高校档案收集存在的问题及对策探讨

蒋娟

（重庆教育学院，重庆400067）

1 高校档案收集存在的问题

高校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属于高校档案。档案的收集是指接受与征集档案及有关文献的活动，具体而言，即将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，有计划分别集中到各有关档案馆室的活动。高校档案馆室是本单位建立的综合性档案保管机构，它统一管理本单位党政工团档案、教学和科研档案、财会档案等。高校档案馆室在档案管理过程中普遍发现档案收集存在不足，尤其是我院在转制升本的过程中，需要档案支撑的材料很多，档案查阅量非常大，档案收集不完整这一问题尤为突出。

档案收集的不完整主要表现在：（1）移交档案的门类不完整，在高校档案馆室，绝大多数为文书档案、学籍档案、财务档案，而科研档案、教学档案、声像档案等数量较少；（2）移交档案的载体非常有限，多数为纸质档案，声像档案、实物档案很少；（3）不按时移交档案，一些立档部门没有及时向档案馆室移交档案；或者资料保存在部门，装具不够用时才想到档案馆室，匆匆移交；（4）资料不系统，不全面，收集的资料比较散，没有按照它们的形成规律，组成有机联系的整体，特别是一个项目或主题的档案不能任意打乱和分散，如有请示没有批复，或文件是复印件而非原件。人们的历史活动不是杂乱无章的，高校档案也不例外，因为档案要反映人们历史活动的本来面目。

2 高校档案收集不完整存在的原因

高校档案收集不完整，原因是多方面的，主要有以下四方面。

少数部门领导及兼职档案人员档案意识薄弱。档案的目的是保存备查，主要起凭证价值，因此档案工作不直接产生经济效益，更多的体现的是社会效益，在工作中，档案这一块容易被忽略也是正常现象。档案馆室本身并不产生档案，而它的档案，主要来源于学院各系各职能部门，他们对档案的认识决定了其档案工作的状况，又直接影响档案的收集。有人认为档案是本部门在工作过程中形成的文件资料，属本单位所有，没有必要形成档案移交；有人认为档案作为资料，放在自己的办公桌随时可查阅，非常方便；有人认为档案记录了本单位一些机密东西，不宜保存在档案馆室。这些模糊的认识直接影响档案收集工作。

档案馆室对各系各部门移交的档案监督不力，使文件材料不完整的问题没有得到及时解决。档案是历史的记录，它记录的都是过去的，不是正在形成和使用的资料，因此，它的全面收集就在我们各系各部门平时工夫的积累，平时档案的收集。如果平时不注意收集，在学年末总结工作时，再临时抱佛脚，仓促做档案，这样收集的资料自然不会十分完整、系统。当年的档案，由于各职能部门查阅非常频繁，一般要在文书处理部门或职能部门保存一年以后，才向档案馆室移交；在移交到档案馆室时，由于档案馆室人手有限，平时忙于档案的管理、查阅利用和编研，对于立卷中存在的一些问题，如归档文件不全等问题，无力一一全面检查，难免有疏忽的时候，这些问题得不到及时解决，就会成为遗憾，以后无法进行弥补；档案馆室平时有自己的工作，对各系各部门的具体档案也不是十分清楚，只能按常规对他们进行督促和监督，对他们形成的临时档案、帐外档案、特色档案并不在掌握之中，若他们不移交，这些档案就成了漏网之鱼。

各系各部门兼职档案人员流动大，加上他们平时工作忙，业务不熟，不能及时将该立卷归档的文件材料收集齐全。兼职档案员大多由学院各部门办公室主任或秘书担任，他们往往身兼数职，既是档案员又是信息员，既是收发员又是资料员。每天都有大量琐碎的事情等着他们去处理，可能工作一忙，顾此失彼，档案平时的收集就成了一个问题。再加上对档案的数量完整与质量完整缺乏辨证的认识。有的档案员只片面追求数量的完整，不管有无价值的档案都收集起来，一并移交学院档案馆室，这样就会造成档案的庞杂，增加管理上的负担；或者片面地强调“少而精”，突出某一部分，而缺乏某一部分，这样就会损害档案的完整。只从数量上把档案收集齐全了，而不把它们组成有机的整体，就不能反映档案之间的联系，就不是真正意义上的完整。

制度执行不严格，收集措施不给力。高校档案馆室制定了相关的档案收集制度，如《档案材料收集整理归档制度》，《档案的收集范围和保管期限》等制度，但有的部门在执行这些制度时不严格，导致档案收集不齐全；同时，档案馆室在执行制度时，对不按规定移交档案的部门，没有采取强硬措施，有些问题便不了了之。

