规范地质调查事业单位备用金管理的若干措施

2018-01-30杨海涛陈元旭

中国矿业 2018年6期

杨海涛，陈元旭，郑敏

(1.中国地质科学院矿产资源研究所，北京 100037；2.中国地质调查局发展研究中心，北京 100037；3.中国国土资源经济研究院，北京 101149)

0 引言

目前，我国事业单位备用金管理研究较为深入，然而针对地质调查事业单位备用金管理的研究相对较少。随着我国不断加大对科技创新的投入，地质调查野外项目的备用金势必迅猛增长，对于从事地质调查野外项目的单位来说，野外工作由于作业地点偏僻，公务卡及银行转账操作不便，需要携带大量的现金，那么如何管理好野外项目备用金就显得格外重要。备用金的管理一直是各事业单位经费管理工作的风险点和薄弱点，只有规范地质调查事业单位备用金管理，才能不断提升地质调查野外工作的效率，促进地质调查事业单位健康有序地发展[1]。

地质调查事业单位备用金是指地质调查事业单位所属部门、单位或个人备作零星开支和零星采购而预支的款项。它的特点是发生频繁、占用时间短，一般用于预定的费用开支,包括野外作业单位零星开支和生活必需品储备；部门、单位的零星开支和零星采购；预支差旅费等[2]。

近年来，地质事业单位对备用金管理开始重视，针对管理中存在问题、解决措施进行研究，使得备用金管理迈上了一个新台阶，但相关实际操作并没有总结，仍需不断探索。本文针对地质调查事业单位备用金管理存在问题，提出相关建议，以供参考。

1 地质调查事业单位备用金管理存在的问题

1.1 备用金管理制度不够完善

备用金管理制度缺乏切实可行的规范，对于备用金的使用范围没有明确的厘清和界定，报销、归还、清结等各环节的责、权、利无法落实，甚至各单位在遇到实际情况时，会产生不合理使用、违规使用备用金的情况。

1.2 备用金管理意识淡薄

地质事业单位对备用金管理的意识时强时弱，与地质事业单位新要求存在差距,没有深刻意识到备用金管理对于单位各项费用规范管理的重要性，单位的意识淡薄就会导致个人对备用金管理意识的淡薄。对于需要大量备用金的野外工作人员来说，管理意识的淡薄，会影响到整个项目的完成进度。

2 地质调查事业单位备用金管理的主要影响因素

2.1 野外工作特点

野外地质调查作业区的环境较为恶劣，大多在经济较落后的偏远山区，以及高原、丘陵、盆地等无人区，经常会出现冰雹、大雪、暴雨等极端天气，经济条件落后，物质生活匮乏，距离附近县城、乡镇往往都是在几十千米甚至上百千米的路程，交通以山路、土路为主，车辆行驶较困难，工作区手机无信号，几乎是零讯息。野外工作人员每天早起晚归，采样、物探、化探等野外工作都需大量体力劳动，每天回营地已身心俱疲，再加上要做好人员安全、项目进度等工作，根本无暇管理备用金。野外工作不仅制约了多样化的支付方式，还容易使人忽略备用金管理问题，必然会加大地质事业单位备用金管理的难度。

2.2 项目支出繁杂

野外作业期少则2～3个月,多则7～8个月，野外工作团队一般在10人以上，雇工人数通常也不少。其中频繁的零星伙食费、租住营地费、生活用水电费等支出，再加上庞杂的雇人费用、设备采购费、车辆租借费等支出难以管理，然而这些费用是野外项目的基本支出，还有一些额外支付的费用，比如野外作业破坏庄家、森林、草场等生产的赔偿费用；保护野外工作人员的安全而购买药品的费用(比如被蛇咬后需要的血清)；野外车辆的修理费用。基本费用的支出还可以管理，但是额外的费用就只能是随着具体情况而支出。不管是基本费用还是额外费用，大多数以现金方式进行结算、支付，很大程度上给野外日常的备用金管理带来难题。

3 地质调查事业单位备用金管理的规范措施

3.1 规范备用金管理的提出

作为从事地质调查任务的事业单位，备用金主要分为两大类：一是出纳备用金；二是业务周转备用金。单位备用金中业务周转备用金资金占有量较大、管控难度与管理风险较高，尤其是地质调查项目野外备用金。野外备用金是单位职工开展野外地质调查工作，从单位依规借取的业务周转金。

