水环境实验室计量认证中常见问题探讨

2011-04-14车忠华车淑红

水利技术监督 2011年1期

关键词：实验室人员内容

车忠华车淑红

（黄河中游水环境监测中心,山西晋中 030600）

水环境实验室计量认证中常见问题探讨

车忠华车淑红

（黄河中游水环境监测中心,山西晋中 030600）

归纳和总结了多年从事计量认证常见的普遍性问题并提出了自己的认识、观点、意见和建议,与大家一起交流和探讨。

实验室;计量认证;问题;讨论

1 质量体系文件的宣贯与检测业务学习

（1）体系文件学习与宣贯不到位、不深入系统问题。从现场的考核提问和考试答题中反应,一些实验室对质量体系文件学习和宣贯是只宣读,不深入、不讨论或学习内容不够系统,导致学习后影响不深、理解不透或片面理解、执行不力、贯彻效果不明显。

对质量体系文件宣贯和学习的主要内容有:实验室编写的质量体系文件,国家评审准则,水利评审准则,计量认证基础知识,水利计量认证题库等,同时引导大家注重学习内容的理解和讨论,让大家充分发表学习体会以加深对学习内容的理解,巩固员工对学习内容的记忆。

（2）业务学习是普遍存在的薄弱环节。通过现场考核和提问,有许多的实验室贯彻和执行《水环境监测规范》不够,一些新参加（3年以内）监测工作的青年职工有的还不了解水环境监测规范,有的对规范一知半解,所以违规现象普遍。还有相当一部分青年职工（含大、中专）缺乏水质检验的基本原理和基础知识的了解。

（3）建议组织业务学习的主要内容有:《水环境监测规范》、分析方法及标准、化验员（手册）基础知识、环境监测质量保证手册等。注重学习过程中有针对性的讨论,注意学习内容的纪录,进行必要的考试和考核以加深对学习内容的记忆,巩固学习效果。

2 管理要求方面

2.1 组织与文件控制

（1）部门、人员职责交叉、重复;不结合本单位的实际情况照般范本,人员的职责可操作性不强,如某单位质量负责人的职责规定有四条,其中有一条前后重复,其余三条职责也不明确、不具体,可操作性不强。

（2）年度计划的内容不全,计划落实不到位;有的单位部门有计划缺落实、未实施或有实施缺总结。

年度需要编制的计划主要有:年度检测工作计划、质量管理工作计划（含质量控制计划）、人员培训及业务学习计划、内部审核计划、管理评审计划、仪器设备送检（校）计划、仪器期间核查计划、质量监督计划、实验室比对与能力验证计划、分析用品购置计划等。这些计划大都需要中心主任批准或确认,实施过程要有完善的记录,有工作总结。

（3）文件控制中存在的普遍性问题是多数实验室没有全面理解和执行文件控制程序,如文件的登记、编号、标识、受控和废除。需要指出的是凡实验室正在使用的行之有效的方法、标准、文件、资料都要纳入受控文件进行管理,不属于实验室受控的所有文件应清理另行保存,如某实验室把未认证的大气检测方法纳入授控管理,而执行的水环境监测规范却未进行授控管理。实验室一切受控文件均要严格执行《文件控制程序》加以登记、编号、标识,有出处、有归属。

2.2 服务和供应品的采购

多数实验室缺少对供应商服务与质量的评价;部分实验室对供应商的信息如资质和能力搜集不全。

严格地讲应该细划到对每一台仪器设备、对每一瓶化学试剂供应商进行服务与质量的评价并记录,对服务和质量不好的供应商应建立黑名单。

2.3 合同评审

现场评审中有多数实验室未开展合同评审,一些实验室虽然对合同的部分内容进行了评审,但缺乏全面、系统,未达到合同评审程序的要求,有些单位开展对外服务不签订合同协议,更谈不上合同评审。

