高校院系资料室专业化服务新思路

张 静

(海南师范大学教育科学学院,海南海口 571158）

高校院系资料室专业化服务新思路

张 静

(海南师范大学教育科学学院,海南海口 571158）

高校院系资料室是图书情报系统中的重要组成部分,专业化的服务是其独特的优势。但是由于各种原因,目前院系资料室也存在着诸多问题。针对这些现状,文章提出资料员应明确身份意识,高校应该给予院系资料室以充分的重视,明确其定位,改善资料员的构成,使其充分发挥专业化服务优势。

图书情报;资料室;专业化;身份意识

高校院系资料室是高等学校图书情报系统的重要组成部分,由于其资料专业性强、位置优越、利用方便等优点而成为高校重要的教学、科研场所。但是,由于种种原因,院系资料室也存在着诸多问题,如何针对目前资料室的特点和现状加强院系资料室的建设,使之为高校教学和科研提供更好的服务,具有十分重要的意义。

一 高校院系资料室的优势和问题

高校院系资料室相对于校图书馆具有一些天然的优势。这些优势可以称之为专业化。首先,院系资料室的文献比图书馆的文献专业性、针对性强。校级图书馆是为全校各专业的教师和学生服务的,图书馆进行图书采购工作时,需要考虑不同专业的教师、学生对其专业书籍的需求,采集的文献资料面较宽,文献涉及到全校各个学科专业,除了要注意各类资料的专业性之外,还要考虑到大众化 、普及性的需求。目前,由于受经费、图书馆空间等因素的影响,所采购的图书很难面面俱到,满足所有专业需求。即使顾及到某一专业,也不可能做到采购完备。而院系图书资料室因其服务对象是本学院的专业教师、研究生和本专科学生,采集的文献资料能够紧密结合本单位教学和科研任务,重点收藏与本专业教学和科研相关的国内外文献资料,研究性资料的比重大,图书资料的专业性更突出,专业书的种类更齐全,专业程度更深,为教学和研究人员提供的服务更具有专业性和针对性。另外与校级图书馆服务对象众多、多样化相比,院系资料室的服务对象主要是本院系的师生,其专业化程度较高且单纯,对图书资料的专业化程度要求较高,需求也相对一致。院系资料室因此也可以提供更专业、更有针对性的服务。因此,正如一些研究者所言,高校院系资料室的优势之一是其专业化:“其功能的基本定位是紧扣本院(系)学科建设和专业建设,为教师承担的专业教学、研究课题和撰写学术论文以及为学生的专业学习和论文写作提供有关文献情报服务,具有很强的学科内涵和专业个性。”[1]

其次,院系资料室收藏的文献比图书馆的收集的文献时效性强。由于院系资料室采购图书时只选择适合于本学院各专业的文献资料,采购的范围小,数量少,其采购行为不需像图书馆那样经过繁杂的研究、审批程序,采集到图书后也不用像图书馆那样经过复杂程序后才能够上架借阅,所以,院系资料室所收集的文献资料与图书馆相比,能够最迅速、最便利地反映本专业、本学科最新研究情况和发展动态,因此,具有很强的时效性。高校中各院系的教学科研人员从事研究的课题大都是科研的前沿问题,他们正希望用最快的速度,最短的时间获得国内外最新的科研信息。正因为如此,资料室能够更好地使广大科研人员较快掌握国内外学术研究的最新动态。

再次,院系资料室拥有地理位置上的优势。院系资料室一般配置在本院系教学、办公区域内,紧邻教师办公地点和学生教室,与教学、科研一线人员空间距离较近、接触多、关系密,并且院系资料室集本专业期刊、图书、文献资料于一室,便于师生查找,不像校级图书馆那样,同一专业的期刊、图书、文献资料分布于图书馆的各个楼层,查找、借阅起来需要较长的时间。师生完全可利用上课前后、课间的空余时间,到院系资料室浏览各种期刊,文献利用率非常高。另一方面,资料室的读者一般是本院师生,资料员在教学、科研的氛围中工作,零距离接近师生,更容易贴近教师和学生,能够及时、全面地了解、掌握本院系学科发展的进程及教学、科研对文献资料的需求。广泛听取广大师生的意见和建议,了解师生的最新需求,便于为教学科研提供有针对性的文献信息,从而提供更好的服务。

