基于成本效益的高校图书馆文献资源内部管理

郭以建

（江苏大学图书馆，江苏 镇江 212013）

随着高校扩招、合并建设规模的扩大，高校图书馆文献资源也呈现急剧增长的态势，资金投入数量不断增加，学校与学校之间形成了攀比之风，这种只注重规模数量投入，而不注重成本效益的现象，严重违背了经济学规律。所以，在这种情况下，进一步加强文献资源的内部管理，提高文献资源的利用效率就显得更加重要。笔者就如何在文献资源的采访、图书的分编及文献资源利用方面进一步加强内部管理、降低成本、提高效益的问题谈谈自己的看法。

1 严把文献采访关，控制成本出效益

采访是文献资源建设和管理的第一关，也是在成本效益上很难把控的一道关口。从目前来看，许多高校图书馆在图书采购上成本控制不严，盲目采购、突击采购时有发生，浪费现象也相当严重，没有把有限的资金用在刀刃上。虽然图书采购经费是增加的，但相对于图书价格的上涨却是有限的。图书采购成本主要表现为图书质量和图书价格。图书质量低直接影响利用效果，造成浪费；图书价格高势必投入支出多。文献资源效益主要体现在满足教学的程度和对科研的支持力度。一般来说，有效地控制采购成本就无形中产生了效益。

1.1 图书质量的控制

目前，不少高校图书馆在采购图书中质量把控不严，人为造成资源浪费现象时有发生。具体表现在：①缺乏调查分析，不了解本校专业设置和读者需求，盲目采购，导致文献资源采购与读者需求脱节。②复本量确定不合理，造成购书经费的浪费和资源的闲置。③不注重质量，购买低价、盗版、易损的图书等。质量是生命，质量就是效益。为了避免此类现象的发生，笔者认为图书采访必须按制度、有计划、有程序地实施，必须建立由学科专家、图书采访人员、一线教学人员和学生组成的采访团队，平时要加大访问的力度和深度，从资源经费和学校的实际情况出发，通过认真调研，根据学科专业设置、读者层次结构和需求情况来采购图书[1]。比如在复本量的确定上，教师读者阅读对象比较专一，相互之间较少重叠，一般复本量要少或不需要，而应该尽量扩大品种，以形成“百花齐放，百家争鸣”的学术氛围；而学生读者需求较广，且多有重叠，阅读的主体和阅读对象都具有突出的“群体特性”，配置的复本量就应当大些，做到复本量与品种兼顾。

1.2 图书价格的控制

要做到对图书价格的控制，就先要了解图书单位成本的构成：

图书价格=图书生产成本+发行折扣+利润+税金

其中，图书生产成本=可变成本+不变成本

可变成本是指随图书印数的变化而变化的纸张、印费、按版面付酬的作者稿费、税金等；不变成本是指排版录入、核对、图书封面和版式设计等不随着印数变化的部分[2]。

我国图书价格是在直接印制成本（图书生产成本）基础上再加2～3倍为图书定价，而欧洲是5～6倍。

在市场激烈竞争的大环境下，可以拓宽进货渠道，以低折扣购进图书。图书招标采购是目前各高校图书馆普遍采用的一种途径，这种招标采购活动能有效降低图书采购成本，简化采购手续和节约采购时间。

江苏大学图书馆从2001年起就采取了竞标采购图书的方式，在确定学校划拨图书经费额度的前提下，由学校招标办组织邀请多家图书供应商参与竞价，按照公平、公开、公正，以较低价中标的原则，确定供应商和图书价格。从近几年的实践来看，所采购图书的价格降低了1/5，减少了经费支出，增加了图书采购量，取得了比较高的效益[3]。

2 推进分编外包，降低成本增效益

图书分编外包加工是国外图书馆业务外包中应用最广且最有成效的一种。随着计算机系统及其网络的广泛应用，我国图书馆传统的编目模式正在被逐渐改变，图书分编加工业务社会化趋势正在形成。通过图书分编外包加工业务，一方面可以减轻编目人员负担，加快文献资源加工处理和进入流通的速度，提高工作效率；另一方面在不影响质量的前提下，可以大大地降低图书资源管理成本，增加效益[4]。

