高校图书馆非正式出版物的收集与整理

何 玉 贾延霞 晏 凌 程变爱

（清华大学图书馆 北京 100084）

近些年来，非正式出版物的征集、整理与发布成为各大图书馆的热门话题。北京大学图书馆早在1985年就发出了《关于建立校内“非正式出版物”呈缴本制度的通知》，并建立了非正式出版物阅览室。国家图书馆在2008年正式向社会征集“非正式出版文献（内部资料）”[1]，社会反响良好。清华大学图书馆一直都很关注非正式出版物的收集工作，在“保钓、统运”①资料、名人手稿、院士文库等特色专藏方面，都取得了可喜成果。本文结合笔者实践工作经验，探讨非正式出版物收集工作的原则、渠道及工作规范。

1 高校图书馆非正式出版物采集原则

非正式出版物数量庞大、类型多样，包括学术报告、未刊稿、学位论文、会议文献、内部刊物、政府文件、企业文件等。高校图书馆由于人力、物力有限，特别是物理存储空间有限，在确定非正式出版物收集目标时，应考虑非正式出版物的学术价值与研究价值，呈现形式的丰富性与全面性，资料本身的特色化与独特性。

1.1 资料价值判断坚持基础性与前瞻性相结合的原则

当今信息化社会，资源获取便捷，基础性研究对信息资源的需求得到了充分的满足，而前沿研究领域的非正式出版物由于出版要求的限制或研究不够成熟，人们尚未认识到其出版价值，导致一些颇具开创性的研究成果流失。这些非正式出版物多散见于学术报告、学会论文、会议文献、内部刊物等过程性学术成果之中，相对于数量庞大的正式出版物而言，只是一些“微内容”，但对于推动相关领域的研究、启发后续的跟进研究意义重大。因此，非正式出版物的收集既要坚持基础性原则，不断积累基础且重要的研究资料，更要遵循前瞻性的原则，将不完善但有创新性的成果收集起来以备研究之用。例如，香港大学孔安道纪念图书馆在香港地方文献的收集方面，不仅搜集散布在我国大陆及台湾地区、日本、欧美等地与香港有关的书刊，还关注国际学术界发展动态，致力于建立一个与香港相关的博士论文库，将基础性与前瞻性进行了很好的结合[2]。

1.2 资料类别选择坚持共同性与差异性相结合的原则

计算机与网络技术的普及为信息的保存与传播提供了便捷，同时也带来了同质化信息的泛滥。信息的同质化不仅存在于网络资源之中，而且也存在于正式出版物之中。各高校在经济实力大致相同的情况下，纷纷将建设世界一流的综合性、研究型大学作为奋斗目标，致使各高校图书馆的资源数量与数据库类别趋同倾向日渐明显。如何根据本校独特的校园文化与学科特点打造特色鲜明的图书馆馆藏，成为当下高校图书馆发展的瓶颈。各高校内部都有一些特色资源，它们承载和记录了学校的历史与发展，是市场上采购不到的，如学生比赛的作品、校园讲座的海报等。这些非正式出版物具有唯一性，其承载的校园文化价值与史料价值是正式出版物所不具备的。

1.3 资料形式选用坚持文献资料与实物资料相结合的原则

图书馆在非正式出版物的搜集过程中，要注重非正式出版物的丰富性与完整性。这要求图书馆对非正式出版物的收藏全面、完整，不仅藏有文字资料，还要收藏相关的实物资料。如此一来，非正式出版物的选用才能满足读者研究、图书馆服务的需要，同时最大程度地发挥其历史价值与文化传承作用。例如，清华大学图书馆在收藏国际著名记者伊斯雷尔·爱泼斯坦[3]专藏的过程中，不仅注重文字著作的收藏，更注重对其使用实物的整理，如采访包、采访笔记、摄影用的采光灯等，这些实物资料具有历史真实感，成为对外展览时最具感染力的资料。

2 高校图书馆非正式出版物的收集渠道

2.1 建立校内论文呈缴制度

目前很多高校对于学位论文都有明确的呈缴制度，图书馆与档案馆都有固定的管理流程和工作模式[4]。笔者认为，高校图书馆应该建立校内呈缴制度，用以收集校内的非正式出版物，如学生作品、学生活动记录等资料。由于对于这些出版物没有相应的呈缴规定，高校图书馆在进行非正式出版物的征集时，会遇到诸多困难和不便，所以最好由图书馆提出书面申请，由学校相关领导或机构牵头，以公文的形式规定相关部、处、院、系将相关主题、类型的非正式出版物直接呈缴到校图书馆。

