谈高校档案管理模式的发展与问题

苏梅

（河南大学艺术学院，河南开封475001）

谈高校档案管理模式的发展与问题

苏梅

（河南大学艺术学院，河南开封475001）

高校档案管理模式的发展趋势是传统的档案管理模式走向现代化的档案管理模式。高校各档案部门应从转变思想意识，树立新的观念入手，以提高人员素质为根本，实现档案管理的科学化、规范化、现代化，为教学、科研提供最大效益的服务。

高校档案工作 管理模式 发展趋势 存在问题 措施

高校档案是高等院校在从事教学、科研及管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它历史地记录着学校的过去和现在每一项工作活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。如：我院利用百年校庆，通过“校歌”、“图片”、“文字资料”、“声像资料”等多种形式来再现我院的历史，了解我院艰辛、辉煌的过去，了解我院从建院到今天，值得骄傲与自豪的专家学者与优秀学子，他们的成功无不闪耀着自强不息、艰苦奋斗的精神。这些名师名生使大学生学有榜样，从而更加热爱母校，热爱所选择的专业，激发他们立志成才的雄心壮志。因此，档案管理工作是学校重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容。高校档案现代化的管理模式也迫在眉睫。

一、高校档案管理的范畴、性质及特点

高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，包括档案资源管理和档案中所包括的信息管理两部分内容。就工作性质而言，高校档案工作是一种专门的管理活动，作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。就工作特点而言，档案管理活动与其他文献管理活动一样，包括信息的输入、储存、加工、输出等这样一个信息传输的过程，是一种信息控制系统，但它又有自己的特点：（1）档案资源积累过程的缓慢性。档案资源的积累靠的是档案管理者平时的用心，如：校领导出国访问、专家讲学、校重大活动等的声像、图片、文字等资料，各院的教学活动、教务材料收集、整理、归档等。（2）档案管理过程的阶段性。（3）档案管理活动对档案形成者的依附性。（4）档案管理工作对社会的相对封闭性。为此，我国对高校档案管理工作的基本要求：完整性、完全性、科学性、规范性、经济性、现代化。

二、高校档案管理模式的发展趋势

传统的档案管理模式是人工管理模式，在人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其繁琐，对于文档的更新与维护也存在着很多困难，严重影响了档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，给档案的保密工作带来了很大的威胁。而现代化的档案管理模式是运用网络技术进行现代化档案管理，其优越性有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是高校档案管理走向正规化、科学化、现代化的重要条件。因而，高校档案管理模式的发展趋势是传统的档案管理模式走向现代化的档案管理模式。

三、当前存在的问题

1.各级管理层次档案意识薄弱。

大部分档案来源于基层单位即各教学院（系）、管理职能部门，但许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则，缺乏规范化的操作程序。很多院（系）的档案管理人员为兼职，没有受到专业的档案管理工作培训，甚至有的兼职档案管理人员连教学档案的归档范围，保存期限和立卷归档的原则，以及立卷归档的程序都知之甚少，档案意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保存等常规性的工作，建立档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致了归档材料的不齐全或不完整。

2.归档内容程式化。

高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使高校档案的门类、数量、信息量大大增加，档案内容也日趋复杂和多样，还用传统的档案管理模式远远不够时代发展的需要，还有部分院（系）对档案管理重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，教学档案还停留在纸质档案、档案柜保存的状态，工作效率低，还增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度，已不适应现代教学改革和教育事业发展的需要。

3.管理体制不完善、手段落后。

高校院（系）处于教学、科研和管理的第一线，是教学档案最直接的来源，对其资料的收集和整理如果没有一个系统有序的管理体制，将严重影响教学档案的质量。有些高校仍然采用原有陈旧的管理模式，在当今电子技术飞速发展，特别是网络技术飞速发展的时代下，有的高校档案部门硬件设备落后，软件还使用单机板，更新不及时。而目前我国大多数高校对档案管理主要依赖传统的手工管理方式，工作效率低，无法满足学校和社会各方面的需要，特别是难以适应高校评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。

