企业信用管理制度的创新探析——湖南永利化工股份有限公司企业管理新探索

龙小兵

湖南永利化工股份有限公司（简称永利公司）是于2002年8月8日经湖南省人民政府批准，在湖南省工商行政管理局登记注册，由湖南株洲化工集团有限责任公司改制控股组建的股份有限公司。公司主要生产经营化工基础产品，注册资金10192万元，目前公司资产总额为37277万元，2006年销售收入为31022万元，资产负债为61.1%。主要产品有硫酸、钛白粉、普钙、高纯磁性氧化铁、液体二氧化硫、硫酸亚铁等10余种。公司自2002组建以来，便着手创建现代企业管理模式，进行管理流程再造，全面按照现代企业制度的要求规范运作。2006年，公司实施了一套比较完善的，科学的经营管理方案，即商帐管理制度。从而全面提高了企业管理水平，有效地促进了企业各项经济指标的全面提升，特别是2006年，销售收入、利润等主要经济指标与往年相比都有的大幅度的增长，为公司上市打下了良好的基础。

一、商帐信用管理制度提出的背景和理由

（一）商帐信用问题是当前制约企业

发展的瓶颈信用风险和应收帐款管理问题是当前影响企业经营成败的关键因素之一。由于我国企业的经营环境已经发生了根本性的变化，买方市场和信用交易方式成为必然的和主导的趋势，但是尚不健全的宏观信用管理体系和企业在内部管理上对信用风险控制能力的严重不足必然带来巨大的市场信用风险（企业的信用约束不足）。

（二）商帐信用管理在企业经营中具有核心作用

信用与信用管理在现代企业发展中具有至关重要的作用。现代市场经济本质上是信用经济。在现代企业的市场运行中，信用是一项最重要的资源。在发达的市场经济体系中，一个成功的企业却可以凭借信用使其经营规模超出自身拥有现金的几倍。企业通过银行信贷、客户的赊销（信用销售）、应收帐款的代理出售（保理）以及信用保险等多种方式，创造远远大于现金规模的价值。

（三）加强商帐信用管理是永利公司强化管理的迫切要求

永利公司成立前的公司是典型的国有企业，在内部经营管理机制上缺少信用管理职能，造成大量应收帐款被拖欠。从2002年10月底的数据看，永利公司应收帐款余额高达6243.93万元，超过公司三个月的营业收入，相当于公司年净利润的6倍多，应收帐款周转率不到四次。并且帐龄分布极不合理，三年以上的应收帐款占45%左右，2～3年占12.72%，这应蕴藏着巨大的信用风险，经营管理成本得不到有效控制。如不采取有效措施，将给新成立的永利公司带来不可预计的损失。

二、创新企业商帐管理的主要内容

（一）建立客户信息档案

客户档案的主要内容包括基础资料、客户特征、业务状况、交易现状。此外，还应该建立客户信用状况的相关资料，包括客户概况、历史状况、组织管理、经营状况、财务状况、内部评价、信用记录、行业分析、发展前景等方面的内容。

（二）设立信用管理部门

企业的信用管理部门的主要功能就是在企业信用政策允许的范围内做好客户风险管理、应收帐款管理、商帐管理三个方面的工作，其主要的目的是增加销售、加速现金周转、减少企业的贷款、改进客房户关系等。

（三）客户资信管理制度

客户资信管理制度是指以客户的信息资源和资信制度为核心的一套规范化管理方法。客户档案是实现客户信息系统化管理最基本的工作和资料来源，产品开发、销售计划、营销策划、客户访问、资信调查、信用评定等等，这一切都是以客户档案为基础的。在客户档案管理的过程中，需要遵循动态管理、突出重点、灵活运用、管理制度化、专人负责的原则。在这项管理制度中，信用管理和资信调查是两项核心工作。客户的信息管理是信用风险控制的基础，企业应当投入一定的人力、物力和财力，并且应当作为企业管理制度中的一项重要内容加以贯彻落实。对客户的资信调查也应当经常化、制度化地进行，盲目信任客户往往是造成日后拖欠乃至坏帐的根源之一。

（四）内部授信制度

内部授信制度是指企业在交易决策过程中执行一套科学的信用审批方法和程序，包括“信用申请审查制度”、“信用额度审批制度”和“交易审批制度”。通过这项制度，可以明确企业与客户的信用关系，分清企业内部各部门和各级决策人员的权限和责任，使应收帐款控制在一个合理的范围之内。授信管理工作的核心是信用限额的制订，通过一系列科学的、定量化的信用评估、控制方法，形成企业内部的信用制约机制。

