谈《甘肃省地方文献联合目录》数据库建设

2011-03-18甘肃省图书馆兰州730000

图书馆理论与实践 2011年4期

●李娜（甘肃省图书馆，兰州 730000）

1 《甘肃省地方文献联合目录》数据库建立的意义与原则

1.1 建立《甘肃省地方文献联合目录》数据库的意义

联合目录是揭示与报道多个文献收藏单位所藏文献的目录。联合目录能扩大读者检索和利用文献的范围，也便于图书馆藏书协调、馆际互借和实现图书馆资源共享。自19世纪60年代起至今，由甘肃省中心图书馆委员会主编或牵头编制的各种联合目录达到20余种。这些联合目录较广泛地揭示了本地区各图书馆馆藏，大大提高了书刊的利用率，充分发挥了各成员馆的协作精神，取得了良好的社会效益。

地方文献是公共图书馆馆藏文献中一种独特的资源。为了全面揭示与报道甘肃省解放后地方文献的著述和出版情况，甘肃省中心图书馆委员会于2003年启动了收集《甘肃省地方文献著述、出版联合目录（1949—2003）工作单》的工作，以此来促进全省各级图书馆地方文献工作的发展，为今后继续建设甘肃地方文献特色数据库打基础。

1.2 《甘肃省地方文献联合目录》数据库的收录范围与方式

《甘肃省地方文献联合目录》数据库建设的总体思路：立足网络化，突破传统模式，以甘肃省中心图书馆委员会为依托，建立《甘肃省地方文献联合目录》数据库，提供联合目录网上查询服务，实现本地区地方文献的共建共享。

1.2.1 收录范围

地方文献是指本地区以及在自然区划、行政区划与本地区边连地界有关的历史沿革、人物制度、风土人情、语言文字、名胜古迹、自然资源等书刊资料。收藏内容包括有关本地区的历史、地理、政治、经济、文化、教育等的图书、报刊、政府出版物、报告、册籍、表籍、卷轴、档案、文告、印模、谱牒（含家谱）、传单、标贴、剪贴、图片、照片、碑志、拓片、声像资料等。其中，地方史、地方志、地方人物传记以及各种专门的地方史料，是记述地方事物的核心文献，这类文献所含地方信息密度最大，因而，收录应尽量齐全；对于地方信息密度较小的辅助文献和背景文献，如野史、笔记、广义的资料汇编等为基本收录。

1.2.2 收录方式

本目录的编印采用联合协作、成果共享的方式，先由各图书馆按《甘肃省地方文献著述、出版联合目录（1949—2003）著录工作单》，（以下简称《工作单》）将各馆所藏的地方文献或非馆藏文献（可以通过其他渠道获得著录信息的文献）进行详细著录，然后由中心馆进行汇总编辑、印刷。

2003年，中心馆向全省91家地县级图书馆发放《工作单》，对各馆收录文献的方式、方法、内容、范围提出明确要求。有52个馆反馈了《工作单》，其他38个馆没有反馈《工作单》。

2007年以来，为了加强甘肃省各级公共图书馆地方文献的收集、整理和开发利用工作，促进全省公共图书馆间的合作与发展，实现各成员馆的资源共享和优势互补，制定了《甘肃省公共图书馆地方文献工作合作协议》，其中规定：各县馆将年度收藏的地方文献（地方资料部分）目录于次年二月送省馆及上属市馆各2份；市馆将年度收藏的地方文献目录于次年二月送省馆2份；省馆应于次年第二季度编出上年度全省收藏（含省馆收藏的）的地方文献目录，分送市、县馆各1份。

1.3 《甘肃省地方文献联合目录》数据库编纂方案及编制方法

2007年自行开发研制《甘肃省地方文献联合目录管理系统》主界面，设置了录入、查询、排序平台，其中录入平台称为《甘肃省地方文献著述、出版联合目录著录工作单》。2007至2009年上半年完成了52家地县馆的目录数据录入，2009年中期开始了全省地方文献数量最大的甘肃省图书馆的数据回溯录入。甘肃省图书馆有地方文献3万多种，收藏范围涵盖西北5省。

2 建设《甘肃省地方文献联合目录》数据库的体会

2.1 数据库的特点

登陆甘肃省图书馆网站，进入中心馆委员会，即可进入地方文献联合目录页面。这里汇集了全省14个地州市92个公共图书馆馆藏地方文献的目录，可从题名、责任者、分类号、馆藏地址进行检索。检索方便快捷，主题突出，方便了读者就地就近索取文献，提高了文献利用率。［1］

2.2 数据库存在的问题

2.2.1 地县级馆地方文献数据量小，特色不足

全省92家公共图书馆，除了省馆，提供数据的52家地县馆数据量少，占地县馆的56.5%；其中有7个馆提供的数据在10种以下，占提供数据馆的13.5%；有26个馆提供的数据均不足100种，占提供数据馆的50%；提供数据最多的为兰州市图书馆，为451种。52家馆共计数据4169条。除了省馆以外，没有一家收藏地方文献超过500本。

在反馈数据的52家地县级馆中，敦煌市图书馆文献收集有关敦煌学研究方面的文献比较有特色；临夏州的169种文献中主要集中反映了临夏回族自治区的情况，具有民族特色；武都区本地资料比较齐全；通渭县的45种地方文献比较独特，多为独家收藏；崆峒区图书馆的地方文献也是独家馆藏为多；凉州区图书馆有许多为复印本、手抄本，文艺类较多；红古区图书馆区区的10种文献也很有地方特色。其他许多馆馆藏重复，多为当地的文史资料选辑、地方志、年鉴、大事记、地名录、旅游指南、当地名人的诗词书画集等，有特色的不多。

2.2.2 数据库反映的地方文献不规范

各馆提供的《工作单》没有填写分类号，由省馆统一给号，与当地馆藏的分类号有差异。为便于读者查取，应该提供当地馆原书的分类号。《工作单》由人工手写，不够准确，著录项目也不全面。

地方文献收集除了图书还有连续出版物，数据库格式只是按照图书的著录格式所设计，使得连续性资源著录不能统一规范。

2.2.3 数据库建设速度缓慢

虽然自2003年开始发放《工作单》以来，数据库建设工作一直在进行，但进展缓慢，一是没有专职人员，直到2009年才进了1位专职人员；二是多年没有经费拨入；三是录入数据提交以后如果发现错误，则需要进入数据库方能修改，不够直观，也影响录入数据的速度。2009年才开始录入甘肃省图书馆的地方文献数据，目前完成了地县馆4169条数据的录入。