江苏大学图书馆目前虽然还未实行图书分编加工业务外包，但笔者认为，这也是将来发展的趋势，在条件成熟的情况下应尽快实行。我们可以从成本的角度进行计算和分析：对图书进行分编加工，需要相应的办公设施设备、办公经费及图书分编加工业务的技术人员等，这些构成了图书分编加工成本。江苏大学图书馆2009年在职人数125人，采编11人，占8.8%，年购书经费302.60万元，年采购图书约8.5万册。表2给出了本馆2009年图书分编加工成本数据资料。

表1 降低图书采购成本明细

表2 2009年图书馆分编加工成本明细

表中数据说明：“人员工资”项目为图书分编加工人员工资总和；“分编加工场地占用费”项目由分编加工场地面积和高校所在地目前平均办公租赁价格计算而成（本馆分编加工场地面积为367.10m2，目前市场办公租赁价格10元/平方/月）；“办公设备损耗费”项目是指分编加工所必需的计算机、打印机、空调、桌椅等固定资产的折旧费。其中，计算机、打印机、空调等电器产品按10年的使用年限计提折旧；桌椅等家俱用品按20年的使用年限计提折旧；固定资产残值忽略不计（固定资产月折旧费=固定资产原始价值/使用年限×12）；“日常管理开支”项目包括水电费、设备维护费、图书分编加工人员的培训费、差旅费等。

如果图书馆在招标图书采购业务时，与图书供应商签订图书供应商提供标准的MARC数据协议，由图书供应商负责分编加工处理本馆采购的图书，按现行图书供应商每本图书收取0.5元的加工费或以提高2%左右的折扣率计算：

图书分编加工成本=85000×0.5=42500元

当然，图书分编加工外包业务必须以分编规范完整、符合本馆的具体要求，新书与读者见面快捷为前提[5]，否则，其成本的降低和效益的增加就无从谈起。

3 合理配置文献，提高利用效益

文献资源配置问题是图书馆管理中的核心问题。其实，无论是馆藏存量管理还是馆藏利用管理，实质上都存在文献资源配置问题。文献资源配置的目的是要提高资源配置的经济效益。提高资源配置经济效益就是要解决：一是一定量的经费如何在不同产品或不同用途之间进行配置，使投资收益率最大化；二是一定量的馆藏下，如何充分利用文献资源，提高资源利用率，避免资源的闲置与浪费。

合理配置文献资源可以在源头上节约资本，提高资源利用率，创造出更多的效益。配置各类文献资源比例的基本原则是按需分配，各高校学科重点不同，专业设置有差异，各专业学生人数也不同，文献配比应该根据学校的基本情况来设置，同时需要根据经费情况采取具体的分配措施[6]。

3.1 印刷型文献与电子文献量的配置比例

随着文献资源载体和传输介质的发展，文献资源由传统单一的纸质文献发展到目前的纸质文献与电子文献并存的局面。如何确定印刷型文献与电子文献量的配置比例已成为各高校图书馆亟待解决的问题。虽然电子文献资源存储量大，使用快捷方便，但电子文献始终不能完全替代印刷型文献，因为很多读者仍然喜欢印刷型文献的舒适与稳定，特别是喜欢图书馆的氛围，喜欢在安静的环境中阅读印刷型文献。

无论是印刷型文献还是电子文献，文献的价值都在于利用。同样一笔资金投入到利用率高的文献资源上，产出和效益就比较高，反之，就会造成浪费。比如有一个数据库的费用是10万元/年，如果每年访问次数是10000篇次，访问每篇文献的费用为1元，则该数据库的价值是1万元，数据库价值低于数据库成本，说明该数据库不该购买；如果每年访问量是15万篇次，则数据的价值是15万元，数据库价值高于数据库成本，说明该数据库应该购买。同样，如果用10万元购买一批图书，按每册均价40元计算，可以购买2500册，假定每册年均借阅量为10次，每次借阅文献费用也是1元，则该批图书价值是25000元，图书价值低于投入成本，可以考虑将10万元投入购买其他文献资源或利用价值更高的数据库。

