供需互动 实现双赢——图书馆采编业务加工外包的实践及思考

●李亚君，吴卫华，王黔平，毕长泉（河北理工大学 图书馆，河北 唐山 063009）

就图书馆而言，业务外包是指将图书馆的业务工作通过签约，由图书馆将其工作的全部或部分委托给其它机构代为处理。在业务外包中，因图书馆与代理机构之间追求目标的差异，因此在外包合作过程中不可避免地会产生种种冲突。如何正确认识冲突和有效预防冲突，引导和规范图书馆业务外包工作是我们所要关注的重点。［1］河北理工大学图书馆自2004年12月由更换文献信息服务系统之后开始粗加工外包的尝试，2007年10月开始尝试深加工外包并持续至今。目前已先后和中国教育图书进出口公司、北京百万庄图书大厦（原机械工业出版社）、北京人天书店、武汉三新书业等多家馆配商合作深加工外包。本文以河北理工大学图书馆文献信息管理系统为例，对采编业务外包中遇到的实际问题提出了巨细兼备的解决方案，以期探索出对采编业务外包可资借鉴的应对方法。

1 我馆文献信息服务系统下采编业务外包概述

采编工作的核心业务是采访、验收、编目、分类和典藏这五大部分，非核心业务则主要指书刊的物理加工即贴磁条、条码，加盖馆藏章，按文献类型或典藏地不同加贴区别型色带等。粗加工外包多指采编的这些非核心业务的外包，因其简单及技术含量较低，馆配商基本都能做到。而深加工外包则因各馆管理系统的不同而导致外包的程度各有差异。极端的例子是核心业务及非核心业务全部外包，即所谓的“全加工外包”，图书从采访到上架流通全部由馆配商负责。这不仅要求实行全加工外包的图书馆除了必须制定并出具非常详细完备的采访细则、加工细则外，还要制定严格的图书到馆验收细则，而且对馆配商的要求非常高，馆配商必须有相当雄厚的加工实力，否则根本无法满足图书馆的数据及加工要求。因此深加工的“深”是指比粗加工多了贴索书号书标这道工序。对使用分类号和种次号作为索书号的图书馆而言，因为涉及到馆配商编目数据和图书馆方配给索书号后数据分批次的“往返”，因此理顺采编业务深加工外包的各个流程非常必要。

我馆的采编工作流程如下图：

考虑到采编业务模块的特点，我馆对图书采访、验收、分类、典藏四大核心业务未实行外包而由本馆采编人员完成。外包给馆配商的业务主要包括：编目数据，贴磁条、条码，加盖馆藏章，用自动打号机打财产号（也叫登录号），在书名页右上角铅笔抄写索书号；我馆每1种图书的复本一般为2或3册，要求每种书的最小财产号加盖“此书不外借”章并在书脊的索书号标签上方加贴一个“此书不外借”签；随书光盘标注该书索书号并单独处理；外文原版书及影印版图书书脊上加贴色带且合并一个批次处理。从我们的合作馆配商那里了解到，相对于其他图书馆的深加工外包，我馆的加工工序较多且复杂，加工的细化对馆配商的加工能力是个很大的考验。

2 采编深加工外包出现的问题之解决对策

我馆采编部现有采访人员1名，分类人员3名，每种图书复本一般控制在3册，年购书量约4万册。我馆根据以往的经验以及对图书加工的要求制订了详细的加工细则。细则涉及编目规则、著录格式、分类主题标引，图书的加工装饰，随书光盘或附件的处理，等等，并给每一家合作馆配商提供了一本按照我馆加工要求的样书。我馆在给馆配商的加工细则中明确规定，将编目数据每个批次控制在300—350条左右，这样每个批次大约容纳图书1000册左右（约30包）。根据分类人员的数量和每个分类人员日均分类数量测算，每一批次如果控制在这样的规模，馆配商给图书馆编目数据的输送和图书馆分类人员配完索书号返回馆配商的速度都比较快，双方都能认可彼此的工作强度。对于馆配商来讲，他们外包的难点在于MARC数据的著录、主题标引这两大技术层面；而对图书馆来讲，深加工外包后采编工作的重心在图书分类这一技术层面，因此控制好馆配商编目数据的配送和图书馆分类配索书号的进度是完成一个批次图书整个加工过程快慢的决定因素。除去图书采访出版社按订单配送图书这一环节所占用的时间，一般一个批次的图书从编目数据到物理加工的全部完成直至发货到馆的周期大约2周即可完成。