当然,除了上述优势外,院系资料室也存在着诸多问题。第一,多数院系资料室的资料员不符合从业要求。由于受高等学校人事机制的限制,高校往往把一些既不熟悉资料室业务 ,又缺乏学科专业知识的人员安排到资料室,这导致了目前高校资料员的学历层次普遍偏低,具备图书馆方面的专业知识,且具有某一学科知识,又精通图书情报专业知识的人员更是寥寥无几。另外,很多资料员只是因需要时临时上岗,因此缺少专门的培训,不了解图书情报专业知识,不具备对专业知识信息鉴别、组织、管理、传递、服务、研究的能力。如果图书馆很少对其进行业务指导的话,这些资料员就只能做些简单的收发、借还的工作,信息收集意识、专业服务意识都比较淡薄。第二,人员配置不完备,这表现在资料员的身份不清。大多数院系资料室对于资料员的身份意识理解不清晰。资料员大都身兼数职,既是资料员,又是报账员、计划生育管理员、学院工会管理员等。多重身份使得资料员的专业工作时间难以保障,一方面是资料室的实际开放时间缩水,降低了院系资料室的使用效率;另一方面,资料员不能把足够多的时间用于专业提高,使得服务的质量大打折扣。第三,资料室的专业配备大多不合乎规范。首先表现为缺少必要的硬件,场地、必要的图书、资料、设备常常也付诸阙如。目前有相当一部分资料室的管理仍停留在简单的手工登记操作阶段,有些院系的资料管理虽然配备了计算机,却没有配备与之相适应的打印机、传真机、复印机、扫描仪等。硬件的缺乏直接导致院系资料室的资料搜集还仅仅限于简单的图书检索,对院系文献信息资料加工、整理、存贮、传递、咨询、业务统计等基础性工作缺乏综合处理技术和必要的数据资料,图书管理失控。院系资料室这种落后的技术手段不仅不利于文献的利用,而且大大降低了工作效率。其次,专业配备不规范还表现为资料老化。由于经费投入不足、图书涨价等多种原因,院系资料室存在着购置新书、订制杂志受限的情况。近年来,院系资料室图书资料的增加十分缓慢,必要的专业期刊甚至还有压缩的迹象,一些新学科、新专业的书刊资料难以及时购进。资料陈旧,使得院系资料室无法完全满足广大师生的需要,院系资料室的功能难以正常发挥。这些问题在院系资料室专业化服务方面形成了巨大的障碍。

二 提高资料室专业化服务的途径

针对上述现状,笔者认为,院系资料室要更好地服务于教学与科研,发挥其专业化服务的优势,必须从以下几个方面着手:

第一,资料员自身应具有清晰的身份意识。目前由于现有人事制度的限制,高校院系资料员大多是非专业人员,因此,大多没有明确的身份意识。他们常常认为,自己既不同于掌握行政资源的管理人员,也与图书馆的专业人员有相当大的差距,只是高校辅助系统中无足轻重的一员。这种身份意识的缺乏严重阻碍他们学习专业知识的主动性。基于此,如何使院系资料员具有清晰、自觉的身份意识就是当务之急。高校院系资料员要有摆脱自身模糊不清的身份的强烈要求,主动把自己的工作与本院系的教学与科研等专业工作联系起来,把自己视为这些专业工作不可或缺的一部分并积极参与其中。在这一过程中,努力学习专业知识。其次,全面提高资料员的专业素养。一方面,高校人事部门、院系领导应该从行政层面上帮助资料员确立清晰的身份意识,以多种方式引导资料员参与科学研究、教学工作等专业性工作。另一方面,针对院系资料员的相关专业培训也应该有意识地强调资料员身份意识对于其职业生涯的重要性。通过组织相近专业资料员的学术交流等活动,帮助院系资料员根据所在院系的要求提供专业的服务。这样,院系资料员的身份意识才有可能建立起来,院系资料员提高专业素养的主动性才会被激发起来,学院资料室提供更加专业化的服务才有可能实现。

