如何降低门店的现金风险

文 零售小子

凡创业开店的老板，都知道管理现金的重要性，但很多店铺最终却倒在了管钱这个环节上——要么职员疏忽造成大笔现金损失，要么内盗细水长流地抽干现金，导致店面亏损，甚至无法继续运营。怎么办?

一.店内现金流的重点

管理门店内部的现金流，重在对节点位置的掌控。门店有两个现金流重点，也存在着潜在的高风险：收银台是与顾客交易的最后环节，而现金室则要与公司财务对账，并将现金交付银行（如图1）。

图1

风险控制主要分外部控制和内部控制两个方面：

外部控制：店主购买相应保险（财产险、现金险、公众责任险），建立与警方的快速报警和联系方式，提高反应速度；

内部控制：靠内部系统控制、人员培训和加强部门之间的合作，预防和应对各种可能出现的风险。

本文主要从内部控制的角度来说明收银线和现金室的风险管理。为便于创业型企业应用，现列出企业应设立的主要规范。

二.从顾客到收银台的风险控制

收银台是零售商与顾客交易的地点，也是各种犯罪分子瞄准的作案目标之一。必须要对所有收银员进行假钞、支票和信用卡知识培训，特别是防止信用卡诈骗和冒用他人信用卡。具体措施还有：

1.支票控制：新顾客的支票金额在2000元以上者，须到账后才交货。

2.信用卡交易按银行要求操作，当消费超出一定金额后，应通过电话与银联中心确认授权。

3.收银员应该使用信用卡黑名单（本地顾客手里的信用卡长期不用或者恶意透支，就会上银行公开的“黑名单”），并注意在较短时间段内频繁进行大金额消费的人。

4.所有赊销余额必须保留单据以待核查。

三.收银员管理

1.备用金管理：每个收银员使用独立的备用金箱／盒，不得混用备用金。每日收银员上岗前从现金室拿备用金，收银结束后清点送回。

2.收银员不得携带计算器、纸张、现金、钱包上岗，企业须提供员工私人物品存放柜给收银员使用。

3.收银员在收银过程中遇到特殊业务时，如备用金、中途解款、支票、退货单、赠券、内部员工折扣等，需填写和签发相关单据。

4，收银员不得进入系统查询任何销售报告，在对账完成之前禁止收银员知道自己当天的销售金额。

5.财务负责人每天登记所有收银员的收银差异，并在当晚通知本人；当月收银差异根据其他收银员的平均关键绩效（KPI）指标进行评估。

6.使用KPI持续跟踪收银员的业绩表现。收银是技能性较强的岗位，也是需要承担一定风险的岗位。因此通过使用系统记录的KPI报告来记录跟踪收银员的业绩表现，表彰出色的收银员，辅导和帮助表现欠佳的收款员。两个基本的收银员KPI指标包括：每人每小时的处理金额和票数（人时生产率），差异情况（准确率）。

7.制定有效的收银差异政策。收银差异产生的原因有两类：操作失误和员工作弊。收银差异政策取决于公司对收银员收款准确性的要求标准，同时也体现了对员工的支持和关怀程度。不同的公司有不同的标准，以下是某店对收银差异的处理标准：⑴当天收银差异≤40元，免赔；⑵当天收银差异≥50元，书面警告，教育辅导；⑶3个月内连续出现3次当天收银差异≥50元，辞退；⑷当天差异大于500元，需要查核所有相关单据。

8.严令收银员遵守作业规则，避免作业错误。关键点：收银员应在扫描、收款后才将小票交给顾客。

9.收银取消操作：⑴所有取消操作（包括单项商品取消、整单商品取消、手工出错），每笔都必须在店长的授权下，核查签单（由授权领班填写，并询问原因），并应该附有原始收银条；⑵所有取消操作必须是客人在场的情况下，由店长用收银机台钥匙改动，收银员不得自行操作；⑶取消金额超过1000元时必须留下顾客姓名、地址或电话，每天应核对取消操作的相关要求；⑷取消操作单的核对要求：原始收银条、相关人员签名、取消原因。退货销售需附原始收银条；⑸退货必须由店长签字。

四.从收银台到现金房的风险控制

收银分工原则如下：

1.现金办公室与收银工作必须分离。

2.当值的现金办对账人员不能从事收银员和收银领班的工作。

3.收银员下班结账前必须退出收银系统，正在上岗的收银员不得结账。

4.收银领班独立完成相关工作（大钞解款、结账、输入错误更正、员工折扣销售等）。

5.领班上过收银台后或结账后不得再对账。

现金房风险控制原则：

1.授权原则：进入现金房的员工必须经过授权或临时授权。

2.及时处理原则：当日的现金必须当日处理完毕，并投入金库保险箱，大额现金千万不要外露放置。

3.监督原则：任何时候非授权人员不得进入现金房，任何现金处理和保险柜的开启必须由两名授权人员进行。

4.保密原则：对相关密码（保险柜密码、金库密码、电脑操作密码等）按授权级别进行管理并定期进行更新。金库门密码每月修改一次，在收银系统设定所有人员的权限，保险箱密码每月修改2次以上。

五.现金房风险控制

现金房金库的风险控制如下：

1.现金房金库里最好设置3个独立用途的保险箱：营业款、零钞备用金、有价证券。另外最好设置1个小型保险箱，所有保险箱钥匙都必需保留在小型保险箱内。

2.营业款现金保险箱有2把钥匙和密码。现金办公室拥有密码修改权，一把钥匙留在金库内的小型保险箱内，由保安开启取出钥匙，另外由值班店长或财务部来对账的财务人员持有钥匙。

3.营业款现金保险箱具有投款口，以方便投入营业款。

4.营业款保险箱只限在银行押钞时开启，零钞备用金、有价证券只有在领取备用金和有价证券时开启，否则，一直关闭并取走钥匙。

5.对所有备用金和有价证券每天盘点一次，每次盘点由两人共同盘点。

6.所有保险箱应该具有防火功能，保险公司才能投保现金险。

7.所有保险箱的款项进出必须在《保险箱清点单》上记录日期、时间、签名并附加附属单据。

8.保险箱备用金的长短款应在《保险箱清点单》上注明，并报告财务反映在相关财务账目上。

9.当保险箱金额差异超出1000元时，应通知公司监控部门专人来进行全面检查。

六.有价证券的管理

有价证券是指退换单、赠品、礼品券、有价会员卡等。

1.任何时候，所有空白有价证券单据必须都保管在保险箱里。

2.所有有价证券的增加（连号印刷）和减少（使用和消耗）都必须在当日登记。

3.所有已经使用过的有价证券（退换单、礼品券等）应在上面有作废标志以防止再被利用。

4.行政主管和现金室人员通过盘点确保有价证券的库存正确。

5.所有有价证券必须月底盘点并将差异结果报告财务经理。

6.为了避免门店管理人员可能的作弊行为，由财务部人员或审计监控人员按照一定的频率对相关项目（收银员备用金、库存备用金、有价证券和发票）进行抽查和盘点，对差异情况及时核查，避免潜在的损失。