笔者认为,签订合同或协议是对实验室的法律保护,合同评审是实验室技术管理人员对拟签合同或协议书内容的审查或技术层面把关,也是一项重要的工作。合同评审有以下主要内容。

（1）确认客户的要求是否明确。

（2）实验室的资源和能力是否满足客户的要求。

（3）所采用的检测方法是否满足客户要求、是否符合技术规范。

（4）是否需要分包,检测时间、检测费用是否合理。

（5）一般合同只现场评审,特定合同应组织会议评审。

2.4 纠正措施、预防措施及改进

纠正措施预防措施与改进在评审准则中是非常重要的内容,但多数实验室及其管理人员缺乏正确的理解,工作也不到位,从而导致多次评审、内审提出同样问题,错了改、改了犯、犯了再改的屡犯、屡改、屡错的现象。

实验室对于出现的问题不是举一反三地认真思考产生的原因,制定切实可行的纠正措施,而是急于纠正、忙于纠正,有时只解决了表面的问题而对问题存在的根源和潜在的隐性问题没有深究。制定预防措施的目的就是从根源上彻底解决隐藏的问题使之不再重复出现,达到 “标”“本”皆治。

2.5 纪录

（1）纪录应保持其真实性和可追溯性,不能涂改。

（2）所有做过的工作、发生的事件应如实记录,记录要体现所有工作的痕迹;记录应统一编号、标识、受控;电子储存记录应采取有效的措施保存,避免原始信息数据的丢失。

2.6 内部审核与管理评审

内部审核是实验室自我免疫、自我完善的重要内容,内部审核与质量监督是实验室发现管理体系中存在问题的一条非常重要的途径,实验室只有通过内部审核和持续的改进才能实现有效运行。

现场评审发现有些实验室的内部审核或计划不全、或内容不全、或过程不全,导致发现问题少,纠正措施不力,整改不到位。

内部审核从计划-实施-整改-跟踪审核是一个完整的过程,环环紧扣、步步为营,其步骤缺一不可,内部审核中的不符合项及存在的问题、纠正预防的措施、整改意见有关的管理人员要签字确认,整改完成后应检查验收。

跟踪审核是内审工作中非常重要的一项内容,也是必不可少的步骤,也是对纠正措施、预防措施及整改意见实施情况的检查确认,笔者认为跟踪审核由质量监督员负责完成比较合适,这样可以既起到对审核内容、过程、存在问题的监督,又起到对纠正预防措施及整改的内容、完成情况和整改质量的监督,跟踪审核情况应有总结报告。

现场评审发现多数实验室在内部审核过程中没有进行跟踪审核,导致制定的纠正预防措施没有落实,安排整改的内容是否完成没有人检查,内部审核形同走过程无结果。

有的实验室把所有内审发现问题和不符合项归纳列表,提请全体职工会议讨论,分析原因、举一反三注重深挖隐藏和潜在的问题。填写不符合项报告注重纠正预防措施的制定,每一项整改措施都有专人负责落实,有专人负责实施,有专人负责督查,有专人负责检查验收,措施得力、责任明确、期限清楚、层层把关、各尽其责,其经验值得借鉴。

管理评审是解决实验室主要问题、重大问题最有效的途径,管理评审会议也是最高管理者与全体管理人员对机构的重大方针政策,重要课题、项目和问题进行研究、讨论,并且做出决策、决议和决定的场所,如员工的调动调整和培训,资源的配置,计划、规划编制与实施,内部审核和外部评审重要问题的整改以及重大的经费投资等等。

所以管理评审必须由单位的最高管理者主持,管理评审会议的决定应形成会议纪要或文件,管理评审报告应由最高管理者签字确认。

管理评审会前应有计划、有准备、有通知,议题明确、参会人员明确、会议汇报材料及分工明确,会议过程有记录,与会人员有签到。

管理评审会议需要输入的主要内容有:实验室内部审核报告;质量管理与质量控制工作报告;员工调整与培训情况报告;实验室及其仪器设备等资源配置报告;质量监督情况报告;客户申诉投诉报告;实验室比对和能力验证报告;纠正预防措施落实和整改情况报告。

