高校数字图书馆信息资源建设项目的风险管理

2011-04-14华南理工大学图书馆广州510640

图书馆理论与实践 2011年3期

●潘辉（华南理工大学图书馆，广州 510640）

1 高校数字图书馆信息资源建设项目风险管理问题的提出

高校数字图书馆信息资源建设项目因为其规模大、项目复杂、技术要求高、涉及的经费巨大，所以是一项高风险的项目，其主要存在的风险有：① 经费风险；② 质量风险；③ 技术风险；④ 基础环境风险；⑤ 安全风险；⑥ 知识产权风险。这些风险将随时发生在数字图书馆信息资源建设项目的全过程。风险一旦发生，不仅仅对项目的建设有影响，而且对学校的教学和科研以及学校的声誉产生影响。所以，我们需要在项目建设的过程中对其中的风险进行预防和动态控制，以确保项目的顺利实施。

2 高校数字图书馆信息资源建设项目各阶段的风险管理机制

2.1 调查与分析阶段风险管理的内容

调查与分析阶段的风险管理的主要目的是：通过对调查的手段和调查结果效度的控制，来降低高校数字图书馆信息资源建设项目的经费、质量、知识产权等风险。

调查与分析阶段的风险管理的主要内容包括：（1）通过网络调查用户对数据库购买意见的时候，对调查结果的真实性和可靠程度的控制。

（2）对于没有版权或者版权存在争议的数据库，我们一律不予考虑试用，这样就避免了学校成为侵权者而被人投诉。

2.2 制定标准与方案阶段风险管理的手段

制定标准与方案阶段的风险管理的主要目的是：通过制定各种标准、制度和方案来试图控制数字图书馆信息资源建设项目中的各种风险。

制定标准与方案阶段的风险管理的主要内容包括：

（1）制定《设备购置管理规定》等规章制度，按照合同中经费描述的要求来控制经费风险。

（2）制定《特色数据库建库软件功能和技术要求》等制度来控制自建数据库的基础环境风险和技术风险。

（3）制定《特色数据库信息描述元数据规范》《CALIS资助性项目申报要求》等规范以及审校制度来控制自建数据库的质量风险；对签订数据库购买合同的过程与合同的存档予以规范，控制购买数据库中存在的质量风险。

（4）对数据库以及数据库中的文献的版权提出要求，以控制知识产权的风险。

2.3 实施阶段的风险管理

实施阶段的风险管理的主要目的是：在具体的操作过程中，通过遵守各种风险控制制度，实施各种风险规避手段，对高校数字图书馆信息资源建设项目的风险进行动态控制，以确保整个项目的顺利完成。

实施阶段的风险管理的主要内容包括：

（1）在签订购买外文数据库的合同时要检查合同的原件、外币代理付款协议等文件，对续定的数据库还要求检查去年的合同和去年的外币代理付款协议。如果是以集团购买的方式购买的数据库还要检查联合采购方案文件。

（2）检查购买数据库中的内容是否与所提供的清单一致；数据库分配的用户数是不是够用，合同中是否有关于解决网络故障的响应时间等问题的解决措施或方案。

（3）对数据库建设中遇到的技术问题、设备问题、安全问题及时上报、控制和解决。

（4）在图书馆主页中增加“电子资源版权的公告”；对数据库设置过量下载的软件跟踪，发现问题，查找IP，对违反规定的人员进行警告。

2.4 提供服务与总结评价阶段的风险管理

提供服务与总结评价阶段的风险管理的主要目的是：确保提供的服务满足用户要求，最后的总结评价真实可信。

提供服务与总结评价阶段的风险管理的主要内容包括：

（1）对数据库进行一定程度的使用测试，确保提供的数据没有疏漏和错误。

（2）检查各种文件、报表、合同的完整性，进行必要的存档。

（3）对设备的修理信息（修理的次数、时间等）和网络安全信息进行统计，并采取相应措施将其风险降至最低。

3 华南理工大学数字图书馆信息资源建设项目风险管理实施

3.1 华南理工大学数字图书馆信息资源建设项目风险管理的规范和制度

实践可得，通过制定相关的法律制度和文件能够对风险进行规避和控制。华南理工大学数字图书馆信息资源建设按照各种风险控制的制度进行实际的操作。其主要的文件依据见下表。

表项目风险管理的主要文件依据

3.2 华南理工大学数字图书馆信息资源建设项目风险管理的组织体系

华南理工大学数字图书馆信息资源建设项目的风险管理有着明确的组织体系。其中，馆长是风险管理的总指挥，负责整个项目的控制、监督和领导；经费管理负责人主要负责经费的管理和控制；质量管理负责人主要负责质量的监督和控制；技术安全负责人主要负责数字图书馆信息资源建设技术方面的管理；设备管理负责人主要负责设备的购置和管理；办公室主要负责制度的制定、实施以及整体的协调。［1］