转换为金盘系统后期刊管理遇到的问题和解决思路

2010-10-10于清华

黑龙江教育学院学报 2010年11期

关键词：期刊管理书目管理系统

于清华

（黑龙江中医药大学图书馆,哈尔滨 150040）

转换为金盘系统后期刊管理遇到的问题和解决思路

于清华

（黑龙江中医药大学图书馆,哈尔滨 150040）

由于现代化管理发展的要求,图书馆需要更新管理系统来提高服务的质量和效率。在管理系统转换过程中,针对 GDL IS.NET系统在期刊管理系统的设置、功能欠缺和黑龙江中医药大学图书馆实践中发现的问题,进行探讨并提出改进建议,以期提高高校图书馆期刊管理质量和服务水平。

金盘系统;系统转换;期刊管理

随着网络技术的迅猛发展,图书馆对软件管理的要求日益增加。图书馆集成管理信息系统不仅要有传统的管理功能,而且要适应时代的发展,与网络化、数字化接轨,满足读者深层次的要求。我馆现有的集成系统由于使用时培训不到位,后续升级缓慢、操作不便捷等原因导致很多工作难以开展。因而对于图书馆的系统转换势在必行,旨在:1）提高图书馆的工作效率和服务品质、降低工作成本;2）加强馆藏控制;3）加速信息的收集、整理和共享[1]。

金盘公司是一家主要研发图书馆自动化管理系统的高新技术企业。该公司的软件在国内的很多高校,特别是医学院校使用比较普遍。目前最新的产品就是第五代 GDL IS.NET图书馆集成管理系统,2008年投入市场,它除了具备常规的图书馆业务管理功能外,还可对视听资料、光盘等非印刷资料进行自动化管理。编目时它可根据分类号自动生成主题词;采购时可通过移动、掌上电脑实现外部数据的采集;从功能、性能、安全性、易用性等方面得到了提升。

我馆在广泛调研、认真考察之后确定将现有软件更换为金盘第五代 GDL IS.NET图书馆集成管理系统,并在 2010年1月进行新旧系统的转换。

在新旧系统转换及三个多月新系统的试用过程中,我们体验了新系统在期刊管理上的优势所在,同时也发现了系统转换出现的一些问题,本文结合我馆实践,对金盘系统期刊模块中存在的问题进行探讨并提出改进建议。以期对其他馆的系统转换工作起到一定的借鉴作用并敦促金盘公司能够尽快解决。

一、期刊系统数据丢失现象

在系统更换时,由金盘公司将原有的图书馆管理系统中的数据全部转到新的系统中来。数据转换一般说来都存在着不同程度的数据丢失,而数据丢失必须要通过系统运行过程中的检测来发现。因此在新系统试运行阶段,我馆期刊部对 2010年新订购期刊进行了逐条复核,在新订刊中有1 100余种为续订期刊。在复核中对照原系统进行比对,发现至少有 60种期刊在金盘系统中无法找到,约占复核量的 5%以上。在复核中,我们采取了刊名、标准编码等多种方式进行查找,标准编码项目内又以 ISSN、CN、邮发代号等为检索点均未找到相应MARC数据。而期刊不同于图书,期刊连续出版的性质决定一条期刊的MARC记录在以后每年的订购、签到、装订、验收入藏等图书馆期刊自动化管理工作流程中要长期使用[2],一条MARC刊目数据下,有连续数年的订购记录以及签到记录。基础数据的丢失使馆藏期刊数据不准确,对整体期刊工作造成影响。

如果由金盘公司将丢失的数据进行再次转换,需要图书馆统一将丢失的数据信息集中上报,再由当地工作人员交给总公司进行转换,这样一来存在处理周期长、时间缓慢的问题。而随着 2010年新刊到馆,订购、签到已经陆续进行,所以为了不影响期刊工作业务的开展,我馆采取了手工补全的方式。对照原管理系统的原始数据将缺失的MARC书目记录逐条找到,然后回到金盘系统进行补著录,并依据订购记录按年度补齐。具体的记到记录不补,待今后作期刊回溯时统一进行。

二、转换后的签到记录部分存在加期现象

进入期刊管理中的签到模块查看签到记录时,我们发现了一个现象,以 2009年期刊为例,如果刊期全部签到,则签到记录不变,反映实际的刊期情况。但是如果期刊还有未到的期,例如月刊正常频率为 12期,只签到了 11期,第 12期还没有签到。在系统数据转换后,就会出现在 12期后自动增加了第 13期。同样的情况在季刊、双月刊等各种出版频率上进行检验,均出现在原出版频率后增加一期的问题。

2010年 3月金盘公司的技术人员针对该问题在服务器上进行批量修改,目前基本上修改过来。但又出现新问题,若多余期被系统默认为签到状态,则进行上述操作后,系统会自动将出版频率改为“日刊”即 365期,如图 1所示。

该问题应由金盘公司的技术人员通过修改系统设置将不正常的期刊频率“日刊”恢复到正常出版频率。

三、维护数据时窗口切换频繁,影响工作效率

图书馆建立期刊书目数据库的方式一般来说有两种方式:1.自己按定义字段著录 2.套录现成的 MARC数据。金盘五代系统支持 Z39.50协议的 Internet联机编目,使得编目工作变得简化。只要是联机能查到的书目数据。

但是通常期刊的书目数据不可能在订购、编目的时候一次性完成,需要在日常管理中逐步根据刊社给予的信息进行补充添加、修改完善。一般来说新订的期刊,在著录时根据订购清单上提供的刊名、ISSN、邮发代号等信息,进行简单著录。如有质量可靠的MARC数据,可先利用此MARC数据进行著录,在新刊到馆后再进行详细完整的复核著录,把期刊的年卷期、价格、频率等自然信息补全。遇到刊名、出版频率发生变更,以及停、复、分刊等情况出现时,还需要在相应的MARC字段作填加和调整,因而期刊管理始终处于动态变化之中。

金盘系统的期刊模块中,有期刊订购、签到、装订、验收、数据维护等子系统窗口,各子系统的窗口相对独立。作期刊维护时需要在各个子系统窗口间频繁交替进行,不能在一个窗口下完成[3]。如验收签到时某期刊价格发生变化,在“签到”窗口只能完成对当期期刊的签到,价格变化需要进入“数据维护”窗口或“订购”窗口的“MARC编辑窗”对 MARC数据进行修改。再进入到“订购”窗口左侧期刊“订购记录详细窗口”下的“填充项”里修改单价与总价,再返回到签到窗口。这样频繁地退出或进入子系统,多次选择检索项和输入同一检索条件,势必降低工作效率。因此,建议在“签到”窗口中设置“数据维护”功能,以减少各子系统窗口之间的切换。特别像年卷期、价格等简单的信息应和频率设置一样在签到窗口中间的信息栏内（如图 2所示）变成可修改状态,避免烦琐操作。从而加强书目数据管理维护,避免差错,提高工作效率。