档案信息化理论体系与标准化建设刍议

王 琪

（黑龙江省民族研究所 哈尔滨 150001）

国家档案局于2000年提出了科学推进档案信息化建设的任务，历经十几年的努力，加强档案信息化建设已经成为全体档案工作者的共识，全国范围的档案信息化建设取得了初步成效，“信息化带动战略”正在各级各类档案部门中扎实、稳步地推进。但伴随着档案信息化建设进程出现的一些具体问题亦应引起我们的关注，探寻加以解决的方法措施，以更好地完善档案信息化建设实践。

一、档案信息化理论体系建设

“理论来源于实践”。然而，科学理论对具体实践的实际导向作用却难以否定。档案信息化作为促进档案事业发展的重要手段，虽已得到了社会的普遍承认与实际应用，但在档案信息化理论体系的总体建设上尚显稚嫩，还有待于进一步充实和完善。否则，档案信息化理论的实际导向作用就难以得到有效实现。

目前档案信息化理论体系建设的主要特点表现为：一是档案信息化理论成果支离破碎，大多表现为一篇篇探讨文章或一个个政策文件，显得单薄零散、难成整体，远未形成体系优势；二是档案信息化更多地存在于档案工作者的个人理解之中，处于“各自为战”、“歧义频生”的混乱状态，距离形成科学、完整理论体系的要求尚存在着较大差距。导致档案信息化理论体系建设严重滞后于档案信息化实践的发展步伐与现实要求，逐渐成为制约档案信息化建设进一步发展完善的瓶颈。此种状况如得不到有效关注、不能在较短的时间内得到根本转变，长期缺乏科学合理、规范务实的档案信息化理论体系作为指导，档案信息化建设的实践就难免会走弯路、甚至步入歧途。不仅将会造成人力、物力、财力的浪费，还必然会给档案信息化的长远发展埋下隐患，其结果必将影响到档案信息化的建设规模、建设进程和建设成效。这就要求我们加强理论研究，不断丰富完善档案信息化的内涵，做出准确诠释与科学界定，建立起科学合理的档案信息化理论体系。科学规划档案信息化的建设目标、任务、原则、途径、方法，并为档案信息系统的技术标准、技术规范等的制订提供客观依据。必须注意强调发挥理论的先导作用，结合全国范围的整个信息化建设实践蓬勃开展的有利时机，制定周密的组织规划，尽快建立起科学、合理、务实、完善的档案信息化理论体系，以尽早形成档案信息化理论体系的综合优势，充分发挥档案信息化理论体系对档案信息化建设实践的科学指导作用，达到档案信息化理论与档案信息化实践的有机结合，形成整体的优势，力求获得事半功倍之成效，全力推进档案信息化理论体系建设的建立、发展和完善。并以此作为今后一个时期更好地开展档案信息化建设实践的理论指导。

二、档案信息系统标准化建设

档案信息化建设离不开档案信息系统的技术支撑、离不开电子政务的实际辅佐。档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。因而，标准化是档案信息系统与电子政务各功能系统之间实现业务协作、互联互通、信息共享、保障安全、发挥效能的重要前提。

在电子政务框架下实现档案信息系统标准化，为科学地利用其标准，形成新的档案信息开发与利用的技术手段；实现档案信息系统标准在档案管理软件开发与软件产品推广应用等方面的最佳功能；完成电子政务管理软件开发、软件产品等技术与质量水平的科学规划；建立保障具备最佳条件的跨专业部门间利用档案信息资源的机制；最终达到适应国民经济各部门之间进行复杂协调工作中利用档案信息资源的需要，发挥电子政务系统整体作用创造了条件，所有这些乃是档案信息化建设的应有之意。

档案信息系统作为政务信息化的重要组成部分，是各级政府乃至整个社会开发利用档案信息的资源载体和空间定位平台。要保证建立在不同计算机平台的、分布式的、异构式的、不同数据源的档案信息能够在网络环境中实现互用共享，必须首先实现对档案信息、档案信息交换格式及相关电子政务软件等的标准化，以满足整个电子政务系统中多层次、多类型用户千差万别的档案信息需求，实现档案信息系统的各个子系统之间、档案信息系统同整个电子政务系统之间的相互兼容、互换与共享。才能确保整个系统之间的档案信息相互连接、相互共享；才能确保历史、现实及预测未来的档案信息能够相互可比、相互通讯。

档案信息系统是电子政务整体系统的重要组成部分。电子政务的优势是可以有效地实现网络环境下政府各部门的互联互通、信息共享与业务协作。目前，国内已建设了规模不等、纵横交错的网络平台与业务系统。但由于档案部门与相关职能部门之间缺少一致的信息共享手段和有效的业务协作机制，特别是档案部门自身的档案信息系统尚未建立起整体协调、标准统一的运行模式，使已有的档案信息网络平台与档案信息业务系统之间缺乏沟通，渐次成为相对封闭的“信息孤岛”，难以形成整体协调的优势。导致档案信息开发利用效率较低，信息沟通渠道不畅，阻碍了档案信息系统在整个电子政务各功能系统中应有作用的发挥，限制了档案信息化作用绩效的合理实现。而标准化建设，不仅可以使包括档案信息系统在内的整个电子政务网络系统获得最佳效益秩序，而且可以有效地解决上述实际问题，推动档案信息化建设均衡协调、健康有序地发展。