通过近几年的实践我们发现，“批次”是贯穿采编业务整个流程中至关重要的主线。从采访的“批查重”到“批量自动验收”，再到“批次送编交接”，最后到“批次送交典藏”“批次送交流通”，整个工作流程都是按一个批次来完成的。如果不分批次，分编完的图书在系统MARC导出时就不能导出带索书号和典藏地的完整的馆藏MARC数据，且返给馆配商的数据没有索书号和馆藏信息馆配商就无法按既定流程正常加工，外包业务就无法正常完成。只有馆配商将带有馆藏信息的编目数据分批次送达到馆后，在采访模块下由“批量自动验收”按批次导入到本馆套录库中，再送编交接后分类人员才可以分类配索书号。一般情况下批次一经确定，如果在分类过程中在该批次发现有重书、外文书、馆藏记录信息有误的书混在其中，就必须及时将这些书替换下来，否则该批次带馆藏记录信息的MARC数据就无法从系统中导出。对于外文书和馆藏记录信息有误的图书因为不用退而只是换成符合要求的书，因此除了对加工流程有影响外，不会对馆配商造成成本上的损失。而对于重复的书来说就比较复杂，因为这部分书要退掉，这些书馆配商在前期是加工过的，也即已经加盖了馆藏章，所以退换重书是馆配商最不愿意接受的。而对于图书馆来讲，在已经送编的批次中换书就要相应更换替换书的MARC记录，无形中等于增加了工作量，也同样影响分编的速度，进而影响整个加工流程的进度。所以在分好的批次中换书是图书馆和馆配商都不希望出现的。那么如何尽量避免以上情况的出现，如果出现上述情况又该如何解决呢？

2.1 关于重书

2.1.1 制定好采访规划，控制好在不同馆配商间的采访时间间隔

通常由招标产生的馆配商不止一家，对于采访经费稳定的图书馆，采访人员应该制定周密的采访计划，采用现采和订单结合的方式，控制好各馆配商之间的订单配给时间间隔，最好在获得订单的馆配商将比较规范的MARC数据配送到馆后再更换另一家采访。

2.1.2 多途径组合查重

在采访模块的批查重中，可以按题名、责任者、ISBN、出版社及丛编项等任选其一的单途径方式查重，也可以任选其中的几项按“逻辑与”的方式组合查重。通过工作实践发现，单途径查重往往会导致成套书、多卷书的漏订以及重书的漏检。例如用“丛编项”查重，如果MARC中没有加注225及410丛编项字段就会漏检；而如果采用（题名+ISBN）的组合方式查重，在MARC数据准确无误的情况下则可有效地减少重书的出现。

2.1.3 增加查重的次数

在工作中我们发现仅仅依赖于只在采访时对导入采集器的馆藏信息查重不可避免地会出现重书，这其中的原因有馆藏MARC数据的不规范以及采访数据不规范等。从流程图中可以看出，我们在图书MARC数据到馆前分别进行了采访时查重、订购前查重和编目前查重共3次查重，如果编目数据基本规范，重书可以避免。

2.1.4 严格规范馆配商的自查重和MARC数据的质量

在工作中我们发现，馆配商有书重复配送的情况，因此严格馆配商的自查重非常重要。另外，MARC数据的规范与否也直接关系到查重的准确率。因此在采购合同或加工细则中要明确自查重的责任归属和因MARC数据著录不规范而对加工人员实行的罚扣规定，从根源上控制。

2.1.5 配置图书外采系统

外采系统可以满足图书馆采访人员外出采购时图书馆书目数据库不能连接而又需要进行书目查重的需求。其原理是在图书馆建立一个外采服务程序，外采系统客户端通过与服务的通信实现与数据库保持实时数据交流。远程数据同步将书目及订购数据写入图书馆的数据库通过无线网络将现场采购数据传回图书馆数据库，从而实现现场采购不必回馆后重新进行订购数据的处理，减少了重复工作量。有条件的图书馆完全可以通过购买外采系统实现采访的根本优化。