四、措施

1.加强档案意识、增强服务意识、提高专兼职队伍素质和服务水平。

档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系。要不断加强教学档案管理重要性的宣传。高校档案馆要定期召开档案工作会议，组织档案管理人员学习国家有关法令，学习《档案法》、《保密法》，增强各级档案管理人员的档案意识，落实各级教学档案责任制。专职档案管理人员要定期对院（系）兼职档案管理人员进行培训，系统地学习档案专业理论知识，如：《文书学》、《档案管理》、《科技档案管理》、《档案学概论》、《档案保护技术》等。院（系）兼职档案管理人员处于教学、科研和管理的第一线，对此加强档案主体意识和获取意识的教育，利用档案信息守法意识，加强档案信息的保密意识、传播意识和更新转换意识。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用，教学档案管理者要解放思想、更新观念，从封闭的档案管理机制中摆脱出来，加强各类教学档案的编研工作，对档案进行系统地整理工作，提高档案的利用价值，变被动服务为主动服务。利用计算机和网络探索教学档案的现代化管理，通过构建网上服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务，将电子档案归档，把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，通过网络向广大师生服务，方便师生检索和查询资料，从而更好地提高教学档案的服务水平。

2.科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化。

第一，改变过去那种没有行政管理制度和文件传阅制度的状况，完善制度，使档案工作有据可查、有法可依、有规范的指导，从而使档案文件及时、完整、有序地归档。第二，对院（系）各方面的档案管理工作进行明确分工，指定专人或兼职负责，协调一致。各院（系）的教学工作、科研工作、文书工作都应由不同人员分别承担，实施分头管理、明确分工、协调一致。“要树立大档案意识、大文献意识，用‘整体功能大于部分功能之和’的系统论观点来指导档案工作”［1］，这样可以集众人之力，收集体之功。第三，对各类档案进行具体管理。

3.利用现代化手段管理档案。

利用现代化手段管理档案，既是档案工作发展的必然，又是提高档案工作管理水平和档案工作效率的一项重大措施。早已有论者指出：“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。”［2］为此，高校领导应积极为档案管理工作创造条件，购置先进设备，使档案管理工作的现代化管理水平提高到一个新层次。为此，高校档案信息化建设需要：第一，需求分析。调查现有档案资源情况，了解业务部门实际需要，寻求学校主管部门支持，这一系列问题得到明确解答，档案信息化才能成为可能。同时应该吸取其他档案部门的经验和教训，解决档案信息化面临的瓶颈问题，然后制定信息化的模式，这一步需要档案业务部门、归档部门、开发人员共同参与。第二，信息化目标的确定。这项工作不仅要看到当前，而应着眼于未来。根据档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。第三，信息化团队构建。由于分工和定位不同，信息化团队需要管理型人才、研究型人才、业务型人才等不同角色。用现代化手段管理档案，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，才能有利于信息化档案管理的建设和发展。第四，信息资源体系整合。如：校内信息资源整合、优化馆藏档案目录、构建档案信息网络等等。

4.搞好档案的开发利用。

搞好档案资料的开发利用，使其为学校各项工作的改革发展服务是档案管理工作的中心任务和最终目的，是档案工作者诸环节的出发点和落脚点。它决定着档案工作的发展方向，也是衡量档案工作好坏的标准。因此，档案管理人员要做好档案的开发利用工作，首先要明确指导思想和要求，其次要认真做好档案的利用开发服务工作，及时、准确、有效地为教学管理和教学改革服务，在服务中体现档案利用工作的价值。

总之，现代化的档案管理是一项运用多种科学知识、多种专业配合、多种部门协作、多环节配套的复杂系统工作。在知识经济时代，信息档案管理事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分将对科技的发展和社会的进步产生重大影响，占有举足轻重的地位。高校档案现代化管理即信息化建设对高校档案管理模式和管理工作人员都提出了更高更新的要求。为此，高校各档案部门应从思想意识的转变，树立新的观念入手，以提高人员素质为根本，实现档案管理的科学化、规范化、现代化，为教学、科研提供最大效益的服务。

［1］姜之茂.资源共享与档案馆.中国档案，1999，12.

［2］冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论.中国人民大学出版社，2001：57.