对社区医疗服务中心档案管理的思考

范 琦

（台州市中西医结合医院泽国院区病案室，浙江 台州 317523

对社区医疗服务中心档案管理的思考

范 琦

（台州市中西医结合医院泽国院区病案室，浙江 台州 317523

档案管理；社区医疗服务中心

党中央、国务院高度重视社区卫生工作，将发展社区卫生服务作为深化卫生改革问题的重要举措，作为实现“人人享有卫生保健”目标的基础环节，把居民健康档案列为九类公共卫生服务项目[1]之首，加快推进城市居民健康档案建设，启动农村居民健康档案建设工作。要求到2011年，老年人、孕妇、儿童、残疾人、慢性病人等重点人群的健康档案建档率力争农村达到50%以上，城市达到90%以上，其他人群达到30%以上[2]。随着医疗改革的不断深入，乡镇社区医疗服务已成为医疗事业的重要组成部分。而原来的档案管理工作也由阶段性的动作逐渐转为常规性工作，因此建立完善的乡镇社区医疗服务档案工作也提上了议事日程。

1 乡镇社区居民健康档案的社会地位与作用

1.1 乡镇社区居民健康档案的社会意义

建立完整系统的社区居民健康档案，除了满足卫生服务需求、保障全科医疗实践、实施预防医学措施、建立全科医疗制度、规范社区卫生服务、合理利用卫生资源、评价医疗卫生质量、提供管理决策依据和科研教学九大功能之外，社区居民健康档案还有更深层次、更重要的社会学的意义，其真实性、科学性、完整性、连续性和可用性还将发挥不可估量的健康档案本身以外的社会作用。

1.2 党和国家惠及民生的政策对乡镇社区居民健康档案建设发挥了支撑和促进作用，其社会地位和重视程度大幅提高。金融危机使我国党和政府为社区医疗卫生事业作出了惠及民生的重大决策，为加速社区居民健康档案的建设带来了新的机遇。使这项长期的、惠及子孙后代的社区居民健康档案建设蓬勃兴起。 我国的社区卫生服务经过了十年的发展，而社区居民健康档案建设工作只用两三年就初具规模。

乡镇卫生院的服务在农村，在社区，服务的对象是农民，是社区居民，解决的是常见病、多发病，为此，我们要从乡镇社区医疗服务上做文章，从院前、院内、院后服务入手，为农民办实事、办好事，使国家惠农、利民政策深入人心。

2 乡镇社区医疗服务中心档案管理现状不容乐观

乡镇卫生院、社区医疗服务中心都是由政府举办的以预防保健、公共卫生服务与管理、基本医疗为主的非营利性医疗机构。为农民和社区居民提供基本医疗服务是它们的一项长期任务，也是乡镇卫生院赖以生存的基础性工作。如何提供有效的健康管理服务，一份完善的乡镇社区居民健康档案将具有决定性的作用。但是就目前而言，关于乡镇社区医疗服务中心档案建立的情况还远远达不到这一点。

2.1 不具备统一的管理体系

随着社会不断的进步和发展，乡镇社区医疗服务中心在档案管理上，多数都是根据自己的理解和实践进行管理，而这种因为没有一整套科学统一的管理制度和标准的约束的行为，可能使得许多应该纳入统一管理的档案没有被纳入，造成很多数据上的缺失。

在目前乡镇社区医疗服务中心的档案管理工作方面，非常的缺乏系统化，这主要表现在以下几个方面：①没有全年的计划性，年底也没有任何的考核机制，档案管理好坏与相关科室的考评没有直接挂钩，没有有效的规范机制。②档案管理的职责缺失，不同科室的档案管理水平参差不齐，而在与绩效考评不挂钩的情况下，自然就很难有很好的约束。③在现有模式下，档案通常分头管理，分散保管，而且对于档案的利用效率也很低下，而这也反映了目前乡镇社区医疗服务中心在档案管理制度方面的不够健全。

2.2 没有很强的档案管理意识

前文也提到了长期以来，我们对于乡镇社区医疗服务档案缺乏严格的考核机制，而且，在人员、设施、经费等方面，档案管理工作常常受到冷遇，个别同志对于使用完毕的档案资料也没有很好的归档，随意丢弃或者占为己用等等。

2.3 档案管理人员职业素养有待提高

随着科技不断发展，档案管理工作作为一份专业性强、涵盖面广、涉及部门多，工作内容繁杂的一项专业性工作[3]。档案管理人员的专业知识和业务素质也亟待提高。而从目前现实情况来看，现在的档案管理人员很多都还是兼职人员，而在乡镇社区医疗服务中心人才培养中，通常都是更重视医疗技术人员，对于档案管理人员的培养投入并不是很大，这也是现下亟待解决的一个问题。

2.4 档案利用效率偏低

通常情况下，档案的功能只是供有需求的人进行查阅，但是仅仅用于查阅的话，档案在价值上并没有被最大化。而现在很多部门因为没有统一的协调机制，导致档案管理分散化，这对于综合利用档案发展也是不利的，而反过来讲，档案管理部门因为不能提供综合性的、整体性的档案信息，也造成了档案利用效率的低下。

