高校科研档案管理模式创新研究

宗永玲

摘 要：高校应当创新科研档案的管理模式，建立高校科研档案的统一管理制度，高校科研与建档工作可实行“四同步”管理，针对高校科研档案管理利用工作中的实际情况，运用数字化的服务方式，建立科研档案信息资源库，积极开展科研档案的编研工作，建立科研档案服务信息反馈机制。

关键词：科研档案；管理模式；创新形式

中图分类号：G472.4文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）06-0163-02

高校科研档案反映了一所大学具备的学术水平和实力,要科学、有序、与时俱进地管理好科研档案,必须建立现代化的高校科研档案管理模式。

一、实行一体化的高校科研档案管理模式

实行一体化的高校科研档案管理模式就是充分发挥科研管理部门的职能作用，把科研档案纳入科研管理工作中，使科研工作、科研管理工作和科研建档工作同步进行，密切跟踪科研活动的全过程，准确界定科研档案成果的价值。实行一体化的高校科研档案管理模式的基本要求是：

（一）实行部门立卷制度，建立合理的科研档案管理新体系。科研档案的专业性、技术性决定了它必须也只能是采取部门立卷的制度。只有科研部门才最清楚地知道自己已经进行过的、正在进行的和将要进行的科研活动，知道其中哪些是重点及其价值的大小，哪些是成功的经验，哪些是失败的教训，熟悉项目组的成员、协作关系、经费渠道、演变过程等。要设立校级一级档案室，由科研管理部门负责科研档案的管理工作。各系（院）成立二级档案室，系（院）要像重视教学档案管理一样重视科研档案管理，把科研档案管理作为系、部积累科研经验的一种重要机制和手段，为系、部进行科学研究和学术交流提供重要依据。研究室应实行建档负责制，要指定专人兼管科研材料的积累工作。

（二）将科研档案收集工作纳入科研管理工作的全过程。各部门分管档案的领导会同科研部门的领导及相关同志，在日常工作中实行“三纳入”，即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳人科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。研究室要把科研档案的建立贯穿于科研工作的始终。在完成每一阶段的工作时，研究人员应将各种记录、阶段总结、个人分析意见等整理成书面材料上交其课题负责人审阅。科研部门在下达科研计划时，把科研材料的形成、积累和归档工作列入科研人员完成任务内容之一，使科研人员主动把实验记录和原始材料的收集、整理作为自己科研工作的重要部分，而不再认为是额外负担；把成果档案管理纳入鉴定工作之中，在成果鑒定前，科研管理人员对档案材料进行检查与验收，坚持材料不齐全、不准确、不系统，不予成果鉴定，不予申报成果奖。

二、建立现代化的高校科研档案管理模式

现代化的高校科研档案管理模式是指在服务中树立促进高校科研工作的战略思想，改进现有的管理方法，依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。建立现代化的高校科研档案管理模式的基本要求是：

（一）将科研档案工作的管理制度纳入到新的科研管理制度中。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节,必须将科研档案工作的管理制度纳入到新的科研管理制度中。1）建立并完善科研档案的收集制度以确保各单位分散形成的科研信息文件材料完整地移交到档案部门；2）建立并完善科研档案的保管制度，不断提高保管工作水平，使科研档案处于最佳保管状态，以便能随时开展有效服务；3）建立并完善科研档案的借阅与使用权限制度，严格科研档案调阅的审批程序，严禁课题组以外的人员未经允许查阅科研档案，加强科研档案的安全性和保密性，等等。

（二）实现科研档案管理的规范化。首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、发表论文、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点。在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。

（三）运用数字化的服务方式加强高校科研档案管理工作。近年来，随着现代信息技术及网络技术的快速发展，高校档案部门应在采用先进技术和先进设备加强科研档案管理的同时，认真学习并借鉴其他行业管理的先进经验，如扫描、光盘存储、OCR自动识别、数据控制、缩微技术、数字影像技术、OA系统等，不断实现高校科研档案管理的技术创新，实现网络环境下高校科研档案工作的管理创新，逐步提高高校科研档案的管理水平。

三、建立高校科研档案服务模式

高校科研档案是一种重要的科研资源,是高校科研和教学工作最原始的最完整的反映。高校科研档案的管理者应努力采取各种手段,创新工作方式、服务手段,努力挖掘、整理、加工档案中蕴涵的科研信息,主动为学校和社会服务。

（一）大力丰富科研档案资源。要通过各种方式、多种渠道征集、收藏第一手科研档案资源，力求最大限度地扩大科研档案的存贮量，这是高校科研档案开发利用信息资源，服务于社会的物质基础。同时，科研档案管理者要充分熟悉现有的科研档案内容，即充分了解现有科研档案有哪些科研档案及其内容和构成情况，随时做到准确、快捷地为利用者提供相关的档案材料，以便更好地为用户提供切实有效的服务。

（二）建立科研档案信息资源库。建立科研档案信息资源库，要反映学校学科特征，要具有时各种档案信息进行收集、存储、加工、提供检索服务的转点，成为利用者查询档案资料的有效工具，保持与学校科研工作发展同步。建立科研档案信息资源库，按专题系统整理科研档案的信息资源，编制资料并放置在校园网上，方便师生查询；建立重点学科资源库、以学校重点学科为依托，收集、整理、编制资料，展示学科的发展历程、知名学者、学术造诣、最新成果；为学科建设服务。

（三）积极开展科研档案的编研工作，有目的、有计划地提炼加工科研档案信息，及时为科研人员提供服务。高校科研档案工作者可根据客观实际需要，利用科研档案实体，在不违背知识产权法律法规的前提下，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息，供给全校科研工作者或社会参考。

（四）建立多渠道、高效率的档案信息流通网络。高校科研档案管理部门和管理人员应结合学校科研的特点，积极参与技术市场和信息市场，促进横向经济联系及对外经济技术交流。要与全国各相关科研部门保持联系,及时掌握当今科技发展动态；要经常地主动地与本校科研工作者和教师、学生保持交流，了解教学和科研工作对资料的要求。从教学和科研的需要出发,广泛地收集各种与科研有关的科研信息，及时提供服务。定期研究国内外有关资料,将有关信息进行分类存档,分清哪些是代表当今世界科研发展方向,哪些是与自身科研方面研究有关,哪些是教学方面需要，等等。

（五）建立科研档案服务信息反馈机制。建立反馈机制就是采取各种有效措施，及时、准确地收集和掌握学校科研工作者对科研档案利用需求的一种管理机制。是对科研档案开发利用的科学性的反馈信息，它包括检索工具是否能方便用户使用，编研成果能否起到广泛而准确地传播科研档案信息的作用，各种提供服务的方式能否被利用者所接受，各种有关档案的规章制度能否被利用者所接受，档案人员的服务态度和工作能力要改进的地方，等等。这些反馈信息内容一般比较具体，且更有针对性和适用性。高校科研档案管理部门可以根据这些反馈信息，对开发利用中的具体措施或方法进行调查分析，逐步建立一套完备的管理机制，以促进科研档案资源管理利用整合功能进一步改进和完善，使科研档案的利用价值进一步发挥。

总之，科研档案管理工作是一项长期、细致的工作，科研档案管理工作应与时俱进，不断创新，积极采取必要措施，不断地完善和提高科研档案的管理水平，将档案工作与科研工作紧密结合起来，促进高校科学研究的发展和科研水平的提升，促进科研成果的转化，为高校服务，为广大科研人员服务，为经济建设服务。

参考文献：

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