论库存管理工作的保障能力

梁显刚 袁 征 付秉明 刘丽萍

科研活动具有研究领域广阔、研究内容多样及复杂等特性，从而决定了科研物资供应的特点：品种多、规格杂、用量少和时间紧等。同时，科研物资的需求随着研究课题的不断变化而又提出新的要求, 如何做好库管工作，对从事科研保障服务的工作者是一种挑战。通过以下7个方面浅谈如何做好库管工作，提升物资保障能力，最大限度地满足科研工作的需求。

1 不断提高业务技能

娴熟的工作技能不仅能胜任科研保障工作，更能赢得科研人员的认可和信任，对提升科研保障能力起着关键性和长效性的作用。药品器材供应站每年通过开展岗位练兵等活动激励科研保障工作者业务学习的热情；库管人员利用工作之际对库存产品的性能、特点、参数和价格等进行深入地了解和熟悉。对新入库物资通过公司人员讲解以及库管人员阅读说明书等方式熟悉产品型号、用途、价格、包装及售后等相关情况；库管人员虚心向科研人员请教学习，认真做好笔记，互相提问、交流，共同提高介绍和推荐库存物资的能力。库管人员内部实行岗位轮换制，以提高开票速度、解答咨询、售后服务、清点和物资摆放到位的能力为目标，使每个工作人员都成为库管工作的行家里手。

2 物资摆放安全有序及遵循先进先出原则

库存物资摆放原则为：按固定位置分类分区码放，物资堆放要安全、整齐、美观，方便取货及利于盘点。

⑴采用五五堆放法：五五成行、五五成方、五五成串、五五成堆、五五成层(见图1)。

⑵采用六号定位法：按库号，仓位号，货架号，层号，订单号，物料编号。

⑶采用分类管理法：将品种繁多的物料，按其重要程度，进出仓率，价值大小，资金占用情况进行分类，并置放在不同类别的仓区，然后采用不同的管理规定，做到重点管理，兼顾一般等方法。

物料上下叠放要做到：上小下大、上轻下重、中间常用、定点定位定量。设备器材库、玻璃器材库的物资全部按功能区进行摆放。两库物资摆放整齐美观，库房面貌焕然一新，物资收发井然有序。干净、整齐、美观的现代化库房能够充分体现出科研单位物资保障领域的正规化建设。

图1 五五堆放法

物资出库应遵循“先进先出，推陈储新”的原则，密切注意物资存放效期、储存状况，避免因工作疏忽造成积压和损失。为加强库存物资安全管理，管理人员明确必须岗位职责，坚持每日清点查对库存物资，做到：①将效期较近或批次较早的物资摆放在货架最前端；②对有时效的物资入库时注明失效期；③根据平时发放情况掌控科研需求动态，对可能产生积淀的物资要有预见性，并在效期之前提前3～6个月时间通知采购员采取调库、调配、换货等措施，防止物资因效期原因造成积压。

3 增强样品展示效果

样品的作用在于直观性，使人能有效、迅速地了解产品外观、性能和参数，有较强的广告效应。为了增强科研人员的直观性，又不会因作为样品而影响发放，加强对样品的保护并不定期对样品进行更换。特别是一些体积较小的常用实验仪器，拆掉外包装后用自封袋或保鲜膜保护起来，从而提高库存物资的完好率(见图2)。

图2 样品展示柜

通过样品展示，效果显著，发放量明显增加(见表1)。

表1 2009年和2010年样品展示后物资发出情况对比

4 库存计划周密详实、盘点查漏补缺及时

在物资发放过程中随时掌握库存状态，认真分析做好每项库存计划是调整库存结构、保证物资供应及时的前提，是提升服务质量的保障，是库管人员责任心、工作经验和工作水平的具体体现。库管人员通过多年库管经验以及对科研需求的预见性和前瞻性，根据市场需求及时对库存物资进行调整。每月提前制定好合理的采购计划，达到降低采购成本、提高工作效率、防止库存积压的效果。同时增加部分有市场潜力的新品种，如BIOLOGIX系列耗材和XYNTHWARE系列玻璃器皿等。设备器材库和玻璃器材库做到常备物资不断档。

