浅析高校档案信息化建设

闫轶梅

【摘 要】为使高校档案工作与高等教育同步发展,档案信息化建设势在必行。推动高校档案信息化建设,档案管理者应树立档案信息化意识。档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。

【关键词】档案 信息化 建设

高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理等各项工作中形成的具有保存价值的历史记录。学校档案对于学校推动教学改革、深化教学科研、创新人才培养模式、提高教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。为使高校档案工作与高等教育同步發展,档案信息化建设势在必行。

一、高校档案信息化建设现状

1.思想意识

随着档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。但一些高校对档案工作的重视还不够,在普遍经费不足的情况下,没有将档案信息化建设列入议事日程,没有给予档案部门必要的资金、物力和人才的支持,没有建立现代化档案管理队伍。

2.技术应用

档案信息的多样化、巨量化,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,但是档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等还处于原始的手工操作与单机归档阶段,联网归档、检索查阅等还不太成熟,文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效服务的目的。

3.档案信息资源

目前高校档案馆或部门档案建成的数据库类型单一,规模小、功能少、标准化程度低,数据不完整,共享性差。高校档案馆目录信息资源多,所建的数据库大多为条目数据库,全文档案信息所占的比例很低。现有电子档案信息资源大多数是目录级信息,这些目录中的数据也还只是停留在案卷级的检索层次,无法实现更具体的相关信息的检索、阅览。

二、高校档案信息化建设的必要性

1.提高创新意识和转变传统观念的需要

在加速档案工作现代化进程的同时,每个人都面临着传统观念的转变,都要树立现代档案管理、利用意识,逐步使档案工作从传统的模式向档案信息中心过渡。尤其各高校要充分认识档案信息化对档案事业创新与发展的重要性,切实把档案信息化提到战略高度来思考,这是创新与改革的方向。

2.工作技术手段变化的需要

高校信息化网络的建设,办公自动化的发展,为高校教学、科研、管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,促使高校档案工作发生根本性改变。各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,大部分是电子版或可以电子化,进而要求档案的收集、存储、传输相应采用信息技术。日常工作中,各单位、各部门在网上发布的信息,档案管理部门需要同步归档,必须有信息化的手段。当然,信息化可以保证档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。

3.档案信息的规范管理的需要

高校档案管理面对的新型形态和载体的数字资料越来越多,开展档案数字化建设,规范管理,可以更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。档案信息化建设,通过为各部门发布信息提供统一的平台,统一各部门档案的规范化管理,实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接,保证了归档文件材料的齐全完整,提高工作质量和服务水平。

三、高校档案信息化建设的主要工作

1.树立档案信息化意识

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行整合和定位。推动高校档案信息化建设,档案管理者应转变思想观念,认识到档案信息化建设的重要性,树立档案信息化意识。

2.制定档案信息化的标准

档案管理标准化是档案管理现代化和信息化的一项重要工作。档案信息化建设工作已经引起国家有关部门重视和关注,相关的法律法规正逐步健全和完善。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,积极制定本校档案信息化建设的标准。

3.建立档案信息资源

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心,主要任务是对原有传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化的文字、声像等档案数据。在数字化转换过程中,还要同时做好机读目录建设,对已经转换和日常形成的电子文件进行及时归档。建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,要形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库。档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库。档案管理部门应该充分利用校园局域网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和服务工作,建设数字化档案馆。

4. 重视档案队伍建设

为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才队伍建设。要积极引进档案管理专业人才和新技术人才,还要对现有档案工作者进行针对性的培训,提高档案工作者的专业水平。档案工作者要不断提高自身素养,恪守职责,严守机密。

5. 强化档案信息的安全防范

必须提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患。档案管理者要学习系统维护知识,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒的攻击。 加强网络档案信息的安全,对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网。要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。使用光盘等作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。

四、结语

总之,在网络技术和社会经济不断发展的今天,高校必须运用现代先进信息技术,不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源,争取早日实现完整意义上档案信息化,使档案工作更好地服务学校,服务教职工、服务社会,从而推进高校工作的健康、顺利发展。

参考文献:

[1] 蔡海飞.档案信息化建设浅谈.科技情报开发与经济,2007(12).

[2]方刚.高校档案管理网络化建设初探.中国科教创新导刊, 2007,(25).

[3] 马海涛.高校档案管理信息化建设探析.山东教育学院学报,2008,(4).