（五）应收帐款管理制度

关于应收帐款管理，许多企业已制定了一些相应的管理制度，但是这些管理制度还远远不能适应现代企业管理的要求。存在的主要问题是缺少管理的系统性和科学性，比如在应收帐款管理的各个环节缺乏系统性，只是注重事后的强行收帐，缺少事前和事中控制。在时间和风险上，忽视应收帐款的流动性和实际成本的核算。按照应收帐款管理制度的要求，企业分别建立“综合性销售分类帐管理制度”、“帐龄控制制度”和“欠款催收制度”。

三、创新商帐信用管理的主要做法

为有效规避营销风险，强化和监督公司营销信用工作的全程管理，加快资金周转速度，增强企业市场竞争力，永利公司针对企业现状和外部市场不断变化的需求，从创新企业管理入手，组织实施商帐管理创新工作。实施商帐管理的总体思路：在对产品市场、客户信用状况进行调查、分析和评价的基础上，建立营销信用信息平台；依据客户的信用信息，结合公司在不同时期的营销策略，评定、调整客户的信用等级和赊销授信额度及期限；根据对客户的授信结果，审查控制赊销合同的签署和发货；动态跟踪、催收货款；针对客户信用恶化状况，分别采取不同措施，及时追收逾期帐款，审慎处理坏帐损失。

（一）创新客户信用信息管理模式

为了使商帐管理工作能够得到有效地组织实施，公司成立了专门的领导小组，下设商帐管理办公室，以此加强组织领导，并明确了相关部门的工作职责，确保工作顺利开展。

（1）营销部负责建立并及时补充，更新客户信息档案，按要求向商帐管理办公室报送客户信用信息资料，商帐管理办公室负责拟定客户信用信息资料报告基本格式。

（2）财务部负责对应收帐款进行定期或不定期的核对清理和审核赊销发货及提供客户信用等级评定和授信的相关信息。

（3）公司办公室负责确定客户信息资料及其相关的信用评价资料的密级，以及提供法律援助。

（4）创新客户信息书面资料的管理程序：客户信息书面资料（含电子文档）的传递、借阅要求按照相应权限或临时书面报批方式办理相关手续，资料提供者负责建立并保管交接签收记录或台帐。其中成套客户信息资料汇编、录入、使用、保管者以及有权接触客户信息资料而离开公司者应当签署商业信息保密承诺书交公司办公室备查。只有对客户信用有使用权限的人员才有客户信息的查阅权，各业务员只拥有自己负责联系的客户的信息查阅权，客户、公司内外与此无关的人员一律不得查阅。这要从各项环节入手，严把客户信息局面资料的保密关，防止企业商业秘密的泄露给公司带来经济效益的损失。

（5）建立客户信息情况报告制，并以表格形式填表存档备查。客户信用信息报告表由销售业务员和或公司指派的客户访问人、商帐管理员单独或联合填报，其中无法确定或采用常规方式难以确定的内容可以不予填报，但必须附注书面说明；对于报告表没有要求填报的内容，但填报人认为有价值的相关资料可以补充填报或提供相关资料。填报人必须书面签名，并就相关资料的真实性及时效性签署书面承诺书。

（6）加强对客户资信情况的时效管理，明确责任人。客户资信评价和授信结果执行时效原则上在一年以内。如因客户信用信息失真或未注明信息使用时效，导致客户资信评价失误的，填报人为第一责任人；如因知悉客户发生重大不利事项而未及时报告并补充，更新客户信用信息的，公司第一知情人为第一责任人，无法确定第一知情人，负责联系该客户的销售业务员为第一责任人。

（二）创新和建立客户授信和资信评价体系

自公司成立以来，就开始对不同客户进行调研整合，根据不同客户的经营现状、经营目的和经营方向进行全面了解，本着实现共赢目的和原则，有选择性地与之建立长期战略合作伙伴关系。对不同的客户进行资信评价和授信测试，从而建立了一套完整的科学的客户资信评价和授信体系。

（1）客户资信评价。通过对客户信用调查资料的分析，结合公司的实际，评定赊销客户的信用等级、信用额度信用期限。为此该公司采用严格的客户资信控制制度，对每个用户都建立档案做好每个客户购货数量、付款情况的记录。根据用户不同的资信情况、业务量大小给予客户相应的信用额度，如果超过规定的时间（资信天数）不付款或订货总量（欠款金额+新订单金额）超过信用限度，就停止发货。