单位备用金管理看似是很平常的一个管理环节，其实牵动着单位各项费用的规范管理，一旦出现管理上的缺失或管控不严问题，则会引发一连串的影响[3]。以往年度由财政专项审计、部门审计、纪检监察工作挖掘出诸多问题，因管理不规范、监管不到位出现的公款私存、占用、挪用等问题而使多人受到了党纪政纪处分，相关领导也受到追责处罚。

各单位应高度重视备用金管理，切实做好风险防控与监管工作，不断提高资金安全和使用效益。

3.2 备用金分类管理

单位备用金一般分为出纳备用金和业务周转备用金。出纳备用金是从银行支取，为单位日常零星支出而储备的现金；业务周转备用金是开展地质调查工作职工从单位借支，并随身携带用以支付野外工作发生经济业务所需的周转现金[4]。

3.2.1 出纳备用金管理

1) 使用范围。根据《现金管理暂行条例》，单位可以在下列范围内使用现金：①职工工资、津贴；②个人劳务报酬；③根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；④各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；⑤向个人收购农副产品和其他物资的价款；⑥出差人员必须随身携带的差旅费；⑦结算起点以下的零星支出；⑧中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。除第⑤项和第⑥项外，单位支付给个人的款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票或者银行本票支付；确需全额支付现金的，经开户银行审核后，予以支付现金。另根据财政部颁布的《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库〔2011〕160号)，应严格执行公务卡结算制度。凡目录规定的公务支出项目应按规定使用公务卡结算，原则上不再使用现金结算，原使用转账方式结算的，可继续使用转账方式。各单位在不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的，按规定支付给个人的支出，签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出，可暂不使用公务卡结算[5]。除此之外，因特殊情形确实不能使用公务卡结算的，应事先报经单位财务部门批准，报销时应提供不能使用公务卡结算的证明材料。

从以上规定可以看出，单位应尽量减少使用现金支付费用，积极推行通过转账或公务卡结算的方式，确保每一笔经济业务的“痕迹化管理”，资金流向明晰，经得起查证。

2) 提取、使用与归还。提取：出纳填写备用金提取单并提交会计主管，依照财务管理审批程序审批，填写开户行现金支票提取现金，会计根据相关票据记账；提取时，要有安全保障措施，提取后，必须及时存入单位保险柜中。

使用：应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付；要根据本单位实际情况，确定本单位现金开支范围，不属于现金开支范围的业务应当通过公务卡或银行转账办理结算；支付时，根据会计人员开具的复核无误的支付申请，分清基本户和零余额账户账目逐笔支付；及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。

现金收入应于当日送存开户银行，不得从本单位的现金收入中直接支付(即坐支)。

归还：依据备用金管理有关规定，对每日超出日存限额的备用金，分别基本户现金和零余额账户现金，及时存入单位指定开户银行，不得混用。

3.2.2 业务周转备用金管理

1) 借支：备用金借用支取应以年度工作计划、野外工作计划、批复预算、工作进度为主要依据，分阶段、分批申请借支相应额度的备用金；借款人(指单位所属部门与个人)填写借款申请单，应写明款项用途及计算依据等内容，并履行审批程序后办理借支；各单位可结合业务管理实际，规定备用金借取限额与审批权限，按照审批权限实行计划审批或分次审批；原则上借款期不得超过3个月，特殊情况并经批准的不得超过6个月[6]。

2) 使用：备用金应按批复的限定范围和款项用途支出使用，严禁用于个人支出；野外零星的用于购买材料、过桥过路费、不具备刷卡条件的小旅馆住宿费等可以使用备用金支付，其他如租车费、劳务费等大额的、具备刷卡条件的、可以银行转账的，应避免使用备用金；使用人应对备用金安全使用负责。

3) 报销(归还)：借款人应于工作完成或支付业务完成后，及时履行报销手续，报销相关费用支出，归还未使用备用金；不得跨年占用借支的备用金。借款人归还未使用的备用金，应以从财务部门开具的备用金还款凭据或备用金账、报销凭证为依据；借款人办理备用金借支、报销、归还业务，原则上执行一事一借，一事一结，前款不清后款不借。

3.2.3 备用金清结

各单位应依据国家现金管理规定和相关管理制度，严格按照备用金借款期限，定期结算与清理备用金。因野外作业区偏远等客观原因，业务周转备用金不便及时报销的，按规定6个月清结一次。地质工作野外备用金借支量较大的单位，要建立备用金台账，增强备用金管理透明与双向管控[7]。

