加强中职学校档案管理工作之我见

石先兰

（合浦师范学校，广西 合浦 536100）

学校档案是学校在教学、教育、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图像等不同载体的历史记录，是学校历史发展的缩影和人才培养的写照，因而具有丰富的内涵和较强的社会历史、经济、文化价值。它不仅客观真实地反映了学校发展的整个过程，而且为学校的持续发展提供了历史依据。档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育工作经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都具有不可估量的作用。

近年来，我国中职学校正在进行着教育事业的重大变革，档案管理工作作为中职学校工作中重要的组成部分正面临重大的改革及挑战。那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？我认为应从以下六个大方面加强中职学校档案管理工作。

一、提高档案管理创新意识，加强档案管理硬件建设

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，必须组织好对《档案法》的学习与宣传活动；做到结合实际，领导带头学习和贯彻落实《档案法》。通过学习与广泛宣传，教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持建档工作，并自觉地维护学校档案工作。新时期的档案管理工作必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。学校还应加大投入力度，加强档案管理硬件建设。硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案质量管理的必备条件。学校设置专门的档案室，需配备计算机、扫描仪、数码相机、空调、除湿机、防磁柜等设备，安装网络版档案管理软件等，可容纳行政、教学、科研、财务等档案资料。档案应通风性能良好，符合“三无”“八防”要求，加强档案室硬件建设，以确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

二、建立档案管理网络，完善科学的档案管理机制

档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志、评估的内容之一。学校应建立档案管理的工作网络，形成以学校领导挂帅，办公室分管理，档案室具体负责，各职能部门及科室协作共抓的四级管理网络，对档案工作进行科学规范的管理，并且实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即把档案工作纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

学校的档案管理要配备专职档案员，建立综合档案室，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案，各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责搜集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。学校主要领导重视并亲自过问档案工作，从组织上保证档案工作的顺利开展，就能较好地解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。

三、加强档案员综合素质的培养，提高学校档案管理水平

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质的高低。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要求从事档案工作的专职档案人员必须思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、具有较好的政治素质和较强业务能力，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”。档案员要加强自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，加强档案专业知识理论的学习。学校要健全档案室工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。另一方面建立好档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑，热爱档案事业，甘愿默默奉献的人担任档案员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。

四、加强档案信息化建设，实现档案管理的规范化、标准化

目前，网络技术已普及，学校网络建设已完成，教育教学活动离不开计算机网络设备，教职工的日常工作也离不开办公自动化，档案部门全面应用微机化管理也是大势所趋，但是由于档案的特殊性，而且档案部门在应用新技术方面总是有一定的滞后性，因此学校档案室要加强对电子文件的管理。电子文件的收集归档、管理应作为当前学校档案信息化建设的重点，档案室应该针对本区域移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法，同时还要有选择地对电子档案进行归档。对其归档时，应避免与纸质档案重复，在档案室经费紧张的情况下，电子文件应求精而不能求全，避免信息资源和资金的无谓浪费。此外，逐步扩大对电子文件的归档范围。档案以文字、图形、符号、声像等手段记录人类的文化知识，电子档案只是对纸质档案起补充作用。档案部门应明确电子文件归档的时间、范围，建立一个大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准，以保证档案信息资源的共享。电子档案形成后，要制定保密和备份制度，使电子文件尽可能处在安全保密状态。

充分利用校园网，搜集整理档案信息，建立电子档案管理数据库。鼓励各部门以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，如照片、录音、录像、文字等，把档案软件管理系统接入学校的校园网，实现档案查询和检索自动化。

加强教学档案建设，突出中职学校室藏特色。中职学校在专业设置上具有行业特色，注重应用型人才的培养。鉴于此，应加快建立本校重点专业、精品课程的特色数据库档案建设。另外，档案具有一定的保密性，有使用权限的问题，但网络易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多因素的威胁。因此，要注意建立档案信息化安全保障体系。

五、明确要求，加强监督，确保档案管理的质量

学校的档案来源于各基层部门和处室，校级档案部门或人员对各基层部门和处室提交的各类档案起集中、整理、归档作用。为便于整理和归档，形成完整的全校性档案系统，学校的档案部门应该对各基层部门和处室的档案收集提出明确的操作性要求，甚至提供模板和标准样式。以举办一次重大的校企联谊活动为例，应该要求完整收集和提供举办本次活动的申请、活动方案、领导批复、活动筹备工作分工、邀请函样本、嘉宾名单及联系方式总表、活动议程、主席台卡及摆放位次、礼品发放清单、嘉宾签到簿、领导讲话稿、新闻报道稿及校报样刊、电视新闻录像文件、学校的全程录像、活动图片，等等。档案收集的要求越详细越具体，基层档案员操作起来就越有方向感，越有针对性，这是校级档案建设工作提高质量的重要前提。

档案的完善靠的是日积月累，靠的是档案人员的事业心和责任感。对于不负责任而时时处处被动工作的基层档案员来说，可以长年累月“看不到”一份值得收藏的档案；对于有心人来说，则是处处留心皆档案，大到一个方案、政策的酝酿、研讨和出台的过程综述，小到一份临时的会议通知、一份传真、一张照片、一份请柬，都会有相应的收藏价值。所以，对各处室的档案员，在科学指导的同时，一定要加强过程督查，及时提醒与敦促，以防有些宝贵资料稍纵即逝。对于事关重大的影音资料、电子文档，更要予以高度重视，要指导相关人员在电脑中分门别类存放，及时整理，定期清理，必要时可以在交档之前拷贝复制，以防万一毁于病毒或发生其他意外损害，产生不可挽回的损失。

六、强化管理，服务现实，发挥档案利用职能

信息技术的高速发展，网上政府、远程利用的出现，使得越来越多的文件材料将直接通过信息网络为学校的发展服务，中职学校档案的服务功能也应得到更大发挥。学校的相关信息准不准确，内容丰不丰富，质量高不高，与档案管理水平的高低有很大的关系。因此，档案工作者不仅要“管好”档案，更要“用好”档案。要在保证真实可靠的前提下，将有价值、可公开的学校相关信息通过一定的加工、处理后公之于众，加强对学校各项工作的宣传，提升档案的服务水平，变被动提供查阅为主动提供信息，提高档案的价值，使其发挥更大的作用。此外，要加强对档案管理的效果评估，将其作为检验档案管理效益和效率的基本途径，通过正式与非正式评估、内部与外部评估、量化与非量化评估，达到有效配置资源、提高服务水平的目的。

总之，中职学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，在做好档案收集、整理、归档工作的同时，还要做到主动提供利用服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏，注重收集质量，提高档案利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度把学校档案工作做得更好，使之更好地服务于学校、服务于社会。

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