第二,全面提高资料员的业务素质。这是改善院系资料室工作的首要任务。院系资料员因其院系专业服务的要求,与图书馆的一般工作人员相比,需要大量的、学术背景更深厚的专业知识。院系资料员不仅要熟悉诸如文献信息的组织、存储、检索、咨询、分析和读者服务等图书情报专业方面的相关知识,还要具有一定的院系相关专业的专业知识。目前,各省的高校图工委经常制定系统的培训计划,采取各种形式,组织有图书工作经验、业务能力强的老师对院系资料员进行全面岗位培训和继续教育。不过这种培训主要集中在图书分类、计算机编目等基础知识和外语、计算机和网络应用知识。这些培训对于提高资料员的图书情报知识是有效、合理的。但是,仅有这些知识储备还不能保证院系资料员的服务完全符合教学科研的需要,所以,进行与所在院系相关专业的必要专业知识的培训对于院系资料员来说也是十分重要的。院系相关专业知识的储备可以使资料员的知识水平和业务能力更好地适应院系教学科研的需要。

第三,重视院系资料室的地位,提高院系资料室专业化服务的能力。目前院系资料室的诸多问题有很大一部分原因是高校各级领导对院系资料室重视不够。因此,要提高院系资料室专业化服务的能力还有赖于高校各级行政部门充分认识院系资料室的重要性,行政管理部门应该对院系资料室的专业化特点有清楚的认识。作为一个具有专业性的图书馆子系统,院系资料室在高校学科发展、人才培养质量提高等方面起着重要作用。对此,高校各级行政部门应该充分重视。首先应该将院系资料室的建设工作列入学校发展的总体规划,使之真正成为图书馆了子系统,在资源建设和服务方面与图书馆协调并进。

其次是改变现有的人员配置,注意院系资料员配置的专业化。院系资料室的专业化发展必须有一支专业化的资料员,而资料员的专业化不仅有赖于资料员个人的努力,更有赖于人员配置的专业化。高校人事部门首先应该充分认识到这一点,避免把院系资料室当作富余人员的收容地。目前,部分高校已经实行学科馆员制度,就是要增强馆员的专业性。[2]学科馆员如果能够设立在院系资料室中,就会更好地发挥其专业服务的作用。另外,鉴于院系资料室所提供的专业化、个性化服务日益重要,有必要增加资料员的配置数量。目前,大多数院系资料室的资料员编制在 1-2人左右,难以开展更加专业化、个性化的服务,因此,增加人员编制,在资料室内部实施相对的分工是有必要的。

再次,高校还应该结合学科建设实际情况给予院系资料室充足的运行经费并配以相对灵活的政策。充分的经费和灵活的政策,一方面用以保证文献资源购买的充足性和连续性,另一方面,也用以保证院系资料室根据各专业的实际需求主动、灵活地发挥其作用。相对于校图书馆,院系资料室的专业化服务在科学研究、人才培养等方面有着更重要的作用。学生第一次接触专业绝大多数是从课堂 -教师 -资料室这一路线开始的。院系资料室服务的专业化程度在很大程度上影响着学生的专业情意的培养。在其后的学习过程中,院系资料室在学生专业素养的培养方面所起到的作用会随着时间的推移而日渐增强。但由于经费支绌,这些专业化的服务目前在大多数高校院系资料室常常无法充分开展。因此,在经费和政策方面充分注意到院系资料室的专业性,是保证其最大限度发挥作用的必要条件。

[1]王琼.高校院 (系)资料室的个性化走向 [J].图书馆学研究,2005(4).

[2]金岩,于静.国内高校图书馆学科馆员制度创新模式探讨[J].图书馆杂志,2008(4).

New Ideas for Specialized Service of Reference Room s of Colleges and Departments in Un iversities

ZHANG Jing
(College of Educational Science,Hainan No rmal University,Haikou571158,China)

As an importantpartof the infor mationmanagement system at an academic library,the reference room of colleges and departments has its unique advantages by providing its specialized and individualized service.However,the reference room still leaves much to be desired in its service because of various causes.In view of these,besides the enhancement of their identity awareness on the part of librians,efforts must bemade by the university authority to attach importance to the reference room by defining itsorientation and improving the composition of librarians so as to bring into full play its spcialized and individualized service.

books and information;the reference room;Specialization;identity awareness

G251

A

1674-5310(2011)-02-0170-03

2011-02-28

张静 (1969-),女,山东青岛人,海南师范大学教育科学学院资料室馆员。

(责任编辑胡素萍)