2.2 以社会捐赠为主、采购为辅

社会捐赠是一种较为常用的收集渠道，图书馆要努力争取固定的社会机构的捐赠，如财团法人·日本科学协会与清华大学图书馆建立了固定的捐赠联系。此外，图书馆还应积极主动联系社会人士和社会团体。当捐赠资料达到一定规模时，图书馆应进行全局盘点，再在现有基础上考虑通过采购查漏补缺，以保证专题收藏的全面性。例如，清华大学图书馆“奥运专藏”收藏的2008年北京奥运会相关资料就采用捐赠与采选相结合的收集方式。

2.3 馆际交换与补充

各图书馆之间的互通有无、查漏补缺对完善和补充非正式出版物收藏有着实际的帮助。例如，台湾新竹“清华大学图书馆”、美国哈佛燕京大学图书馆、匹兹堡大学图书馆、密歇根大学图书馆等都有对“保钓、统运”文献的收藏，目前清华大学图书馆与台湾新竹“清华大学图书馆”签订了文献交换与补充协议，两馆就现有的文献进行相互补充与交换。

2.4 网络搜集

内事不明问百度，外事不明问Google。图书馆也可利用网络收集非正式出版物的相关资料。例如，网络上关于“保钓、统运”专题文献的信息相当丰富，清华大学图书馆通过网络收集相关信息，以邮件的方式与很多当事人取得联系，获取他们对“保钓、统运”运动的参与、体会、回忆文章。这些信息的搜集与累积对于保证非正式出版物的完整性是很有必要的。

3 高校图书馆非正式出版物的整理规范

3.1 初步分析与规划

在持续、规范整理之前，图书馆需要对整批非正式出版物进行基本的调研与规划，这是决定是否需要对某一主题的非正式出版物进行持续与长期收集、整理的前提。某一主题的非正式出版物只有在达到一定采集标准后才能正式立项进行收集、整理，而采集标准则是通过对资料的初步分析来确定的。以清华大学图书馆“保钓、统运”资料收集、整理工作为例，2007年9月，清华大学图书馆正式接收了美国休斯顿大学周本初教授捐赠的“保钓、统运”资料。经过初步分析发现，这批资料内容丰富、形式多样，有信札、手稿、笔记、名片、复印资料、油印小报、简报、连续出版的小杂志、报纸、报纸复印件、打印稿、图书、照片等，而且绝大部分都是非正式出版物（特别是团体自行刊印的连续出版物），具有重大的历史价值。此后，在清华大学图书馆和台湾同学会的努力下，陆续有相关人士继续捐赠同类主题的资料，到目前为止，清华大学图书馆已经接收了58人次、1万余件资料的捐赠，“保钓、统运”资料已经成为清华大学图书馆的特色专题馆藏[5]。

3.2 设定整理目标

随着网络化、信息化、数字化时代的到来，对于非正式出版物的整理不能仅限于进行纸本收藏与实物收藏，还要对其进行数字化与网络化处理。由于非正式出版物一般较为繁杂、琐碎，样式、大小等都很难按照图书整理方式排列，加之一些非正式出版物尤其是实物资料具有珍贵的历史价值，不便于直接外借供读者利用，因此，可以将非正式出版物数字化并存储于数据库中。清华大学图书馆在接收“保钓、统运”资料捐赠时，决定对纸本文献进行收藏、保存，将全部资料数字化后以电子版的形式供读者使用。

3.3 制定整理规范

3.3.1 制定并及时更新、调整元数据著录方案

由于非正式出版物类型丰富、形式多样，很难用传统的著录方法管理和揭示，因此不能将其纳入传统的书目管理系统。工作人员可以根据资源类型制定相应的元数据著录项目，再对文献逐一登记著录，生成较为详细的资料记录表。整理著录的项目和内容可作为将来数字化服务的元数据，实现一次著录、多次使用。以清华大学图书馆“保钓、统运”资料整理为例，清华大学图书馆根据整理目标对不同资源类型设定了不同的元数据方案（见表1）。

