电子文件对档案工作的影响及对策

广东省清远市人民医院 张红艳

随着科学信息技术的不断发展，档案管理工作也发生了深刻的变化，“电子档案”这一概念的出现代表着档案管理工作从原始的纸质档案向电子档案的转变，开启了档案管理新的旅程。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，这表示国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。自那以后，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

一、电子档案管理现状概述

当前，不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的广泛应用不仅使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。但是当前电子档案的管理还处在进一步探索和完善阶段，仍有很多问题亟待解决和规范。例如：档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；由于技术和历史原因，我国至今还没有建立完全建成达到国际标准的机读目录档案系统，各地区各单位的档案信息系统和网络建设形式多样，标准不一，这给信息交换带来了很大的麻烦，且规范性、开发性、服务性、共享性较差。在新形势下，档案管理应当要适应档案信息资源共享的要求，在更高的平台上逐步实现电子档案管理标准化、规范化。其次档案信息管理人员的素质有待提高。这些问题都是摆在我们档案人面前的难题，可是说，探索规范化档案之路还有很远，而我们，任重道远。

二、电子档案管理的优势

传统的纸张在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下，可发生水解和氧化反应，造成文件的损坏和丢失。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，较易保存，读取方便。随着办公自动化、无纸化等事物的出现，档案的生成方式也发生了很大变化，由从前的纸质文件、印章到从文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都在计算机和通讯线路中进行。电子档案的必须以机读文件为主要形态，档案的保存也主要以电子形式存在，这就意味着电子档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案，挑战也更大。档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。电子档案管理相较于传统的纸张档案管理有几大优势：

（一）可充分利用计算机的系统操作，提高利用率。储存在计算机上的档案便于修改、便于复制外，还有纸质档案无法具备的搜索功能。计算机的检索、自动分类、统计功能极大的减轻了档案管理人员的精力，但是对新时期档案管理的人员的计算机水平提出了更高的要求。

（二）档案信息电子化节省了档案成本。电子档案的广泛运用改变了以往信息加工受经费限制的局面，众所周知，手工编研信息成果出版需要较多的经费，且效率地下，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，档案信息化管理可以很好的解决这个问题，信息资源不但可以重复使用，还可以做到共享。

三、电子文件对档案工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子文件由档案管理人员直接写在电子载体上，修改、负责、保存都在电子载体上进行，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这些变化对于长期的纸质档案的管理提出了挑战，也深刻影响着档案管理工作。

（一）对于分类方法的影响

自从电子档案诞生以来，档案的实体分类与概念分类应运而生，且随着电子档案的广泛运用，实体分类将逐步被概念分类整理所取代。实体分类的结果体现的是一种属性联系，这种单线排列方式适用于早期的手工操作档案管理需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（二）对于档案价值鉴定理论的影响

根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化。一方面由于制作方便，电子文件的规模将比以前大的多，另一方面由于用户的迅速增加，信息和数据需要不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、如何应对新形式下的档案管理

（一）保证电子文件的可靠性。以前档案保密只通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。这样做虽然很方面，但是在安全性方面还是不够。还要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息。

（二）尽快适应档案管理向立体化方向发展趋势。随着电子文件的介入，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容。不仅档案种类在增加，其用户和适用范围也在逐年扩大，大量的基础工作也都具有各自的个性。因此，档案管理人员必须适应这种三维空间，对立体化的管理结构进行深入的学习。

（三）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。当前我国档案管理队伍还缺乏大量专业人才，以适应信息技术发展的需要。