开放教育教务管理信息查询平台刍议

2011-03-20黄正明

文教资料 2011年32期

黄正明

（天津广播电视大学，天津 300191）

随着开放教育的深入发展，远程教育环境下开放教育教务管理工作的重要作用和地位正在不断显现出来，而开放教育教务管理模式显现出诸多不适应性，如开放教育教学理念与模式亟待更新、过程管理存在不足、师生的互动、沟通渠道不畅等。为此，我们在进行现状分析的基础上，通过构建开放教育教务管理信息查询平台，将有助于强化过程管理，加强与学生的沟通，为远程开放教育模式的进一步探索奠定基础。

一、开放教育教务管理信息平台的需求现状分析

1.国家学籍学历管理要求进一步加强和规范过程管理

教务管理工作必须适应远程开放教育发展的需要和教育部关于学籍学历规范管理的需要。过程管理缺失和管理中诸多潜规则的存在是造成不适应性的主要因素。

（1）过程管理的不足亟待弥补。

目前过程管理不足主要表现在两个方面。一方面是开放教育的管理制度不完善，缺乏细化过程管理的要求。以学籍管理为例，一系列学籍管理办法与规程的制定，保证了常规学籍管理工作的顺利进行。但应看到，学籍管理办法及相应规程所涉及的问题，都是目前管理中不能不面对、不能不管的问题，比如学籍注册、成绩、学籍异动、毕业、学位等，而对过程的管理，如学籍有效期问题，只规定了八年有效，而对学生在八年之内是处于什么状态，学生所处的学籍状态具有的相应权限等根本没有明确规定。另一方面是教学点、省级电大、中央电大的分级管理制约了过程管理。分级管理实质上是分权管理，上级电大的管理依赖于下级电大定期上报的结果，作为过程管理的重要组成因素，信息的全面性、准确性、时效性及数据的统一性既然已难以保证，过程管理就难以实施。

（2）管理中的潜规则亟待规范。

目前的管理中存在着许多潜规则，这些潜规则都是缘于管理办法、规程不完善，各级电大的理解力和执行力存在差异，缺乏过程管理的监控等。如毕业审核前发生毕业生信息更动、学生成绩更动，中央电大生成电子注册号后要求取消毕业资格、恢复学籍等现象，下级电大往往都以管理人员失误、保障学生权益为理由，中央电大则因不了解省级电大的要求是否到位、管理机制是否完善、学生是否被明确告知等过程，而只能被动地处理。潜规则的存在势必导致各级电大怠于过程管理，将必要的过程管理一概简化为结果管理。而这些潜规则与教育部日益规范的要求存在着冲突，制约着电大的规范管理，如不彻底规范，将给中央电大的学籍管理造成很大被动，最终必然损害学生的正当权益。为此，通过信息平台的建立，将管理的要求告知学生，发挥学生的监督、督促作用，弱化部分管理人员不良管理意识的干扰，根除潜规则，强化规范管理。

2.开放教育教务管理理念与模式亟待更新

开放教育教务管理是经过多年的实践逐步摸索并形成的，较普通高校的教务管理更能适应开放教育的教育形式，为开放教育的深入发展起到积极推进的作用。然而，逐步扩大的办学规模、国内外远程开放教育发展的趋势，对目前的管理体制提出考验，所以我们必须探索更适应远程开放教育的管理模式，更新理念、完善机制。

以毕业证书颁发工作改革为例，集中审核、集中处理问题、集中办证与各级联动的改革成功更新了固有的管理模式，为教务管理的全面改革与创新奠定了基础，为远程开放教育的教务管理模式的建立进行了有益探索。但不容否认，学生基本信息、成绩信息的准确规范问题，仍然制约着毕业证书的颁发效率。究其原因，各级分级管理的机制、管理人员的管理意识固然重要，而中央电大过分依赖分级管理，缺乏与学生直接沟通与互动的渠道也是主要原因。

3.学生合法权益的保护需要完善的管理制度和健全的管理机制来支撑

学生除拥有公民所应拥有的权益外，还有其特殊的权益，即学生权益。教育法律、行政法规、教育规章等有关规定中都有明确规定。如《中华人民共和国教育法》第42条规定受教育者享有下列权利：（一）参加教育教学计划安排的各项活动，使用教育教学设备、图书资料；（二）按照国家有关规定获得奖学金、贷学金、助学金；（三）在学生成绩和品行上获得公正评价、完成规定的学业后获得相应的学业证书、学位证书；（四）对学校给予的处分不服向有关部门提出申诉，对学校、教师侵犯其人身权、财产权等合法权益，提出申诉或者依法提起诉讼；（五）法律法规规定的其他权利。而开放教育教务管理的目标之一即是维护学生的基本权益。但是，由于开放教育管理制度不完善、机制不健全等，学生的很多权益不能受到保护。比如，作为管理者的各级电大缺乏向学生公示相关规定与要求、查询学籍及成绩基本信息、预警学籍有效期、引导学生积极主动地参与教学、管理活动的平台；学生缺乏对许多信息的知情权，难以了解相关规定与要求、核实本人基本信息、确认本人学籍状态的渠道。