（2）客户信用等级划分。根据客户信用调查，分析资料，针对客户特性、经营能力、资金状况和交易历史以及是否拥有可进行担保的财产等情况进行综合评估，公司在内部将客户信用等级划分为四等十级，即“AAA级——信用极好；AA级——信用优良；A级——信用较好；BBB级——信用一般”等等。对信用等级在“BBB级”以下的客户不予授信，也不允许赊销。

（3）授信额度评定仅针对提出赊销要求的客户而实施。对未提出赊销要求的客户，如果该客户信用等级在“AA”以上，可以申请对该客户授信赊销。但必须在授信审批后方可依此与客户接洽谈判。

（4）所有新增客户前三个月或前三批业务原则上不予赊销。如果确实需要赊销的，其信用等级必须在“AA”级以上。

（5）赊销授信结合信用额度、期限、结算方式、信用折扣、价格和提供风险抵押、担保等各种方法灵活运用，尽量降低风险或使风险与收益对称。

（6）未经公司商帐管理领导小组特别批准，实际发生信用赊销总额（含商帐管理方案实施前超额部分）不得大于公司现有应收帐款帐面总数。

（7）授信额度的使用权限。超额使用，由公司商帐管理领导小组成员会签，总经理审批；80%～100%的额度使用，由营销部长审核，公司主管营销副总经理审批；50%～80%额度使用，由营销部长审批；50%以下的额度使用，由营销部长授权审批。

（8）赊销担保。如果合同承办人或发货申请人认为有必要突破授信额度或期限与客户签署赊销合同或超额发货，除按要求履行批准程序外，合同承办人或发货人申请必须签署货款回收担保书。担保额原则上不得超过担保人过去两年的稳定收入。否则，需用相应价值的可变现财产进行抵押。一旦逾期，先追究连带还款责任或者赔偿损失，再安排待岗清收，清收费用自负。

（9）在方案实施之前超额或超期赊销的，要求及时核对帐款予以追收，与对方签订有效还款协议，在年底前将赊销额度降低在授信范围内。如即未收回，又未签署还款协议的，按照原签署担保文件，追究相关责任人赔偿损失。

（10）商帐管理办公室应根据客户信用信息资料和公司营销策略的变动，每年至少组织一次对客户信用条件的全面审核与调整，交商帐管理领导小组审定。当客户的生产经营或信用状况出现较大的变动时，业务承办人和商帐管理员应当根据业务拓展需要或预警信息，及时提请对该客户进行资信评价和授信。公司产品的市场行情或经营策略期间发生重大变动时，商帐管理领导小组应研究及时予以调整。一旦客户出现如下情况：①欠款总额+合同金额＞资信限额;②欠款时间超过规定的资信天数。企业对该客户新订单就不能履行，该客户便进入了“黑名单”，配货单就不能开出，并发出了预警报告。如严重超过信用限度亮红灯，达到信用额度亮黄灯。不超过信用额度亮绿灯。进入黑名单的客户要由有关部门审核分析原因，并采取相应措施，在增加销售和防止坏帐中取得一个平衡点。一般对“黑名单”的释放，必须经财务总监或总经理审批后方可释放。

（11）客户要求对其信用等级，信用额度或期限进行调整的，须提供书面申请，或者由业务承办人代为申请。原则上，每次调整增加额不得超过原有授信额度。

（三）创新应收帐款的动态跟踪管理

应收帐款是企业流动资金周转的主要来源之一，应收帐款的主要功能是增加销售，减少存货。应收帐款的成本包括机会成本、管理成本、坏帐损失成本。如何做好应收帐款的及时回笼，公司在此方面采取了一些新的举措，改变了工作重心，实行全程动态跟踪管理。

（1）应收帐款实行全程动态跟踪管理，以事前控制为主，结合相关控制软件，将控制的重心前移至发货环节。

（2）应收帐款清查核对。财务部和营销部分工合作做好应对帐款清理核对工作，至少每年签署一次书面对帐文件和还款协议。其中，对于存在“一户多头”的赊销客户应当逐月核对；对于存在商务纠纷的赊销客户，应当在下一批货物发出前核对，协商完毕并签署相应处理文件。

（3）公司关联方赊销单位。不需要出差的先款后货结算销售客户；商帐管理领导小组委托财务部牵头对帐的赊销客户，其中包括：既是公司用户，又是公司供应商的客户；先货后款结算的赊销客户；需要外出对帐的先款后货结算销售客户。