表1 清华大学图书馆“保钓、统运”资料元数据设定方案

在整理著录过程中，新的资料类型（如光盘、幻灯片等实物资料）会不断涌现，多样化的资料类型使得元数据方案需要根据实际情况及时进行调整。例如，清华大学图书馆在“保钓、统运”资料整理过程中发现，很多不同发行地发行的有关“保钓、统运”的期刊都叫作“钓鱼台简报”或“钓鱼台月刊”，为了更准确地进行标示，清华大学图书馆在期刊/报纸的元数据项中及时增加了“地址”著录项。

3.3.2 资料号编纂规则

资料号是较为常用的编号方式，但是资料号本身能反映的信息并不多，所以在设定资料号编纂原则时，应尽可能使一个资料号反映多方面的信息，如捐赠者、捐赠箱、捐赠资料专题的信息。同时，资料号的编纂还应该为长期发展留有余地，避免随着资料的增加而出现号码不够用的窘况。清华大学图书馆在收集“保钓、统运”资料时，整批整箱装放，箱体设有箱号，箱中又分设多个文件夹。“保钓、统运”资料全部采用8位制资料号编纂法，前面2位表示箱号，中间3位表示文件夹，最后3位表示对应文件号，而且中间用“-”隔开。例如，第1箱第1个文件夹中的第45个文件，其资料号为01-001-045。若单篇文章或期刊没有文件夹，则以“0”补位。在每一个文件夹中，单篇文章按照顺序编号，每篇文章都有唯一的资料号。这种著录方式便于查重、汇总等后续工作。

3.3.3 建立完善的资料管理制度

各图书馆对于非正式出版物的登记，基本上处于“各自为政”的状态。完善的资料管理制度对于资料的保护非常有必要。在非正式出版物的内部整理过程中，其他岗位的同事出于工作或科研的需要，会阅览相关资料。为此，清华大学图书馆制定了《清华大学图书馆保钓资料管理办法》，用专门的“借阅登记本”将借阅的资料一一登记，以免资料丢失。在资料转到数字化部、系统部进行数字化时，严格按照资料交接手续形成书面交接单，双方签字，标注日期。

3.3.4 设定每个环节的工作流程

科学、规范的工作流程有利于资料整理工作，有利于资料的持续收集与利用。清华大学图书馆在整理“保钓、统运”资料的过程中，制定了多个环节的工作流程及工作文档，如《保钓资料整理工作流程》、《保钓资料之期刊、报纸查重工作流程》等。这些文档一方面是规范管理的需要，另一方面也为不同工序交接工作带来方便。

4 结 语

清华大学开展了多项非正式出版物专题征集、整理工作，“保钓、统运”资料的整理工作是其中规模较大、成绩显著的项目之一，目前已经形成了“保钓、统运”资料的详细目录。清华大学图书馆正在对这一专题资料进行全面数字化，这一做法将便于读者使用这些资源，也对长期保存这些资源起到积极的作用。

注 释：

①1970年底，台湾报纸披露美国总统尼克松要将原来由美军管制的琉球群岛的管辖权交还日本，其中包括钓鱼岛（台湾称钓鱼台）列屿。为了保卫中国的神圣领土——钓鱼岛列屿，旅居美国、加拿大、欧洲各国的台湾留学生和香港留学生掀起了声势浩大的“保钓”运动。“保钓”运动延续近10年，发展成为促进祖国统一的爱国运动，这场爱国运动被后人称为“保钓、统运”运动。

[1]国家图书馆关于征集“非正式出版文献（内部资料）”的公告[EB/OL].(2008-07-10)[2010-06-07] . http://www.nlc.gov.cn/syzt/2008/0709/article_27.htm.

[2]尹耀全.香港地方文献的概念、采集和整理——以香港大学孔安道纪念图书馆为例[J]. 国家图书馆学刊.2008(1):50-54.

[3]清华大学成立伊斯雷尔·爱泼斯坦研究中心[EB/OL].(2008-10-20)[2010-06-07] . http://news.tsinghua.edu.cn/new/readnews.php?id=19140.

[4]姜静华，周锦文.清华大学图书馆博硕士学位论文和博士后出站报告的收藏与管理[EB/OL].(2001-08-01)[2010-06-07]. http://news.lib.tsinghua.edu.cn/page.user.article.asp?articleid=8.

[5]清华大学图书馆特色资源[EB/OL].[2010-07-13] .http://www.lib.tsinghua.edu.cn/database/specialcollection.html.