以2006年入学学生最短学习年限不得低于两年半的实施过程为例，中央电大下发相关通知后，由于部分省级电大未能及时告知学生并做好相关工作，给中央电大造成很大的压力，甚至造成了某些负面影响。如果通过学生信息平台等渠道将相关信息发送至每一位2006年秋入学的学生，既可以起到及时告知的作用，又可以了解学生的反映，妥善做好具有特殊需求的学生工作，避免被动。

综上所述，要适应远程教育发展和电大长远发展的需要，在电大与学生之间搭建一个便捷、快速、准确的教务管理信息查询平台，强化电大的过程管理，加强中央电大与学生的互动、沟通，显得尤为重要和紧迫。

二、开放教育教务管理信息查询平台的设计

1.教务管理信息查询平台的定位

教务管理信息查询平台（以下简称“平台”）是教务管理工作的辅助系统，依托现代化通信技术及网络手段，协助管理者有效加强教务各个环节的过程管理，促进管理数据的准确、规范；拉近学生与学校的距离，加强学生与上级电大的互动与沟通，建立有效的、良性的信息互动关系，提高管理质量与效率。

平台是建立在各级电大（及各级管理部门）与学生间的信息桥梁、信息通道、信息中转站，促进学生与学校的有效沟通，辅助电大建立学生“主动管理、自发管理、自主管理”新型远程教育管理模式。

2.教务管理信息查询平台的基本内容

平台包括平台首页、个人页面、管理人员页面等三个页面。首页包括学校简介、新闻动态、专业介绍、课程介绍、规章制度、省级电大的联系电话及电子邮箱、链接网址、站内搜索等栏目；个人页面集中展示与学生本人相关的教务、考务管理过程中的动态信息，涵盖学籍基本信息、课程注册信息、考试信息、毕业信息、学位信息等五大模块；管理人员页面包括学籍管理信息、课程注册信息、考务信息、课程成绩、证书申办等信息反馈模块。

3.教务管理信息查询平台的基本功能

平台包括公示、查询、引导、预警、反馈等功能。通过公示功能，将学校的规章制度、管理办法等共性化的静态信息进行公示，帮助学生全面了解专业、课程、考试、毕业、学位等信息；通过查询功能，向学生个人提供相关的个性化的动态信息，帮助学生随时了解本人的学习、考试、毕业等方面的状态，有针对性地制订、调整学习计划；通过引导功能，可根据学生的查询意向或结果，向学生提供管理要求、流程等，引导学生顺利实现预期目标（如何转学、如何更正学籍信息等）；通过预警功能，按照管理规定的要求预先设定一定的条件，实现在某些特定条件下的自动预警，及时提示学生；通过反馈功能，根据导入的数据，对数据有效分析，并将分析结果及时反馈相关部门。

4.教务管理信息查询平台的特点

平台面向各个用户，体现全局性、动态性、服务性的特点。

（1）全局性。

所谓全局性，即信息内容涉及教务管理、考务管理等方面，覆盖电大学生在校学习的全部过程。首先，学生根据平台提供的信息及引导，避免其在学校就读期间发生选课、考试等错误，少走弯路，帮助学生在最短时间内完成学业；其次，通过平台的搭建，在每个学生与各级电大之间建立良好的双向沟通模式，使学生了解其在各级电大层面的实际状态；再次，平台提供各类证明的申办，为学生快速、便捷的获取成绩证明、学历证明、毕业证明提供通道；最后，个人专属独立页面的设计，可以有针对性地向学生提供个人信息，提高查询效率的同时，有效保护学生的个人隐私。

（2）动态性。

所谓动态性，即数据信息实时更新，帮助不同用户及时进行信息查询。平台通过对学生信息数据的统计、筛选，可实现在某些异常情况下信息的动态反馈，便于各级管理人员及时了解学生实际动态，实施领导决策，加强学生管理。

（3）服务性。

所谓服务性，即面向学生、各级电大提供数据、管理扶持服务。首先，平台具有公示、预警、信息核对、后台成绩核对等功能，可提高各级电大的审核与管理效率，有效减少资源浪费；其次，通过平台的搭建，在各级电大与每个学生之间建立良好的双向沟通模式，使各级电大及时了解学生的实际情况，便于上级电大加强管理；最后，通过平台反馈的数据及数据分析的结果，为相关政策的制定提供参考，强化过程管理，以便更好地为学生提供支持性服务。