3.3 备用金管理中存在的廉政风险

通过对地质调查事业单位备用金管理监督检查与审计工作所发现问题进行归纳总结，供地质调查单位管理人员与职工引以为戒并加强管控[8]。

一是备用金公款私存。单位以备用金的形式将大额项目资金现金存入出纳员个人银行卡中，由出纳个人银行卡转付到项目组负责人开立的私人银行账户中；出纳转账备用金后，各业务处室综合报账员和项目负责人、项目组成员之间再相互转账，致使大量项目资金滞留在私人账户，造成大量公款私存。二是备用金支取使用混乱。单位业务处室报账员银行卡和项目承担人员银行卡公私混用，职工借来大额公款后，随意转账，大额提现；银行卡支出与项目费用支出的时间和金额无对应关系；现金大额支付开户单位之间的经济往来，客观上逃避了资金使用监管，造成项目备用金管理严重失控。三是备用金借支失控。单位无备用金管理具体实施办法进行规范，借款审批把关不严、手续不完备，借款金额超大，无借款上限额控制，个别人曾单笔借款额度最高达200万元，与工作期合理用款额不匹配。四是备用金借款未做到一事一借，前账不清后账不借。备用金借款、报销冲账、还款没有对应关系；从财务凭证核查情况看,备用金报销冲账，有票就报、能冲尽冲、有“预”就“算”的问题十分突出。五是备用金借款长期挂账不结。备用金款跨年不结，个别业务人员高额借款数十万元不及时报账，长期挂账达几年之久。六是借单位备用金管理不规范、监管不到位之机，将公务卡中短期用于购房、炒股、理财等。

3.4 加强单位备用金管理措施建议

1) 完善制度建设。各单位应高度重视备用金管理制度的建设与完善，强化备用金管理，将其纳入廉政风险点防控的重要内容[9]。依据现金管理条例，结合本单位管理实际情况，制定切实可行的操作细规，对备用金使用范围、借支、使用、报销、归还、清结等各环节进一步规范管理程序和明确管理责任，保证备用金安全与使用合规。

2) 实施限额权限审批。单位应结合野外工作实际情况，合理设定备用金借款限额，项目组每次借款额度应控制在10万元左右，可以结合业务实际需要分批次借支。确定各部门及有关领导审批职责和审批权限，强化管理责任[10]。

3) 建立备用金台账。单位财务部门应建立备用金台账，实施动态管理机制。

4) 专款专用。单位备用金应实行专款专用，一事一借，前款不清后款不借，每笔业务要保证清结。

5) 落实责任。借款人应保证备用金使用合规、存放安全、归还及时；实行“专人全过程负责制”，即对每一笔备用金要有对应的唯一责任人，负责备用金从财务部门借支、业务使用及保管，最后报销冲账。借款人对借用备用金发生经济业务的真实性和使用的合规性负直接责任，其所在单位部门负责人对备用金事项的真实性、使用的合规性负有管理责任，并应及时掌握借款人备用金使用情况，监督其按时归还。

6) 合规使用备用金。不得违规使用现金，大力推行公务卡制度，或银行转账，尽量避免大额使用现金；按借款用途支付使用，不得改变借款用途；不能公私混用或用于个人消费。

7) 不得转借备用金。备用金不得相互转借，原借款人岗位调整、调离单位的，应先结清备用金，或由接替人重新办理备用金申请。

8) 定期清理。借款人及时报销冲账，财务部门定期提醒，原则上借款期不超过3个月，特殊情况经审批的借期不得超过6个月，实行年度“清零制度”，不得跨年挂账。

9) 信用管理。财务部门应建立备用金信用管理机制，对违规使用备用金或逾期还款的，应视情节轻重分别给予指定还款期限、降低备用金额度、暂停借款等处罚。

10) 违规处罚。一经发现违规使用问题，单位应立即追还该借款人的所有备用金借款项，给予警告并要求整改。

[1] 肖美兰.如何加强地勘单位财务管理[J].审计与理财，2010，3(1)：45-46.

[2] 中国地质调查局，中国国土资源经济研究院.地质调查项目主要业务事项流程指南[R].2016.

[3] 中华人民共和国现金管理暂行条例(1988年9月8日国务院发布)[Z].1988.

[4] 内部会计控制规范-货币资金(财会〔2001〕41号)[Z].2011.

[5] 财政部.关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知(财库〔2011〕160号)[Z].2011.

[6] 中国地质调查局.中国地质调查局办公室关于印发备用金管理办法的通知(中地调办发〔2015〕15号)230号)[Z].2015.

[7] 中国地质调查局.中国地质调查局办公室关于进一步加强财务管理工作的通知(中地调办发〔2015〕40号)15号)[Z].2015.