“大档案”时代的企业档案工作

　　“大档案”是当今档案事业的发展方向，在2010年全国档案局长馆长会议上杨冬权局长就强调要树立“大档案”的观念。在“大档案”时代，企业档案工作如何开展？以下是本人的一些认识和理解。
　　一、“大档案”时代企业档案工作特点
　　1、档案收集范围扩大。档案收集范围扩大有三层含义：一是因为企业的各项业务增加，档案的绝对数量增加；二是因为按照价值归档理念，把原来没列入归档范围的一些文字材料收集归档；三是因为档案载体形式多样化，在归档传统的纸质载体档案的同时还要把电子文件、声像载体、实物档案等其他载体档案收集归档。
　　2、档案蕴含信息量大。企业档案包括：红头文件、会议材料、工作计划、工作总结、统计报表、重要报告、合同协议、资产登记、产权变更凭证、各类会计凭证、各类会计帐簿、各类财务报告以及在地质勘测、科学研究、生产管理、设备仪器管理、产品管理、基建项目管理中形成的各类文件、图纸、图表、声像材料以及企业员工个人的人事档案等各种文件材料。企业档案的内容包罗万象，企业档案蕴含的信息量极大。
　　3、档案服务范围增大。除了传统的服务范围，企业档案还广泛服务于企业的强化内部管理、优化生产流程、挖掘自身产能、科技创新、新产品研发、把握市场走势、情报分析、企业文化建设和防范法律风险等生产经营活动。
　　4、档案利用需求更高。现代企业大量应用现代管理科学成果和信息化技术，对档案利用的需求，不仅数量急剧增多，而且质量要求更高，从原来“以保持档案信息原貌型利用为主”的利用方式逐步向“以使用半成品型档案信息利用和创造型档案信息利用为主”的利用方式转变，对企业档案工作的信息管理能力和档案编研工作也提出更高的要求。
　　5、档案发挥作用巨大。档案在企业改制上市、安全生产、设备维护、应用新技术、提高产品质量、减少劳动消耗、降低产品成本、节约生产费用、维护合法权益、环境保护、公益事业等方面发挥出巨大作用，创造了十分可观的经济效益和社会效益。档案在为个人服务方面，如：为职工办理养老保险、证明工龄、职称评审等事务中也具有举足轻重的作用。
　　6、档案工作影响深远。企业档案工作不仅对企业资产的保值增值有重要影响，还对企业文化建设、知识管理和信息共享等产生重要影响。档案馆已逐渐成为企业的档案资料保管基地、企业的文化教育基地、企业的信息传播基地。
　　二、“大档案”时代企业档案工作要点
　　（一）认真研究企业档案工作形势，努力提高企业档案工作定位。
　　1、“大档案”时代的企业档案工作原则。企业档案是企业不可再生的、稀缺的特殊资产和信息资源，科学发展的重要工具、领导决策的信息宝典、安全生产的有力支撑、技术创新的丰富源泉、融洽关系的特殊资源、树立形象的最佳要素、维护权益的可靠凭证、企业文化的固化载体、传承知识的百科全书、选拔人才的客观依据，是一种非常重要的企业软实力。因此，“大档案”时代的企业档案工作原则为：企业档案工作不仅要完成档案的归档、保管和利用等基础工作内容，还要承担起构建企业软实力的重要任务，使企业档案成为与厂房、资金、设备等企业硬实力具有同等重要作用的企业软实力。
　　2、“大档案”时代的企业档案工作目标。即：以前瞻性的战略思维，提高全员档案意识；以积极的参与措施，实现档案全程控制；以精细化的管理理念，完善各项档案制度；以强大的执行力度，落实各方档案责任；以系统的整理活动，完成档案信息的著录；以先进的信息化手段，实现档案现代化管理；以敏锐的反应机制，开发利用档案资源；以充裕的人财物力，实施档案工作投入。
　　3、“大档案”时代的企业档案工作模式。鉴于“大档案”时代的企业档案工作特点，“大档案”时代企业档案工作模式不同于传统企业档案工作模式，需要实现三个转变：一是归档机制由被动归档向主动归档转变；二是档案管理由注重载体管理向注重信息管理转变；三是档案利用由各自为政向资源共享转变。归档机制由被动归档向主动归档转变就是：通过有效的宣传和教育使档案工作成为一项特殊的全员参与的工作。使每一个员工都认识到将自己在工作中形成的文件资料归档不但是完成工作任务的必要步骤，更是记录工作历程、保存劳动成果、展示才华、留名企业青史的宝贵机会，认真配合归档工作，由“要我归档”转变成“我要归档”。档案管理由注重载体管理向注重信息管理转变就是：增强档案工作中信息管理、信息提取、信息分析等工作的比重，提高档案工作的科技附加值，逐步将档案整理、数字化等劳动密集型工作