采用专用记账凭证的适用条件及其积极影响

石振河

采用专用记账凭证的适用条件及其积极影响

石振河

在实际工作中，专用记账凭证适用于大中型生产企业的会计核算业务，通用记账凭证则一般适用于小规模企业单位的会计核算。调查发现，现在仍有少数大中型生产企业采用通用记账凭证，未使用专用记账凭证；甚至有的生产单位会计人员，以不习惯使用专用记账凭证为由，拒绝使用专用记账凭证，而继续使用通用的记账凭证。笔者认为，采用专用记账凭证对于编制会计报表、加强货币资金管理以及执行内部会计控制都有着积极的意义，应该推广使用。

一、有利于利用“日记凭证法”编制现金流量表，提高工作效率

现金流量表是反映和提供企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出信息的会计报表。由于现金流量表能够提供财务状况变动以及说明变动原因的信息，它和资产负债表、损益表有着相辅相成的作用，因而能同被列为会计报表的三张主表。现金流量表中的“现金”，是指企业的库存现金以及存款，具体包括现金、可以随时用于支付的银行存款和其他货币资金。我国《企业会计准则———现金流量表》规定：企业应采用直接法报告经营活动的现金流量。常见的直接法有工作底稿法和T形账户法，这两种方法都是以企业年度资产负债表、利润表和相关项目本年度的发生额为依据，通过编制调整分录，将企业全年的收入、费用各支出以及资产负债表项目的变化重新调整为经营活动、投资活动和筹资活动的现金流量，以确定企业全年业务活动对现金流量产生的影响，为报表使用者提供决策所需的信息。在实际工作中编制现金流量表，难度较大，溯源性较差，采用“日记凭证法”按编制现金流量表，可将直接法变繁琐为简单，并使其完全融合于日常会计核算方法体系中。“日记凭证法”编制现金流量表是指依据对影响现金流的日记凭证进行分析汇总，直接从凭证中得出数据并定期（通常按月）编制现金流量表主表的一种方法。这种方法的要点：一是经济业务发生时，根据原始凭证填制专用记账凭证。注意在填制影响现金及现金等价物收支的经济业务的专用凭证时，摘要的填写内容要尽量贴近与之对应的现金流量表项目，以便对专用凭证进行分析时易于区分；二是月末找出影响现金流的专用记账凭证，进行认真分析，并将数据填入现金流量项目汇总表对应项目。现金流量表项目汇总表的格式可参照现金流量表的主表格式。三是根据每月现金流量项目汇总表填制现金流量表主表。将现金流量项目汇总表的各项目汇总金额过入现金流量表主表对应项目，完成当月现金流量表主表的编制。年终，将本年12个月的现金流量主表各项目的“汇总金额”加总填入本年现金流量主表。

二、有利于与业务循环相结合，加强货币资金的监督

货币资金具有流动性强、涉及面广以及容易被挪用的特点，是企业资产的重要组成部分，在企业核算中占有重要地位。货币资金的收付与销售与收款循环、购货与付款循环、生产循环、筹资与投资各业务环节均直接相关。使用专用记账凭证进行会计核算，由于收款、付款凭证直接反映了与货币资金有关的经济业务，因此，有利于管理人员对经济业务进行跟踪，便于会计、审计人员结合经济业务内容，对照有关的合同、协议等，弄清货币资金的来龙去脉，监督资金的来源和使用，从而能确定货币资金的来源和使用，是否合理合法，保护企业资产的安全和完整。

三、有利于实现出纳员和会计人员的职务分离，加强内部会计控制

对于不相容职务，如出纳与会计，采购与记账，资产的保管与会计等应予以分离，否则就容易出现差错和舞弊行为。根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计基础工作规范》等财会法规，出纳人员具有以下职责：按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，办理现金收付和银行结算业务；严格审核有关原始凭证，据以编制收、付款凭证，然后根据收、付款凭证逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。会计人员对填制的记账凭证进行真实性、合法性、正确性复核。经确定正确无误后，方可交给出纳人员进行收付款，对不符合要求的原始凭证、记账凭证有权进行处理。这样，有利于划分责任，加强内部会计控制。

综上所述，采用专用记账凭证记录经济业务，对于及时反映企业单位的现金流量，加强货币资金管理以及划分会计人员的岗位职责，都具有积极作用，应该大力推广实施。

（作者单位：德州职业技术学院）