2.5 档案管理与医疗业务建设发展脱节

从实际情况看，我们在对乡镇社区医疗服务中心做长远或者近期的规划时，规划的更多的是医疗服务中心的规模、设备、医务人员的技术水平等等，相比对这些规划的全面，在档案管理方面却缺乏必要的建设性规划。这就造成了档案管理水平与医疗业务建设的发展的脱节。而这两者的脱节，必然会导致档案信息的开发利用不足。

3 如何加强乡镇社区医疗服务中心档案管理

随着广大农村经济条件的改善和文明程度的不断提高，老百姓对健康和医疗有了新的认识。现在，新型农村合作医疗在逐步实施，新农村建设在如火如荼。因此，我们要从老百姓现在所想、所需、所求、所盼入手，从“发现需求、引导需求、创造需求”上下功夫，寻求各种途径解决老百姓看病贵、看病难的问题。我们只有通过更加优质服务来取得老百姓的理解、信任和依赖，才能在社会形成公信力。

3.1 努力促进社区居民健康档案建立

乡镇社区医疗服务是一个综合性的特殊的连续性的服务模式，是一项没有终点站的服务，因此在建立与之相关于居民健康档案时，绝对不能走过场。

乡镇社区居民医疗档案是国家档案的重要组成部分，是发展医疗卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，应在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，由卫生管理部门档案机构负责社区医疗服务中心档案工作的具体监督和指导。

作为档案管理部门，应该理顺整个管理体制，建立标准化的工作机制，责任到人，以便促进档案工作的规范化运转。同时还要能结合自身单位的实际情况，制定一系列的措施来保证档案管理的顺利进行。

在乡镇社区要建立以家庭为单位的健康档案，对高血压、糖尿病、传染病、妇科、儿科等单病种进行分类建档。真正让老百姓感动的是当他们有问题的时候，是在院前发现的。院前的超值服务才能取信于民。

3.2 提高领导的档案管理意识

在现阶段，档案管理工作开展的好坏与领导的重视程度是成正比的，而领导的重视则正是能否更好的开展档案管理工作的必要前提。

因此，在乡镇社区医疗服务中心中开展档案管理工作，应该制定相应机制，让相关的领导能充分的意识到档案管理工作的重要性，并将档案管理纳入日常考核机制，力争与社区医疗服务中心业务建设同步发展。

3.3 保障档案建设与医务业务建设同步发展

在前文中也提到了在乡镇社区服务中心的规划中，关于档案管理规划的缺失或者敷衍了事的现象。因此，作为管理者来说，应当格局规划中的社区医疗服务中心的规模和需要，相应的规划档案管理部门，不要走过场，而是要努力的保障档案管理建设和医务业务建设同步发展。保障这些居民健康档案信息能更好的为广告社区居民服务。

3.4 档案管理的要实现现代化

随着社会进步和科技的发展，档案管理也要求实现现代化，不仅仅是档案管理人员的意识要跟的上，关键是档案管理的硬件设备也要实现现代化，配备各种现代的设备，逐步的实现档案管理的现代化，提高档案管理在日常运用中的效率。

3.5 提高档案管理人员素质

乡镇社区医疗服务中心，不仅需要培养医务业务出色的工作人员，也需要培养出色的现代档案管理人员，在系统业务培训和学习机会上，都要对档案管理人员一视同仁，增加档案管理人员的学习机会和培训时间，不断的提高档案管理人员的职业素养。

在现阶段的操作中，可以要求一定的学历、持证上岗等，用高素质的人才来全面提升档案管理水平。

3.6 让档案资源真正为社区医疗工作服务

建立社区居民健康档案，就是为了能为我所用，在院前、院中、院后如何服务好社区居民。

当社区居民有问题的时候，是在院前发现的。在院中，能合理的安排时间，提供更高效的服务。而在院后，通过对档案信息的处理，进行必要的定期回访和检查，真正的温暖送到社区居民手中，让社区居民真正的信任医疗机构。

与此同时，还要积极的利用已经建立的社区居民健康档案进行深度的开发和研究，对各种病症进行归纳分类和分析，反过来提高医务人员将来在碰到同类问题时的处理能力，有效提高整体的服务水平。只有通过提高档案的利用率，充分发挥其社会效益，才能反向的促进档案管理在社区医疗服务中心的地位和作用，促进档案建设。

[1]九类公共卫生服务项目:居民健康档案、健康教育、预防接种、传染病防治、儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、高血压与糖尿病等慢性病管理和重性精神病管理.

[2]杨文秀,刘爱民.社区居民健康档案(试用)[M].北京:北京大学医学出版社,2008.

[3]罗建军,刘建军.乡镇社区医疗服务中心档案的管理[J].北京档案,2009(4):32-33.

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1671-8194（2011）03-0163-03