查新报告审核中的常见问题探讨与研究

许 敏

（辽宁省科学技术情报研究所，沈阳 110181）

查新审核是把控查新报告质量的最后环节，也是科技查新工作的一个重要环节，它对查新质量起到把关严格的作用，所以查新机构对查新审核员有极高要求：具有从事查新检索工作三年以上经验，副高以上技术职称，对查新流程和查新核心部分要相当了解，具有熟练的查新技能；必须坚持科学、公正和实事求是的原则。审核员的审核工作主要包括：受理过程审核、技术要点及查新点审核、数据源的审核、检索词及检索策略审核、查新结果审核、查新结论审核及查新报告的整体规范审核。

在实际的查新检索工作中，委托查新的课题比较集中，查新员在查新课题多、时间紧的情况下，难免会出现差错；或一些新来的检索员因查新业务不熟练、专业知识欠缺，使得查新质量难以保证。同时，当前计算机网络应用的普及，的确给用户带来方便：尤其是外地的用户不用亲自来，通过网上下载查新委托单，填好后发E-mail即可。查新报告完成后还可通过快递邮寄给用户，用户从始至终都可不露面。给用户带来便利的同时，也存在着问题：如查新员与用户缺少必要沟通，而且电话沟通总不如当面交流效果好，影响查新报告的质量。上述这些问题的存在，就要求审核员须具有高度的责任感、事业心和科学的态度，认真履行审核职责，对查新报告按流程进行严格审核，让查新审核在查新质量控制中发挥应有的作用，切不可审核过程流于形式，走过场。以下是查新报告中可能存在的常见问题及解决措施。

1 关于科学技术要点

对查新项目的科学技术要点不加以整理，直接复制查新委托人填写的内容。有时过于宽泛、笼统或带有大量广告性语言，不能准确反映查新项目的概貌、要解决的技术问题及其采用的解决方案、主要技术特征、技术参数或指标等。所以审核员必须严格把关，应该要求查新员认真阅读委托人提供的委托单及相关研究报告，加强与用户的沟通，给用户提供正确的填写建议，删除空泛的无实质性的内容，对科学技术要点进行提炼总结，并对科学技术要点中没有表述而在结论比对中又涉及的内容进行补充。

2 关于查新点的表述

查新点即该查新项目的创新点，有时表述冗长，罗列过多过全，但新颖性不突出；也会有查新点与科学技术要点基本重复或倒置现象。遇到这些问题，审核员应及时请查新员与用户联系，最好是找参与查新项目的技术人员沟通，提示、启发用户从原料、材料、工艺、方法、结构、成分、性能等其中某方面具有创新的内容去思考并提炼查新点，但不能带有主观性表述如“国内首次”、“国际首创”等，要求简洁、清晰、明了。

3 对于创新点的理解

对创新点理解出现偏差，导致检索词提取不准确或检索策略错误，导致密切相关文献漏检或所筛选的相关文献不正确。正确提取检索词并制定合适的检索策略是把控查新报告检索质量的关键，也是体现一个查新机构查新业务水平的重要标志。在实际的查新审核工作中，审核员应重点关注：（1）所选数据库是否与查新内容相匹配。（2）所有检索词是否涵盖了查新点的主要概念，相关的同义词、近义词是否引出，有无自创词汇或生僻的词，没有主题词的主要概念是否考虑了各种可能的表达方式。（3）判断检索策略是否涵盖了所有查新点，是否能体现查新员的检索思路，检索式的组配是否规范并符合逻辑。（4）对密切相关文献为零的课题，审核员更应格外重视，尽可能重新选取检索词或扩大检索范围。

4 相关文献的筛选

在筛选密切相关文献时经常会出现下列问题：（1）外文文献理解不准确。在国内处于领先技术的查新项目，其密切相关文献多数以外文为主，由于查新项目技术尖端，专业性强，而查新员的业务能力及专业知识有限，受专业背景或者外语水平限制，在阅读外文文献时，往往会出现偏差。这就要求要有较高的外语水平和较强的专业知识，准确辨析外文文献；对一些专业较强的术语，一方面可以通过相关的中文文献加以了解其正确的翻译，也可以请教专家学者。（2）仅根据所检索出的相关文献的题目、摘要内容从中筛选文献。在实际的查新工作中，有很多查新项目是以成分、技术指标或性能参数作为查新点的，而这些数据内容一般在题目或摘要中没有直接反映，必须查找原文才能决定取舍。针对上述情况，审核员审核时应对查新报告中的每篇相关文献进行核对，必要时需调出原文进行分析对比。

5 查新结论的审核

查新结论审核中容易出现的问题是：（1）结论的对比分析不能紧扣查新点展开异同性比对，而是简单罗列，冗长而不切题。（2）文字表达不精炼、不专业，出现口语化或模棱两可。查新结论中整个查新报告的最终评述，也是查新报告质量控制的重点，所以审核员对查新结论部分的审核尤其慎重，要从总体上把握查新结论的表述是否严谨、符合逻辑、客观公正。要经常与查新员沟通并展开讨论，判断查新结论是否紧扣主题，是否围绕查新点进行对比分析。有时对同一个查新项目的理解常会因人而异，当审核员与查新员针对查新点的理解出现分歧时，应认真听取查新员的理解，再一起分析，还可进行多方求证。

6 相关文献的著录格式

相关文献的著录格式不规范，报告排版混乱。对于一个查新检索机构来说，其查新报告中各项内容的书写格式、报告的整体版式应该统一。如相关文献的著录要规范一致：删除相关文献中与查新内容不相关的部分，补充查新内容中涉及需要对比的重要数据。报告中各项内容的字体、字号、行间距、计量单位也应该统一规范；但也不能一成不变，也要根据具体报告的总体格式进行适当调整，以保证查新报告的整体版式排列整齐、美观。

总之，查新审核是审核员对查新员的工作进行指导和监督，是整个查新工作的一个组成部分，审核员与查新员应是一种平等关系。所以审核员在发现查新报告中的问题，修正错误时，需要注意与查新员交流，不可居高临下、用命令的口吻告知查新员。应采取耐心、平等的态度，客观公正、有理有据地指出错误所在，使查新员信服并能积极配合进行修正，以保证查新质量及查新工作的有序进行。

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