2.2 关于西文图书

2.2.1 在加工细则中明确制定西文图书的界定标准

西文图书混杂在中文图书的批次中并按照CNMARC著录导致的图书加工不顺畅，其根本原因是馆配商的加工人员搞不清楚西文图书如何界定。因此在加工细则中对西文图书要明确界定标准。我馆对西文图书的界定、验收、著录有明确规定：第一类，西文原版图书，直接按西文图书验收加工，按USMRAC著录；第二类，对国内影印版图书，如科学出版社等出版的国外数学名著系列（影印版）丛书，界定为西文文献，按西文图书验收及USMRAC标准著录；第三类，国内出的西文学术专著，各专业文献汇编或选读，学科专业外语教学用书，包括双语专业教材，专业外文文献导读等界定为西文文献。［2］但实际情况是，尽管我们在给馆配商出具的“图书加工外包细则”中对西文图书的界定有一个专门的说明，馆配商在加工过程中仍不能准确挑选出西文图书。主要原因是，馆配商在图书分拣环节一般配备的加工人员大多没有经过对外文图书如何界定的培训，而上述第三类国内出版的西文学术专著、学科专业外语教学用书及双语专业教材等，这些图书一般在图书的封面或书脊上都著有中文书名，图书外表特征的中文化很容易让分拣人员认为是中文图书而按中文书处理，等到进入编目环节，有的编目员也界定不清，结果按照CNMARC著录，混在中文图书的批次中就将编目数据配送到馆，并批量自动验收送编交接了。我馆的西文图书验收、著录、分配馆藏地、上架流通等与中文图书是明确分开的，但是因为馆配商对加工人员多是计件付酬，且馆配商做加工外包也并非只是一家两家，规模大的馆配商往往是同时和上百家图书馆合作外包，因此往往是说说容易操作起来难。这时除了经常和馆配商加工部的负责人多沟通外，还应要求馆配商在做编目数据前由专人负责对已分好批次的图书重检一遍。

2.2.2 中西文图书分开采访

我馆对西文图书的采访一直以来是和中文图书混采。对于加工外包而言，馆配商的加工人员对西文图书界定不清多见于影印版图书或国内出版的西文专著等，这类图书的外表特征中文化使分拣人员误以为中文图书而错分。近两年的实践表明，尽管在加工细则中明确标明了西文图书的界定标准，也不可避免错分情况的发生。因此，规避中西文图书交织在一起的较适宜方法是将中西文图书分开采访，在订单处理时要求馆配商单独提供西文图书征订目录。对于现采时因未及时判明文种造成的错选除了在确定最终订单时剔除以外，还可以要求馆配商在加工分拣和编目著录时对“疑似”西文的图书全部筛出并制成详细的电子表格发给图书馆，由图书馆采编人员最终确认后再加工处理。

2.3 关于馆藏记录信息与图书错位

馆藏记录信息一旦和相应图书错位而在验收或典藏中又未能发现，那么图书在流通环节势必会出现问题。我馆的信息服务系统中设置的“唯一约束条件”可避免在数据导入时和已存在的馆藏记录信息重复。但是如果不是和已有的馆藏记录重复，系统则无法识别。通过实践，我们发现避免或尽量减少出现这种情况的途径有两种：

（1）规划好提供给馆配商的财产号区间和条码号区间，确保准确无误。一经确定了加工外包的合作馆配商，图书馆采编部门就要根据年度采购计划或已购书量划分财产号区间和条码号区间分配给馆配商，和几家书商合作就需要分成几块。因此必须规划好提供给馆配商的财产号区间和条码号区间，确保准确无误且决不能交织串段，否则后果不堪设想。例如我馆目前与两家馆配商合作，就要分别划分出两个区段提供给两家馆配商。本馆使用的文献信息服务系统将馆藏记录信息设置在906字段的$a财产号、$d条码号，并且每种书有几个复本就有几个906字段，馆配商在做数据时必须按该设置放置馆藏记录信息，否则不能批量验收。因此导数据这一流程也可以作为验收把关的一个重要步骤，在进行“批量自动验收”时可逐个记录浏览906字段的馆藏记录信息，确认财产号和条码号无误后再执行“导入”操作。

（2）把好图书到馆验收的最后一关。馆配商将加工好的图书按批次送货到馆后，采编人员在采访模块中的统计菜单下打印财产账清单。在“个别登录账清单”下选择“按种打印”，检索出要打印的批次后对照该批次的财产账清单中列出的每种图书复本的财产号段和条码号段逐一对图书进行验收。如果有错号或与图书错位现象就需典藏模块中及时更正过来，使图书和馆藏记录信息一一对应，切实把好图书从采编典验到流通之前的最后一关，确认无误后再送交流通。

3 结束语

随着图书馆编目业务外包的发展和日趋成熟，越来越多的图书馆将会接受这种管理模式。笔者拙见，在探索实践的过程中发现问题并及时解决问题而使后来者少走弯路乃做事之根本。根据我馆的外包经验，除了上述解决问题的一些对策外，作为实施外包主体的图书馆还可以根据本馆实际情况探寻解决外包中出现问题的其他方法。总之，采编加工业务外包需要图书馆方和馆配商双方互动，积极推进，以确保双方的利益，使勇于创新的图书馆和品质优良的馆配商达成双赢。

［1］潘艳.采编业务外包关系中的冲突及预防［J］.图书馆工作与研究，2006（1）：83－84.

［2］张雪媛，牛贵兰．谈近年来西文图书验收工作的变动及应对策略［J］.宁波教育学院学报，2009（2）：80－82.