科技档案编研工作浅析

2011-06-07航天材料及工艺研究所宋扬

航天工业管理 2011年10期

◎航天材料及工艺研究所宋扬

科技档案编研工作是科研生产单位档案工作的重要组成部分，是档案部门开发利用科技档案信息资源，为用户提供科技档案信息服务的一种重要方式和途径。在实际工作中，科技档案与其它档案特别是一般文书档案相比，具有专业性、类型的多样性、成套性的突出特点，相应的档案编研工作需根据这些特点采取措施，以保证对科技档案的科学管理和有效利用。

一、主要内容

科技档案编研是指在对科学技术档案信息进行分析研究的基础上，按照一定题目对其进行加工并编辑成各种编研成品，为科研、设计、生产和社会提供服务的工作。

科技档案编研成品是科技档案编研工作知识成果的总称，即经过信息研究与编研技术加工形成的主题鲜明、内容优化、格式规范的科技档案信息的有机体。除采用原件直接汇集编排的汇编类型外，更多的是根据实际需要摘录科技档案中的事实材料和数据材料重新组织编排或撰写，成为二次或三次文献，如科技成果简介、图册或图集、数据分析、专题汇编和专题著述、科技史料和科技大事记、年鉴、科技档案片、科技档案展览等。

在科技档案编研工作过程中，必须遵循存真、适用、优化、合法四大原则，主要工作内容如图1所示。

图1 科技档案编研工作的主要内容

其中，选题是编研工作的首要环节，包括选择主题内容和适宜的编研成品类型，选题恰当与否直接影响编研成品的使用价值和编研工作的进程。而根据编研方案的要求，紧密围绕编研成品的主题内容，查全、选准科技档案材料是保证科技档案编研成品质量的关键。编研成品的体例形式则直接影响编研成品的系统性和使用效果。

二、实施路径

开展科技档案编研工作必须尊重科技档案信息的特点，只有选取合理、有效的实施路径，才能高效、科学、有创造性地完成科技档案编研工作，形成主题鲜明、内容优化、格式规范的科技档案编研成品。

1.以主动满足客观需要为目的

科技档案编研工作是一种主动开发科技档案信息资源的服务方式，提供编研成品是为了充分满足利用者对高质量科技档案信息的利用要求。

科技档案编研工作投入较大，要保持其投入和产出的平衡，编研成品就必须适合科技生产、管理与利用者的客观需要，提供具有先进性和实用性的科技档案信息。从技术层面上讲，就是要提供反应新技术和新成就的科技档案信息，编研成品才具有吸引力、影响力和传播能力，才能显示科技档案的信息优势，进而实现其价值。

针对以上特点，开展科技档案编研工作要以用户为中心，以需求为牵引，加强服务意识。

要了解用户的需求，包括内需和外需。内需指科研生产单位内部的利用需求，即单位内部用户根据自身工作需要而产生的对科技档案的需求。内部用户身份不同，对科技档案编研成品的需求也不相同，如科研人员从事新产品、新工艺和新材料的设计与开发，他们一般需要产品生产和科研开发类的编研成品；对于行政管理人员而言，他们一般需要经营管理和生产管理类的编研成品，才更有利于管理者从整体上维护单位权益，为单位的发展作出科学决策。

针对外需的科技档案编研工作，是以维护单位的合法权益，发挥单位优势，在市场竞争中立于不败之地为出发点和落脚点进行的，多是以企业档案为依据，分析不同年龄、不同层次的客户的文化需求，将有关企业理念、企业文化、企业产品的档案进行分析整合，图文并茂地与产品一起提供给客户，让客户和社会了解、认可并最终选择企业产品和服务，以保持企业的竞争优势。

不管是内需还是外需，科技档案编研都要吃透不同用户的不同需求，以便在开发科技档案信息时与之紧密结合，服务才能够更有成效。

要加强档案编研工作的服务意识。科技档案部门应紧密结合本单位实际情况，分析本单位科研生产及各项管理工作的实际需要，对可能涉及到的用户进行当前需求和需求趋向等方面的调查研究，并收集国内外相关资料，形成科技档案编研成品，使用户及时了解和掌握相关领域的前沿科技成果，有效避免科研工作的重复劳动，做到超前服务、主动服务。

2.以信息研究为基本手段

科技档案编研工作以科技档案信息为主要对象，其特点决定了科技档案编研工作的内容、原则和方法。科技档案编研工作的突出特点是具有较强的研究性，研究活动贯穿编研工作的全过程，与其它科技档案业务活动相比创造性更为突出。

档案编研工作是科学研究工作的组成部分，是对已经产生的知识的分析、加工、整理和综合，使知识系统化，是知识的继承和借鉴。因此，科技档案编研并非简单的技术性工作, 文献加工仅是其表现形式，信息研究才是其实质，应把分析研究作为重点贯穿于科技档案编研工作的每个环节。

科技档案编研工作要做到主动参与、及时跟踪，将科技档案利用工作延伸到科学研究的各个阶段，编研者应密切关注科研进程，加强对编研质量的过程控制。

科技档案部门不仅是档案保管部门，而且是科技档案信息资源的开发部门，是科学研究的参与者。科学研究的各个阶段都离不开科技档案，以一个科研项目为例，科技档案在项目的各个阶段均有不同的作用，如图2所示。可见，作为编研者只有密切关注科研进程，及时对科技档案信息内容进行分析研究，才能使编研工作更快捷、更全面。

同时，科技档案部门不能只是满足于为利用者提供原件、单件科技档案等一次文献的利用，而应在研究进程中及时对编研信息进行优选，对所掌握的科技档案信息进行提炼、浓缩、复制、改编与转化等，生产出二次或三次文献，并作为优选的科技档案信息向利用者提供准确、系统、密集和优质的科技档案信息服务。

科技档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业特征，是专业技术活动的记录和伴生物，必然包含大量的科学研究数据及技术图样等，其编研工作常需对数据进行比较、分析或绘制各种图示、图表。而科技档案种类的多元性和类型的多样性，也对其编研工作提出了更高的要求，需将相对分散、数量众多的科技档案信息科学地组织、加工成相对系统的、优质的、形式各异的科技档案信息成果；同时，科技档案具有的现实性特点，要求在符合制度要求的情况下，对归档保存的科技档案适时地进行补充，以维护科技档案的准确性。