浅谈高校物资采购的审计监督

2011-07-13郑宝伟

中国乡镇企业会计 2011年5期

郑宝伟

随着国家对高校投入的大幅增加，高校政府采购规模也会呈现不断扩大的趋势。数据显示，2009年教育部部属高校政府采购规模近120亿元。对物资采购工作全过程审计监督，就是对物资采购从立项到交付使用各阶段经济管理活动的真实、合法、效益进行监督、控制和评价，主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支会计资料、研究分析物资采购管理制度、对物资采购流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。近年来，各高校内部审计机构逐步加大了对物资采购招投标的审计力度，从事前、事中、事后对高校采购起到了重要的监管作用。

一、加强高校采购审计监督的必要性

1.高校教育事业发展的需要

随着高校办学规模的不断扩大，教育投入总量逐年增加，学校事业经费支出中除人头费开支外，建设项目和仪器设备材料的支出占整个预算支出的大部分，如何把现有的高校资金用好、管好，客观上要求加强高校的内部管理，加强对高校物资采购工作的有效监督，才能避免和减少教育经费的损失和浪费，提高教育资金的使用效益，保障教学、科研工作的顺利开展，促进学校各项事业健康发展。

2.推进党风廉政建设的重要举措

高校内部审计部门通过事前、事中和事后的审计，开展审计调查，参与物资采购问题的决策，提供咨询服务等等，积极为学校领导和采购部门当好参谋和助手，及时发现问题，提出意见和建议，加大对固定资产采购环节的管理和监督，确保物资采购在公开、公正、公平的环境中进行，增强透明度，减少和防止腐败行为的产生，对规范办事程序、促进党风廉政建设具有积极的促进作用。

3.审计工作的重要职责

加强对高校经济活动的管理，是高校审计工作的基本任务。各高校已将物资采购审计纳入常规审计，对物资采购行为实行全面审计监督，把对资金的监督从分配环节延伸到了使用环节。通过对物资采购实行全程监督，促进学校的有关职能部门严格执行《政府采购法》和《招标投标法》等相关法律法规，不断规范采购行为，有效地维护了高校的形象。

二、高校物资采购过程审计对策

1.对物资采购项目计划的审计

采购计划的编制是否符合单位需求，采购申请所要求的技术指标是否明确，是否有采购经费予以保障；各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审，对口把关；对于重要的和技术性较强的物资采购，是否组织专家进行论证，实行集体决策和审批；大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要，并已准备到位；采购计划所列的价格和物质数量是否合理。

2.对合同的审计

合同审核主要是对合同的合法性、合理性、有效性和完整性进行审查。合同主体资格是否合法、签订合同的当事人是否有签订该合同的权利。合同条款查标的中数量、质量、技术标准是否明确；计算单位、计量方式和折扣方式等是否准确；运输费用由谁负担；价格结算是否按中标价签定合同；变更合同条款的原因是否合理，是否经过批准，采购合同必须做到不经审计不得签约；付款方式是否符合学校结算规定，需要预付款的项目是否按规定执行，是否预留一定比例的质量保证金；履行的期限、地点和方式；违约责任、解决争议的方法；审查合同双方意见表达是否准确，有无内容理解上的偏差，合同中有无含糊不清、模棱两可的措词。

3.对验货付款过程中的审计

是否严格按照合同规定进行验收，是否设置有独立的部门或人员进行采购验收，是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；是否存在验收不严造成以次充好等现象；验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准；运费是否符合确定的价格标准；验收是否签署顺序编号的验收报告；参与验收的人员应包括资产与设备管理部门、使用部门、财务部门、审计及监察部门和有关专家在内，实行部门会签制度。