政府信息公开背景下的档案信息资源开发

张 颖

(黑龙江省轻工建设监理有限公司)

一、政府信息公开与档案信息资源开发

(一)政府信息与档案信息

《中华人民共和国政府信息公开条例》中明确指出，“所称政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”则政府信息与档案信息之间的关系是:首先，档案信息和政府信息各自独立,属于不同的法律范畴,对其管理与使用由不同的法规调整；其次，档案信息与政府信息是同一事物不同价值形态变化的体现。政府信息传递的主要方式是文件，而具有一定参考价值的现时使用完毕或办理完毕的文件经过科学的分类、立卷、归档、确定密级、排列后形成的相互关联的有机整体才能转化为档案信息，更确切地说，是政务档案信息。所以说，它们是同一事物不同阶段的表现形式；第三，不是所有的政府信息都可能成为档案信息，也不是所有的档案信息都属于政府信息；第四，行政机关掌握的与经济、社会管理和公共服务相关的，同时又对国家和社会有保存价值的文件及相关材料既是档案信息，又是政府信息。可以说，政府信息从某种程度上讲就是政府部门所形成的档案信息。

(二)政府信息公开与档案信息资源开发的关系

在政府所掌握和控制庞大的政府信息中，只有档案信息资源具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性，这类独特的信息资源是政府机构的核心信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障，也是整个政府信息资源最珍贵的重要组成部分。因此，档案信息资源开发利用与政府信息公开息息相关。

首先，政府信息公开对档案信息资源开发具有极其深远的意义。

1.政府信息公开有利于缩短信息公开时限，提高档案的现实利用价值

《政府信息公开条例》第十六条明确规定:“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”这就大大缩短了部分档案信息的公开时限，这不仅有利于改变档案信息自身分散性、内向性和静态性的不利因素，使其由内向转为共享，由分散转为集中，由静态转为动态，更有利于档案的社会价值由以历史研究为主转向以现实利用为主，解决与社会档案信息需求间的矛盾。

2.政府信息公开有利于丰富馆藏，促进档案信息资源整合

上面已经提到，政府公开制度明确要求各部门将主动公开信息及时报送同级档案馆。这不仅能较有效地打破政府部门的信息垄断现象，还有利于丰富档案馆藏，促进信息资源的整合、共享和开发。

3.政府信息公开有利于逐步在全国建立起各类档案信息数据库，从而实现档案信息资源共享

档案信息资源得到整合及共享的有效途径就是在全国建立各级档案信息数据库。而实施政府信息公开后，政府的组织与领导恰好能调动社会各方面力量协助做好公开的归档前文件直接导入档案资源数据库这项工作，并且这些数据库的建立也是在各级政府统一领导下具有区域性、层次性、规范性的特征，各级档案部门还可以借助政府公开信息数据库的建立这座桥梁实现合作开发，真正实现档案信息资源共享。

4.政府信息公开有利于提前实现档案信息的第二价值，提高公民的档案意识

政府信息公开实施后，档案信息资源要比从前提前公开很长时间，这就意味着档案信息对社会的第二价值会提前实现，实质上是扩大了档案信息的利用价值，越来越多的公民会查询与自己切身利益相关的档案信息:如退伍军人询问有关政策、文件，拆迁户如何维护自己的合法权益等，这样，档案信息在社会中得到普遍应用，必然使全社会对档案信息有一个全新的认识，所以档案信息的第二价值甚至可能大大超过第一价值，从而提高了公民的档案意识。

其次，档案信息资源开发可为政府信息公开制度服务

目前，我国现在信息收集、管理、发布机制不健全，政府在信息分类管理上非常落后，对信息的管理是粗放型的；政务信息公开的渠道也不够顺畅。这就需要有一个具有较强信息处理能力的部门大力开发政府信息资源，即对收集到的政府信息，进行科学分类、排序、整理,以便于公民能够更方便和快捷地获取信息，并对政府信息进行深入浅出的加工，使原始的政府信息成为综合性强、多角度地反映同一问题(主题)的信息和有情况、有分析、有预测、有建议的高层次信息加工成果，以解决当前人们可获得的信息量更大，信息的来源和传播渠道更多样化与人们有限的理解和吸收信息能力之间的矛盾。而档案馆就成为独一无二的首选，因为档案馆除满足以上条件外，政府信息资源绝大多数也是存在于档案馆中的，档案馆是政府信息的集中收集保管地，具有得天独厚的馆藏基础，同时，档案馆作为服务于政府和社会公众的信息部门具有强大的信息管理、信息加工、信息发布等方面的能力。也正因为如此，在《政府信息公开条例》中，将档案馆设为政府信息公开中的政府信息查阅场所。这就决定了档案馆要对档案信息资源进行大力开发，主动为政府信息公开服务。

