基于信息化视角的会计分录编制方法探究

李 莺

一、会计分录的概念

会计分录通俗的理解就是按照复式记账的要求，对每项经济业务以账户名称以及记账的方向和金额等来反映账户之间相互对应关系的记录，也是指在经济业务发生时，按照记账规则的要求，确定并列示应借和应贷账户的名称及其金额的一种简明记录。

会计分录的格式要求是：首先是先借后贷，而且借和贷要分开写，并且要求金额的数字和文字都应错开，但是在一借多贷或一贷多借的情况下，要求借方或贷方的金额数字和文字必须对齐。更正分录时要求采用红字更正法或补充更正法。错账更正法有划线更正法、红字更正法以及补充更正法等，只有采用红字更正法和补充更正法时才需编制更正分录。

二、五种常见的会计分录的比较

目前常见的会计分录有普通分录、更正分录、调整分录、抵销分录以及示意分录这五种，它们之间的比较如下：

（一）五种常见的会计分录的相同点

首先，它们的构成和格式相同，它们都包括记账方向、账户名称和金额，在书写格式上都是在上一行写借方的会计科目和金额，下一行写贷方的会计科目和金额；其次，它们采用的记账方法和记账规则相同，大都采用的是借贷记账法；最后，它们采用的会计科目，大部分相同，都是采用的会计制度中规定的科目。

（二）五种常见的会计分录的区别

首先，它们的作用不同，普通分录是登记账户的依据，更正分录也是登记账户的依据，但它的目的是为了更正错账，调整分录是为调整审计人员在审计中发现的错账，抵销分录是为编制合并会计报表服务的，是计算母公司与子公司合并数的重要参考依据，而示意分录是填制T形账户的依据；其次，它们编制的依据不同。普通分录是根据发生的经济业务的内容编制，调整分录是根据企业的错账而编制的，抵销分录是根据母公司与子公司个别报表均已反映但合并会计报表须抵销的经济业务来编制的，示意分录依据影响企业的现金流入和流出因素来编制的；最后，它们的载体不同，普通分录、更正分录和调整分录均须填制记账凭证，而抵销分录直接记载在合并报表的底稿上，示意分录直接反映在下形的账户上。

三、会计分录编制的过程中要注意的问题

（一）确定会计主体，这是编制会计分录的前提

会计主体是指会计工作为之服务的特定单位，即它明确了会计工作的空间范围。会计主体可以有多种不同的组织形式，不论企业采用的是哪种组织形式，都是独立的会计主体。会计主体可以是法人和非法人单位，也可以是企业以及企业下属的二级核算单位。确定会计主体，是为了把会计主体的经济活动与其他会计主体以及投资者的经济业务和法人代表的活动区别开来，只有在确定会计主体的基础之上，会计人员才能站在特定会计主体的立场上，核算特定主体的经济活动。所以，确定会计主体是编制会计分录的重要前提。

（二）正确设置账户的名称，这是编制会计分录的关键

在正确设置账户名称之前，要熟悉账户的用途及其核算的内容和范围，因为每个账户都有其特定的用途及相应的适用范围，对于不同的账户，其用途、内容和范围也不尽相同，所以我们要在熟悉各种账户的基础之上，还要掌握每个账户所包含的内容以及所适用的范围。另一方面，还要明确账户的对应关系，熟悉账户对应关系及涉及的账户体系，就可以了解企业资金运动的来龙去脉和经济业务的具体内容，可见，正确设置账户的名称对科学的编制会计分录具有非常重要的作用。

（三）了解账户的结构和分类，这是编制会计分录的基本要求

账户可以按经济内容分为资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等六大类账户。对于资产、负债和所有者权益类账目的调整由于利润分配表中的净利润以及未分配利润项目的上年实际数之间数据的出入，多会导致这两项数据与上年报表、账上对应项目的数据均不同。如果不了解账户的结构和分类的话就要对报表进行较多调整，操作起来比较麻烦，也容易导致错误。所以，及时了解账户的结构和分类，对编制会计分录也是至关重要的。

四、会计信息化中分录编制的方法和实际应用

（一）会计信息化中分录编制的方法

在会计信息化中会计分录的编制与手工环境下会计分录的编制有些不同，特别是一些调整分录，在编制时一定要结合实际问题和会计管理软件的实际情况，来正确地编制分录，以更好地为会计信息使用者服务，笔者认为在会计信息化中会计分录的编制需要做到如下几个方面的工作：

第一、结合企业财务管理时所应用的会计核算软件，判定经济业务所适用的账户，根据会计核算软件的账户管理功能来确定该项经济业务应该采用哪些账户进行会计核算。

第二、在第一步的基础之上，进一步确定账户的性质，明确账户管理模块所列出的账户归属，即判断其是属于负债、损益或者是所有者权益账户，还是属于资产和成本类账户。

第三、有效利用会计管理软件的智能化和高效化，分析各账户的增减变化情况，来进一步分析账户经济内容的增减。

第四、判断账户的结构，通过账户管理模块来有效判断各个账户是借方反映增加数还是贷方反映增加数。

第五、确定记账方向，借助会计核算软件来有效判断各账户相应的金额应记入借方还是应记入贷方。

在完成上诉五项工作之后，会计信息化中经济业务所涉及的账户及其记账方向已完全确立，会计分录也就相应产生了。

（二）会计信息化中分录编制的实际应用

“天大天财”就是一个采用上诉分录编制方法来实现会计信息化下会计分录编制的财务软件，在该软件中一旦资产类往来科目只要借方有发生额，系统就会自动按“年+月+凭证号+笔数”的方式生成一个唯一的序列号，资产类往来科目只有在贷方有发生额时才能核算，并且核算时要输入系统生成的序列号以确定对那一笔经济业务进行核算。与资产类往来恰好相反，负债类往来科目只要贷方有发生额就会自动生成一个序列号，只有在借方有发生额时才能核算，同样核算时也要输入系统生成的相应的序列号，在这样的一种机制下，实现会计信息化下会计分录的编制。

五、结论

会计信息化的发展促使会计分录编制工作也愈来愈向信息化的方向发展，会计分录是根据借贷记账法中的“有借必有贷，借贷必相等”这一记账规则来编制的，实行信息化后，有部分会计分录的编制与手工会计分录的编制存在差异，需要做合理的调整和相应的变换后才能保证会计信息的正确性，否则输出的报表和账目等会计信息就有可能出错。尤其是信息化中往来款项的调整以及费用冲减等事项，在编制这些分录时应需要特别的注意。总之，实现会计分录编制的信息化与手工的会计分录编制方式相比，可以有效提高企业会计管理的质量和效率，对实现企业管理的信息化也具有非常重要的意义。