3 技术要求方面

3.1 人员

现场评审发现人员方面存在的普遍性问题主要有:

（1）持证上岗。一个项目没有达到两人持证的要求,主要体现在实验室不经常开展的项目;大型仪器、精密仪器缺少培训证、上岗证;在使用培训中的人员时,没有对其进行质量监督及其记录,先上岗后持证和边上岗边持证。

开展质量监督要有监督和被监督人员双方签字确认,对监督内容、监督情况及监督结论,整改意见要有记录,如果对监督发现问题确认,应填写不符合项报表,启动不符合工作的控制和纠正程序。

（2）新上岗的人员三考,即盲样考核、操作考核和理论考试。

多数实验室对新上岗的人员只进行盲样考核,其余两项未考;有的实验室理论考试只注重计量认证基础知识,不重视水质分析业务基础知识。

（3）多数实验室对人员业绩档案中的信息搜集不全或者未达到一人一档。

一人一档是包括该人员进入实验室起到退休前的所有从事业务技术的信息,除学历、资历、资格、能力和技能的信息外,还应包括参加考核和持证的项目,从事检测岗位的能力和经历,参加业务技术培训的经历,主持、承担或参加过的项目和课题,发表的过的论文和取得的技术成果或业务技术方面取得的工作业绩和参加过的技术活动等等。

（4）在使用雇佣、反聘中的临时人员时注意签订合同或者协议;委托水文站人员采样,应把水文站采样人员纳入质量管理体系并进行培训,持证上岗。

3.2 设施和环境条件

（1）“三废”的处理应有记录。

（2）多数实验室在剧毒、有毒和危险品化学试剂管理中存在这样和那样的问题,这些问题主要是:剧毒化学试剂管理缺总量或对总量记录不清楚（总量应包括瓶加试剂的总重量,使用第减）,配置与使用过程监督记录不全;对有毒和危险品如强酸、强碱管理不严,随便存放;化学试剂管理无序,酸、碱、有机、无机混合存放相互污染;个别实验室台帐不清、出库入库帐物不符。

化学试剂的管理原则是分区分类,领用审批登记,帐物相符。

（3）作业区的相互干扰和影响问题。一些实验室把天平等精密仪器放在化学分析室;烘箱、水浴仪器与天平等精密仪器同放一室;精密仪器室安有水源;两台大型精密仪器背靠背安装,同时运行产生相互干扰;相互干扰的参数同于一室,从而导致相互干扰和影响。

（4）仪器室环境控制问题。据一些南方城市实验室的记录,湿度在80以上度、温度在35度以上的环境条件下,仍然使用精密天平称量或开启大型精密仪器检测,有的精密仪器室未安装空调,有的虽安装但不开启使用;对实验室环境条件监督不到位等问题,严重影响到检测结果的质量。

3.3 检测和校准方法

（1）检测方法标准应及时搜集、更新、标识,确保其现行有效。有些实验室在用的方法标准（含复印件）未及时更新和受控,有一些实验室在用的合订本方法标准部分已经作废未标识。

实验室应安排专人及时搜集、更新、标识新的方法标准,建议关注国家认监委网、中国水利国际合作与科技网和国家环境保护网发布的最新信息。

（2）有些检测人员把检测方法标准放到自己办公室,不仅自己使用不方便,别人临时换岗使用也不方便;还有一些老检测人员,检测过程根本不看检测方法,凭经验靠记忆。事实上,要把不同水质类型的检测方法标准全部记下来是非常困难的,不论何种水质用途他只用经验分析方法。不同水质类型的检测方法标准（如地表水、地下水、生活饮用水等）应分别汇订成册,分发到每一个检测岗位方便使用。