企业ERP系统实施准备
2010-10-09鞍钢集团矿业公司计财部方众
鞍钢集团矿业公司计财部 方众
ERP系统是在物料需求计划和制造资源计划技术成熟之后,随着企业管理模式和网络化技术的迅速发展而形成的一种新的企业信息化管理系统。其功能覆盖市场预测、供应链管理、生产计划管理、库存管理、人力资源管理、设备管理、销售管理以及相关财务管理的整个企业生产经营全过程。本人作为一名财务工作者,有幸参与了企业的ERP建设项目,这里仅以个人的粗浅认识和参与企业的实际情况介绍一下企业ERP系统建设中财务模块准备、实施中的几个问题。
一、ERP、SAP简介及企业信息化战略的定位
ERP即企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP作为一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统,日益成为当今时代企业内部管理所必需的业务应用系统,但同时企业的管理者也必须清楚地认识到SAP只会为企业带来一个ERP的“空架子”,它需要企业自身赋予其灵魂,让它真正成为为企业“量身定做”的管理系统。
企业在决定ERP项目建设之初必须确立数字化建设在企业管理和发展中的地位和作用并且有一个具体实施目标。企业推行数字化建设的意义在于它是实现打造最具竞争力企业战略目标的一个重要支撑点;是促进管理手段创新、提高企业管理水平的必由之路;是整合企业资源、提高工作效率、降低生产成本的客观需要;是提高职工队伍综合素质的重要推动力。
二、ERP财务模块上线的需解决的问题
无论基于哪方面的原因,上ERP财务先行,可以说是 “路人皆知”,而财务自身各方面的特点又造就了它的上线必定的任重道远,因此我们如何因地制宜地统筹规划,充分认识到方方面面的困难,是保证公司ERP财务模块按时上线的关键。
1、公司决策层如何确定未来管理层次(组织架构),管理模式
ERP上线后肯定是一级核算,但到底是一级管理,还是二级管理;是全部的一级核算,还是部分的一级核算;是固定现有机构设置,还是有合并、分立举措;无论从业务流程梳理、资产划拨、安定人心、构建技术平台等各方面看,管理层次、管理模式的不确定性严重制约了其他工作的开展,而且很有可能造成大量不必要的重复无用工作。
2、如何发动全员参与
由于对创新的抵制,对打破原有固定模式的恐惧,对失去现在职位的危险,对并行阶段超大工作量的厌恶,对操作界面不友好,不同于旧有习惯作业,学习难度大等的“一知半解”,必然造成大多数的财务人员彻底、坚决、强烈地反对ERP的上线。对此我们不仅要通过不断的宣传、培训,通过“一把手”工程的强大公事,让每名员工认识到公司要走信息化道路,上ERP势在必行,只有及时跟进才不至于让自没有退路,还要尽早的明确未来的财务管理架构,“先安其心,在谋其事”。
3、如何梳理业务流程
使用SAP软件的精髓就是要给企业带来管理水平的提升,而提高管理水平的必由之路就是业务流程的梳理、优化。没有特定的组织架构,业务流程无从梳理。前已提及,财务自身的实际情况决定了它的流程必定琐碎、繁杂、与各模块频繁接口,同时涉及众多人员。目前我们的业务流程,同一业务发生在不同的二级公司处理流程可能不同,同一业务不同时间发生处理流程可能不同,同一业务不同的人员来办处理流程可能不同(比如一个差旅费报销流程可能是审定事由→税管人员审核发票→财务主管→厂领导→往来挂账→资金预算→出纳付款,也可能是其他各种流程)。正因为如此,规范财务核算、管理中的各个流程、制度、内控体制尤为重要。另外,对现有软件系统的去留,也应尽早决则,否则将影响到流程的梳理(如固定资产管理软件)。
另外,我们还需清楚地认识到无论最后上线或拟上线的ERP财务模块多么完美,必须为日后接口拓展保留足够的余地;但过多的二次开发必定带来系统维护、升级的困难。
三、ERP财务模块上线希望实现的新突破
财务子系统要具备的功能应该包括透明性、集成性、适用性、灵活性、开放性、可靠性等,这里仅对我个人想到的新功能阐述如下:
1、优化、统一业务流程绝对是首当其冲的,最大的突破。我们目标就是要梳理出一套即符合集团统一设计,又体现行业特色的,能彻底纠正以前工作中的偏差的目前最优流程。
2、对于有权使用人员来说,一切尽在掌握。SAP能提供所有最小核算单位,所有协同部门的相关信息,这也是透明性的体现。
3、更好的与其他业务部门协同工作,更准确清晰的划分各自职责。
ERP上线,必然导致大量外来原始信息触发财务凭证的自动生成(如固定资产系统自动生成折旧凭证,采购系统自动入库、领料生成库存增减凭证,生产系统自动计产、耗料生成成本费用凭证),从而减少财务人员的简单重复劳动,减少传递过程中的错误,使会计信息更具集成性、实效性和真实性。需要财务与其他业务部门做好协同工作。
4、实现编码一体化,这也是集成性的体现。
一个层次是要实现会计科目、客户、供应商、项目(大修、维简、安全生产)、员工、部门,包括所有的物料、设备、固定资产、无形资产等所有编码的统一。任何一个会计核算中心(最后可能精确到机台)使用的编码都必须唯一,它使用的编码可能只是全部编码体系的一小部份,但它必须囊括在公司整体编码的框架中,不允许例外存在。如一个客户、供应商编码,一个物料编码必须明确唯一地指定一个客户、供应商或物料,不允许同一个外部单位对应多个编码、一码多物、一物多码现象存在。
第二个层次是要实现同一编码下核算内容的统一。如一个会计科目只能对应一项经济业务,不能有歧义,必务使每名使用SAP的人员、与SAP有接口的所有人员了解真实意义。
5、成本精确还原:一级核算有可能带来成本结转,但不利于分析考核,如果仍延用内部价结转则存在还原问题。还原包括两部份,内销利润还原和分配公司制造、期间费用、税金及附加。
6、产品成本归集从制造成本上升为完全成本。目前核算一般只归集到制造成本,基于精细管理的思想应扩展到产品全部成本。
7、将标准成本引入SAP,实现初步系统自动分析。
8、现金预警功能。
9、实时报表的可行性,从月报表到日报表。
10、部分预算功能进系统:如年预算核定数、追加预算批准数、比预算超降额。
11、单笔往来账目逐笔清账,此功能可实现资金的精准控制。
12、财务风险的控制。
13、员工整体素质全部提升。
四、小结
一个公司为什么上ERP,不是装门面,不仅限于谋求更好的运营水平,是要树立新的管理理念,提高核心竞争力。因此,对ERP工作及其理念要进行积极的、全面的、整体的、系统的有效培训,让ERP理念深入人心,根深蒂固,进而崩发出一股全体参与的、上下联动式的巨大的合作力量,这样有助于ERP工作的全面开展,有助于企业管理的彻底改造,更有助于业务流程的梳理和优化再造。
[1]文洋.《SAP系统项目实施与操作指南》,电子工业出版社.2007年9月
[2]王纹.《SAP财务管理大全》,清华大学出版社.2005年4月