高校档案管理工作的发展与创新研究:以学生档案管理为例

陈一红

(钦州学院 广西 钦州 535000)

高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类:科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。高校档案管理的创新是档案工作发展的源动力，也是当前档案工作者研究的一项课题。

一、高校档案管理的重要性

普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作之需，也是发展社会主义教育的重要工作之一。档案具有非常重要的作用，恩格斯曾经这样精辟地论述，“对事态的真相，现在不可能提出文件来作证据，只有事态本身作为历史陈迹的时候，这些证据才会出现。”高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值[1]。在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理，便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导，促进档案信息资源的综合开发，同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化，有利于实现信息共享。目前，大部分高校已建立起了综合档案室或档案馆。但也存在一些问题，如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化，以提高档案综合管理的水平。

二、高校档案工作出现的问题

(一)管理者对学生档案重要性重视程度不够

首先是新生入校后的档案管理。有关用人单位反映，一些学生档案材料不齐全、纸张不规范。具体表现在材料缺乏，或者缺学籍表，或者缺体检表，或者缺高考报名表，或者没有档案袋等，有的什么都没有，这给学生就业造成障碍。其次，是学生在校期间，许多评先评优材料应该进入学生档案的，但是一些部门图省事，就忽视了某些档案材料的整理和归档，给学生人事档案材料的不全留下隐患。第三，某些处分材料不归档。因为就业压力很大，某些部门为了学生能顺利就业，一些大的处分文件就没有进入学生档案。这些究其原因,主要是没有认识到学生档案的重要作用。学生档案是用人单位全面了解毕业生的重要途径，也是学校全面介绍毕业生个人素质的权威材料，还是高校学生管理工作的有力依据，有利于促进学生全面素质的提高。但是，管理工作者档案意识淡薄，对学生档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学生填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范，千篇一律，有时候还找学生代写[2]。

(二)陈旧的管理体制造成高校档案管理不科学、不规范和不完善

目前，高校学生档案建设管理体制不完善。首先是新生档案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通邮寄方式邮寄，由各院系整理、存放，实行粗放式管理。这就造成一定程度的学生档案缺失。其次，院系相关人员及辅导员、班主任到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生处或就业指导中心寄往用人单位，造成学生档案材料归档把关不严，移交手续不规范，填写的内容假、大、空，主观评价因素多，反映客观情况的内容少，不能全面反映大学生思想道德水准、科学创新能力、身心素质、就业技能等个人才华和能力特征，大大降低了学生档案的含金量。第三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门[3]。一些毕业生为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩，开具假证明等不正当手段以击败对手。也有个别院校为了使自己的毕业生顺利就业，提高就业率，以普遍提高毕业生成绩分数，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤消学生处分材料，以次充好等手段，获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，也给在校生带来了消极的影响。

(三)学生档案管理队伍比较薄弱，管理人员水平普遍不高

档案管理队伍作为学生服务工作的重要组成部分，学生档案管理队伍的建设没有得到应有的重视与加强，据调查，多数院校没有配备专职的学生档案管理人员，即便是有，也是一个人或者两个人，要负责全院学生档案，从20世纪90年代末扩招以来，学生人数激增，少数几个档案管理人员根本满足不了院校学生人数激增的现状。同时，即使有专职的档案建设和管理人员，也大多为学校人员家属或年老的校内职工，工作能力不强，专业知识缺乏，而真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员基本上很少。这无疑对学生档案建设与管理是不利的。

三、高校档案管理的新方法

学生档案管理形式陈旧，手段落后，缺乏现代科学管理，容易出现疏漏。从现行管理情况来看，高校学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学生素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。然而，当前院校学生档案的归档形式仍是传统的老面孔，其主要内容包括:一是政治表现；二是学籍和学习成绩:入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩、授予学位证书及各种奖励的证明；三是身体健康状况；四是其他情况等[4]。而把能客观直接反映大学生能力、水平、综合素质及时代特色，能吸引用人单位的内容甩在了一边。比如计算机等级考试证书，大学生英语四、六级证书，发明创造证书，大学生心理测试成绩，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料等等一般都不归入档案。同时，院校学生档案建设和管理现代化是信息时代和高等教育发展对档案建设与管理提出的迫切要求，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可能。但令人遗憾的是，院校学生档案多数还是以手工抄写的纸质档案为主，现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对学生档案项目增多，档案数量大增，质量要求趋高，流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位多等特点，显然原有的学生档案建设与管理手段已经越来越不适应，必须加快推进高校学生档案建设与管理手段的现代化[5]。

做好学生档案管理的建议:

(一)统一认识，加强领导

学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作;另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。

(二)加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理

学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

(三)严格毕业生档案转递制度，加速学生档案工作现代化的步伐

一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行:如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。

四、档案管理的创新研究

(一)科学建设管库

今年来高校处在不断扩招之中，但是大多数高校的教育经费并没有相应增加，也缺少相应的科学规划体系。因此，应该加大资金投入，对管库建设进行科学规划，使各种新载体的档案顺利进馆。同时建立专门的陈列，展览场地，使馆藏建设有单纯的“数量型”逐步转化为数量与质量“并重型”。

(二)坚持依法治档

我国《档案法》以及相关的条例、办法都对档案工作提出了原则性要求，这是档案工作应遵守的准则。但是，社会在不断变化，档案的法制建设也应进一步更新，完善。只有根据档案工作的需求，不断完善档案工作的有关法律条规，并加大对相关法规的宣传，增强法制观念，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，才能促进高校档案工作者档案法律意识的进一步提高，努力为依法管理档案事业营造一个良好的社会氛围，确保依法治党顺利实施[6]。

结束语

档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。

[1]刘新良.浅谈信息时代高校档案的综合管理[J].社会科学战线，2003(增刊).

[2]江芳.提高高校学生档案管理工作水平[J].科技创新导报，2011.5.

[3]赵永峰.浅谈高校学生档案管理[J].湖北成人教育学院学报，2011.2.

[4]颜培珍.坚持以人为本，做好高校学生档案工作[J].上海档案，2009.6.

[5]陈玲玲.高校学生档案与大学生就业工作的探讨[J].民营科技，2011.1.

[6]赵薇.档案管理的现状及发展方向和管理设想.[J].2010.