器上存取自己的数据、文件、归档时转入档案服务器，可进行远程归档、借阅、咨询，这样可节省人力、物力等成本，提高工作效率。