3.2 不同学科之间文献量的配置比例

高校之间学科设置差异很大，各高校的重点学科不同，高校图书馆的文献资源分配比例也就各不相同。《普通高等学校图书馆规程》（2002年版）第8条指出：“高等学校图书馆应根据学校的发展目标和教学、科学研究的需要，根据馆藏基础及地区或系统文献资源布局的统筹安排，制定文献信息资源建设方案，形成具有本校特色的馆藏体系。”江苏大学是2001年经教育部批准，由江苏理工大学、镇江医学院、镇江师范专科学校合并组建的以工科为特色的研究型综合大学。共有重点学科16个，其中农业自动化与电气化、液体机械工程、机械制造及其自动化3个国家级重点学科，13个省级重点学科，应针对不同级别，改善文献资源收藏结构。首先，应利用科学的方法，动态确定重点学科期刊，科学选订期刊，其中以本校国家级重点学科——液体机械及工程为例，在期刊订阅上应重质量、轻数量，不要盲目地扩大订阅，对于一级学报、核心期刊要坚持订阅。其次，加大外文文献采集力度，重点学科建设需要掌握国外最新科技动态，了解学科发展前沿，以满足教学科研需求。再次，加强重点学科特色数据库建设，形成一定的专业特色收藏。本校16个重点学科，仅有车辆工程特色数据库，特色数据数量少、范围小，应该汇总学校的科研成果，建设尽可能多的与本校学科相联系的特色数据库，这样，一方面可以促进学校重点学科建设与发展；另一方面可以节约成本费用。

3.3 不同读者类型文献量的配置比例

了解和把握文献资源需求是文献资源建设的前提和基础，也是避免各类型文献资源重复建设，做到有的放矢、减少浪费、提高利用率不可缺少的一环。高校图书馆读者类型、层次虽然比较单一，主要是本科生、研究生和教学科研人员，但不同类型、层次的读者是各有所需的，对资源类型的选择也有些差异。高校本科生约占80%，这部分读者还是大量利用纸质图书、期刊和报纸，少量使用电子期刊、随书光盘、学位论文、网络资源。而且本科生读者具有“群特性”的特点，他们主要应以教学参考文献、基础理论文献为主，以学术类、综合类文献为辅。而研究生、教师读者对文献资源的需求分散专一，研究文献要求有一定的深度，较少相互重叠。教师相对有稳定的经济来源，除了有较强的科研经费支持外，个人文献收藏能力强是教师对资源分散需求的一大特点。因此应当全面权衡师生双方的需求能力及其对图书馆的依赖程度，确定合理的文献资源分配比例，既要向高能级层次的教师适度倾斜，又要避免资源分配的不公平。另外，教师之间也不应绝对平均，要向“重点人物、重点学科”的“一线”教师倾斜，兼顾“二线”教师。

参与文献：

[1] 黄国威.信息资源建设中的成本策略[J].黑龙江科技信息，2009（1）：127.

[2] 杨薇.论图书馆采购中成本的控制[J].河南图书馆学刊，2006（4）：72-74.

[3] 周亮文.本量利分析在高校图书馆管理中的应用[J].农业网络信息，2008（9）：50-52.

[4] 李东，王旭.高校图书馆降低服务成本的策略[J].农业图书情报学刊，2009（12）：208-212.

[5] 黄淑，时冬梅.地方高校图书馆采购招标及分编业务外包探析[J].科技信息，2008（24）：613-614.

[6] 李琴.建设节约型高校图书馆的核心问题[J].情报杂志，2009（2）：121-122.