盘点不是简单地对数，盘点的过程，既可了解库存物资水平、周转状况，又可发现问题、暴露问题的过程。对哪些物资存在供不应求，哪些物资存在滞销，哪些物资需要规格、结构和价格调整等情况，查明原因并及时调整解决。通过盘点，不但可以控制库存，指导日常收发工作，而且能够及时掌握损益情况，以便把握真实经营绩效，并尽早采取防漏措施，有利于库存周转率和物资供应量的提高。

5 物资配送提升形象

物资配送是集仓储、装卸、包装、保管、运输于一身的物流活动，是按用户的订货要求，在配送中心或物流集结点进行货物配备，以最合理的方式送交用户的过程。物资配送服务，对提升单位形象、增加供应量会起到很好地促进作用。需要做到①了解供求信息；②增强与科研人员之间的沟通交流；③努力改进服务措施；④强化保障服务意识。设备器材库、玻璃器材库统一协调，库管干部带头送货，深入实验室、机关，做到物资配送及时。

与此同时，为更好地向科研人员提供一手资料，服务于科研，库管人员应建立实验室走访调研工作日志，利用物资配送的机会对重点实验室、重点课题进行走访，征求科研人员意见和建议，增强与科研人员的沟通了解和联络，宣传服务宗旨，提升供应站形象。目前，随着我国科技事业的不断发展，科研工作和科研人员对物资配送服务的需求将会持续增加，为物资配送人员更好地服务于科研工作提出了更高的要求。

6 临时订货反应迅速

商场如战场，贻误战机将会导致失败，贻误商机则会导致经济利益受损，抓住了商机对物资供应量的提高起着推波助澜的作用。国产设备和进口耗材品种繁杂，许多科研工作需要临时定货。临时定货时效性强，要求库管人员和采购人员必须作出快速反应。询价、电话确认、到货、送货每一个环节都需认真、迅速。库管人员要根据季节变化、市场信息、科研应急需求等多种因素对具有市场潜力的物资提出临时采购计划。如在应对安全防范措施前做好U盘、移动硬盘等存储设备的临时采购计划；在应对汛期到来之前准备大量的雨鞋、应急灯、手电筒等；在冬季来临之前准备好较多库存的取暖设备(见表2)。

表2 2009年度与2010年度临时计划物资发放对比

2010年设备器材库临时订货260余台次，玻璃器材库临时订货80余笔。通过库管和采购的协调，基本能在一周内完成订货任务。用快捷的保障渠道、相对低廉的价格、可靠的产品质量以及良好的售后服务赢得科研人员的信任。

7 窗口作用发挥明显、售后服务及时到位

在物资发放过程中，做到尽量打开包装仔细和科研人员清点验收，对小设备也需现场插电示范。库管人员要经常与科研人员进行沟通，及时汇总科研人员的意见和建议，把库存物资存的质量、价格问题及科研需求及时反馈给采购人员，对发放量的增加起着很好地辅助作用。如科研人员反映一次性口罩存在有异味、带子不结实等质量问题，通过及时向采购员反映并停止发放，避免了不良影响。

售后服务水平和售后服务质量是一个单位实力、信誉度和规模大小及可持续发展的重要体现。为了做到售后服务及时有效，应实行了售后服务和电话咨询首诊制，在接到科研人员售后咨询电话时，能当时答复解决的及时现场回复解决，不能现场解决的问题做好详细记录(一式两份)，然后转交相应采购人员，杜绝推诿现象，体现“及时、效率、有反馈”的服务质量。

综上所述，通过以上库房管理措施的实施，物资保障能力明显得到提升。同时认为，做好库管工作，关键在于要有较强的责任心和事业心以及牢固树立为科研服务的思想意识。在新的保障形势下，不断学习新知识，不断提高自身能力，做物资保障的有心人，把提升单位整体形象和物资保障能力紧密地结合起来，齐心协力打造出一支政治觉悟高，精神面貌新，工作能力强，作风纪律好的精品团队。

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