（4）应收帐款的核对、清理和追收应该遵循谨慎性及时效性原则，并充分考虑成本与效益，做到证据充分，有理有利。尽可能采用书面方式，并且将相关资料纳入客户信用信息档案进行管理。

（5）财务部销售核算员和商帐管理员应当经常对客户赊销回款情况进行监控。一旦发现逾期或违规超额发货情形，必须尽快向商帐管理领导小组发出警醒报告。

（四）加大对逾期帐款清收和坏帐处理的工作力度

逾期帐款和坏帐损失一直是企业经营工作的一个难题，也是资金沉淀和占用资金、消耗企业资源、侵蚀利润的两个拦路虎。为此，在创新企业商帐管理过程中，公司着重对这项工作的开展加大了力度，采取了一些行之有效的强制手段，并受到了较好的效果。

（1）在合同内销期内，客户如发生资产重组、单位变更，营销部应及时了解债务拟定继承人的信用信息，经批准后方可签署债务转移文件。债务人死亡，破产清算的，营销部应及时报告并采取清收措施，尽量降低损失。

（2）对于历史遗留的逾期赊销帐款，如果已经停止交易，可按照公司清欠管理办法，报经公司商帐管理领导小组批准后交清欠办处理。

（3）对执行后发生的逾期帐款，一律由相关责任人负责清收。自赊销产品发出至货款逾期三个月以内的价款回收与催收的示范流程和方式授权营销部拟定。逾期三个月仍然未能回收的，由商帐管理办公室会同法律顾问写出专题调查报告，报公司商帐管理领导小组研究后，采用司法手段进行强制性清收，确保企业经济利益不受损。

（4）呆坏帐的处理。呆坏帐处理主要由销售部负责，对需要采取法律程序处理的由公司领导专案研究处理。进入法律程序之前，应按照呆坏帐处理，处理后未能有结果，且认为有依法处理的必要，再进入司法程序。呆坏帐移送公司后，应将造成呆坏帐的原因，及责任人应承担的责任调查清楚，提交公司决策层研究。在回收货款过程中，若发现收款异样或即将出现呆环帐时，必须迅速作出收款异样报告，通知公司有关法律人员处理。若有“知情不报”或“故意蒙骗”的情况，应当追究当事人的责任。尤其应该强调的是业务员离职或调职，必须办理移交手续。其中结帐清单要由各部门共同会签，直属主管应负责实地监交，若移交不清，接受人可拒绝承受“呆帐”（须于交接日期起规定日期内提出书面报告。）否则就应承担移交后的责任。

四、创新商帐信用管理的效果评价

（1）管理水平得到全面提高

在销售与回款业务流程中全面实行规范的信用管理，大大提高了公司核心业务流程的效率，降低了失误率和风险发生的概率。例如，公司利用计算机进行客户的信用评价和日常发货回款控制，简化了管理程序，提高了业务效率。

（2）有效地改善了公司应收帐款的市场结构和客户结构

通过对公司全部客户的评级和分类，区分了不同客户的价值和风险。自商帐管理制度实施以来，货款回笼率均达到100%以上，市场结构发生了较大变化，大客户策略见到成效，优化了客户群，20%的大客户占发货额的80%以上，直接用户、流通市场和自营网点的比例达到了7∶2∶1；已纳入规范管理的客户达到6000多个。

（3）提高了资金周转效率

通过系统的应收帐款管理，公司每年的资金回笼率均达到100%，应收帐款的周转率有较大幅度提高。

（4）应收帐款的风险大幅度降低

在实施的第一年，无风险客户就净增近500万元，主动控制的风险客户下降了800余万元。其中在实施的第三个月，公司收回的逾期帐款就达200多万。公司的应收帐款从6000多万元，到2006年底降为3000多万元，应收帐款额大大降低。

（5）发展、改善了大客户的战略合作关系

现在该公司已与200多个大客户结成战略合作伙伴关系，并向战略合作伙伴客户提供近2000元的信用额度。特别是已经结成战略合作关系的大客户，给予比较优惠的信用政策，通过优质的信用服务工作，使与用户之间的合作有了更大的发展。实现了合作共赢，共同发展的目的。通过实施该项管理创新成果，全面提高了企业现代化管理水平，有效地促进了企业各项经济指标的全面提升，企业的经营环境得到了质的改善。