综上所述，政府信息公开与档案信息资源开发利用之间存在着良性互动关系，政府信息公开与档案信息资源开发是相辅相成、相互促进的。

二、档案信息资源开发为政府信息公开服务的新途径

针对政府信息公开，档案信息资源开发为其服务的途径有很多，但本文认为归纳起来主要有以下几大方面:

(一)技术上，尽快建立、更新并维护档案信息资源数据库

笔者认为，建立、更新并维护档案信息资源数据库是档案信息资源开发的核心，是为政府信息公开服务的基础。因为政府和公众所关心和查询的是档案所包含的信息，而非档案实体本身，特别是政府决策参考时所依据的专题信息/数据和综合信息/数据，这就需要将曾经处于分散、异构、封闭状态的一个个“信息孤岛”整合成一个统一的全国性档案信息资源数据库，来负责全国政府信息的收集、存储和传播利用。当然政府流程之间可以彼此不同，甚至彼此保密，这个中心数据库是将各个政府部门的内容提炼为统一数据，再进行后台集中和统一管理。此外，由于政府公开的信息是不断变化的，在此基础上建立的数据库也应是动态的，不断更新的，只有这样，档案信息数据库才能为政府决策和公众提供客观的、实时的信息。最后还需要对数据库进行日常的维护，以保证数据库的安全运作。

(二)业务上，夯实档案信息管理基础业务，深化服务，进一步实施档案信息开放

《政府信息公开条例》实施后，行政机关会及时向各级档案馆提供主动公开的政府信息。这就要求档案信息管理部门必须做到文件收集齐全、及时整理归档，以防信息的缺失，影响公众利用，阻碍政府信息公开。随后加紧做好分类、编目、著录、检索等基础工作，而在这些基础工作在政府信息公开背景下，应提前介入到现行文件的管理利用中，即行“前端控制”。在完成基础工作后，有必要对部分意义重大的档案信息资源再进行分析性、预测性、建议性的高层次信息加工，促进信息资源的增值开发，发挥其最大效益。并改变传统的“内向性”服务模式，建立以用户满意度为中心的集档案资料目录信息的收集、存储、查询、利用及信息发布于一体的现代化、多功能的现行公开文件利用服务中心，这是一种全方位、全天候、全程式的新型服务模式，以满足公众多领域、多层次、多样式的信息需求。

(三)管理上，建立和完善档案信息资源开发为政务信息公开服务的相关管理制度

既然各级政府要在国家档案馆设置政府信息查阅场所，那么，各级的档案管理机构首先必须建立和完善公开查阅服务制度，这也是档案信息资源开发工作的一项重要内容。对内，进一步明确相关职能部门的工作职责，调整内部管理流程，建立相互协作的服务工作机制；对外，要加强与政府及其它相关部门的联系，及时地了解最新的工作动态，反馈在公开查阅服务中的新情况、新问题，积极配合政府信息公开工作。同时,应建立和完善政务公开信息送交的内容、载体、数量、时限、渠道、形式、格式、手续和监督检查等制度。另外，可制定一些鼓励社会人员开发档案信息资源的优惠政策，如对开发档案信息资源的公民、法人和其他组织在查阅公开信息时适当给予查阅成本费用的减免等，以调动社会人员参与信息开发的积极性，支持政府信息公开的实施。

(四)法律上，及时补充、调整、完善相关的法律法规

政务信息公开的实质上就是相关政府文档信息的公开，《政府信息公开条例》颁布后，《档案法》及相关法律法规中有关档案信息开放的规定与《政府信息公开条例》中的规定存在着不同程度的出入。因此，为了贯彻执行《政府信息公开条例》，服务于政府信息公开工作的实施，有必要对《档案法》和相关法律法规做相关补充、调整及完善。

如《档案法》中第19条规定，“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放……”与《政府信息公开条例》中“不涉密的政策性、法规性、公益性、服务性的现行文件要向全社会开放”的规定相矛盾，这不仅不利于档案信息资源的开发，而且实际上还限制了档案类政府信息的开放，这些都应予以调整；还应完善《档案法》中没有明确对国家档案中涉及的个人信息开放的限制问题，以平衡档案信息开放与个人权利之间的利益，等等。

总之，在政府信息公开背景下，档案信息公开与保密的界定很难把握，这就需要在补充、调整、完善相关的档案法律法规时，考虑与《政府信息公开条例》的有机协调，以尽快划定可提前开放的档案信息范围，并对档案馆作为政府信息查阅场所做出相应的规定，主动向社会提供利用，形成档案信息开放和政府信息公开的整体效应。

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