3 解决档案收集问题的对策

鉴于上述问题的存在，我认为应从以下四个方面着手解决问题。

3.1 加强档案宣传力度，争取领导重视

《高等学校档案管理办法》、《高校档案工作规范要求》对档案的收集、接受和移交都作了明确的规定。收集、接受和保管是档案馆室的职责，各系各部门移交档案是他们的义务。对于这些规定，要大力宣传，要充分利用高校各种形式（学报、院报、校园网、广播、OA等），广泛宣传档案功在当代、利在千秋的意义，增强领导及兼职档案人员的档案意识，以动员全院教职工关心、支持学院档案工作，为档案工作的开展创造了良好的校园环境。

档案工作需要领导的大力支持。这是双方面的，有为才有位。首先是我们档案馆室自己干好了档案工作，及时为全院师生员工服务，为各系、各部门领导提供档案信息，让档案成为他们的好参谋好助手，他们对我们的档案工作满意了，他们才会大力支持档案工作，否则，领导的重视就是一句空话；其次，各系、各部门的兼职档案人员做好档案工作，主动提供档案服务，这样就能得到部门领导的重视。只有全院上下重视档案工作，在档案收集中遇到的问题才能迎刃而解。

3.2 建立档案管理网络，培训档案专兼职干部

高校都建立了档案馆室，配备了具有大学文凭的档案专职干部，集中统一管理高校各种门类，各种载体的档案。“为有源头活水来”，档案馆室的档案来源于各系各部门，需要他们支持档案馆室的工作，因此要建立和完善档案管理网络，才能纲举目张。档案馆室要定期召开档案工作会议，布置、检查、交流档案工作，从而保证了档案工作的顺利进行，这样就保障了档案的来源和加强了各部门工作职责。

加强档案专、兼职干部业务培训。高校可采取走出去、请进来的办法，从理论及实际方面培训档案干部，不断提高档案干部的业务素质。高校通过聘请业内的专家或馆长对专兼职档案干部培训，如我院曾聘请重庆市教委档案室主任、档案专家费老师，重庆师范大学档案馆张馆长对我院档案专兼职干部培训，这种培训针对性强，有的放矢，注重理论与实践相结合，对提高档案员的业务理论和业务技能是非常必要和有益的；或组织档案干部到同类高校参观学习，如我们曾组织部分专兼职档案干部到重庆交通大学、重庆文理学院等高校参观学习，通过实地参观学习，开阔了他们的眼界，拓宽了思路，有利于他们今后开展工作。

3.3 采取有效措施，调动兼职档案人员的积极性

兼职档案员由于档案工作具体而烦琐，工作量大又不易作出成绩，且随着学院改制升本，对档案员提出的要求又高，我认为应采取有效措施，调动其积极性。在选拔兼职档案员时，应考虑其是否具备基本素质：政治可靠，有一定的专业知识和奉献精神，并进行岗前培训，让其知道档案工作的基本知识。一旦建立了一支稳定的兼职档案员队伍，学院应采取有效措施稳定队伍，通过继续教育等方式，提高队伍政治、业务素质，关心他们的切身利益，努力解决他们的后顾之忧，尤其是从制度上明确评定职称及晋升的条件和要求，这对调动其积极性提供了制度保障，让他们作到心中有数，有利于充分发挥其积极性。

3.4 把档案工作纳入部门工作目标管理

有些部门档案收集移交做得非常好，但有的部门或个人在该移交档案时，以种种借口为由，拖延移交档案时间或干脆不交，针对这种情况，档案馆室作为档案专业机构，争取学院领导的大力支持，以文件或OA等形式通报，表扬其做得好的部门，通报批评比较差的部门，并在学院领导的重视下，由办公室的牵头，把各系各部门的档案工作纳入部门工作目标管理，建立一套行之有效的制约手段和措施，这样就从制度上落实了档案的收集工作。

我院应充分利用转制升本契机，大力宣传档案工作，争取部门领导重视，健全档案管理网络体系，把档案收集落到实处，只有这样，才能不断丰富馆藏，档案的利用工作才能得以顺利开展。

［1］国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范.成都：四川科学技术出版社，1994.

［2］邓绍兴，陈智为.档案管理学.北京：中国人民大学出版社，1989.

［3］吴宝康.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，1988.

［4］中华人民共和国教育部令第27号（《高等学校档案管理办法》）2008.