治淮建设项目档案资料整编问题及解决措施

王西海

治淮建设项目档案资料整编问题及解决措施

王西海

水利基本建设项目档案资料作为工程验收和保证以后工程安全运行的重要文件，必须确保完整、准确、系统、真实地记录和反映工程建设的全过程，做到原始资料和实物相符，技术数据真实，签字手续完备。同时又必须规范、标准、符合归档要求。

笔者先后承担阜南县氵蒙洼尾部退堤、氵蒙洼堤防加固征地拆迁、氵蒙洼安全建设、临淮岗洪水控制工程阜南县淹没影响处理等10余处治淮重点工程档案资料整编工作。在整编治淮工程档案中发现，几乎所有治淮工程原始资料在施工过程中均不同程度存在不准确、不齐全、不规范等问题，给工程档案资料整编带来诸多困难。尽管这些工程档案资料最终都予以补充完整并通过了有关单位的评审和验收。但笔者感到，如果在施工阶段即控制好档案质量，整编档案资料时就不会耗费较大人力、财力进行补救，档案资料质量也将会大大提高。

一、竣工资料质量存在的问题

治淮工程竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题，大体有以下几种：

1.工程质量验收签证资料不齐全

有的签字手续不齐全，个别有代签现象。有的施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。

2.竣工图编制不够规范

大部分竣工图系在原施工图上修改，但修改不规范，变更说明未标注。有的竣工图签字不规范，有代签现象。

3.施工验收原始签证资料格式不规范

原始施工验收签证资料，因开工前未做统一规定，施工单位自行其是，资料格式不统一，不规范，无法统一规范装订组卷。

4.施工原始验收签证资料填写不规范

原始验收签证资料，存在验收项目有空白栏出现、签字潦草等现象，个别存在用圆珠笔、铅笔等不耐久材料书写现象。

针对上述情况，需要退回原形成单位补做、完善，不符合要求不予接收，尽量保证原始资料质量。

二、存在问题的主要原因

1.档案意识薄弱

由于对档案法和水利基本建设项目竣工资料编制质量标准、规范宣传学习不深入，造成档案意识、档案知识的缺乏。项目法人和施工单位质量管理体系对竣工资料管理不够重视，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

2.合同管理缺失

项目法人与施工单位签订的施工合同，对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确。

3.业务水平低下

施工单位作业层素质低，技术力量薄弱，管理水平差，导致施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高。

4.监理把关不严

监理单位人员特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平不高，对现场签证工作把关不严。

三、启示与建议

1.提前介入，同步进行

为确保治淮工程竣工资料收集整理与工程建设同步进行，项目法人应将竣工资料收集整理纳入工程建设统一管理，从工程立项开始就明确专门机构及专人负责工程档案资料的收集、整理和归档管理工作。结合工程实际，实行竣工资料编制“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案人员要始终参与工程建设、竣工验收的全过程。

项目法人和施工单位在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作纳入到该项工程单位工程进度计划，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”等问题，要及时研究解决。参建各方都要严格执行标准，不符合标准的文件要拒收，从源头保证整编资料的质量。

2.健全制度，合同管理

为保证治淮工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档文件材料及图纸的准确、齐全、规范，项目法人档案管理部门在工程建设初期，就应结合工程实际，制定相应的工程档案管理规定，明确施工、监理、项目法人在工程档案形成过程中各自应承担的职责。项目法人和监理单位在工程开工前，应结合实际，制定和颁发一整套规范标准的原始单元工程凭证文件。只有工程建设各阶段档案资料有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。

水利基本建设项目实行招投标制度、工程建设监理制度，为治淮工程档案的收集、整理创造了良好的外部环境。项目法人档案管理部门应善于利用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草管理工作，把文件材料积累、归档工作作为合同的一项重要内容单独列款，对竣工文件材料归档的范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，使参建各方能高度重视工程档案的归档工作。这样，工程档案的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。

3.强化培训，严格把关

由于治淮工程参建各方对工程档案重要性的认识参差不齐，因此，在工程开工后，项目法人就应高度重视和加强档案法规及工程质量标准等基本知识的宣传教育工作。对建设管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务、工程质量标准和施工原始签证资料操作方法、竣工资料整编、项目验收基本要求等知识培训，增强工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员档案意识，使其熟知、掌握档案业务和工程质量标准，提高施工管理水平，杜绝施工过程中产生不规范的原始施工资料和文件。

在竣工验收阶段，项目法人、监理要严格把好审查验收关，对各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等等，确保竣工档案资料在工程项目合同决算时真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

治淮项目工程竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。要保证治淮工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强项目法人、监理和施工单位的管理水平，才能保证治淮项目一流竣工档案资料的形成

安徽省阜南县水务局236300）

（专栏编辑：周 权）