基于WBS的图书馆信息共享空间构建分析

李小青

（西安石油大学图书馆，陕西 西安 710065）

1 信息共享空间概述

信息共享空间（Information Commons，简称IC）是图书馆服务的一种全新模式，1992年出现在北美一些高校图书馆。其理论与实践的倡导者美国北卡罗莱纳大学的DonaldBeagle，1999年描述信息共享空间是“为整合的数字环境而设计的专门组织空间与服务传递模式”；美国图书馆协会（ALA）前主席NanoyKranieh给信息共享空间下的定义为：信息共享空间保证信息的开放存取，它有其自身的组织结构、物理设备以及通信设施，有资源以及社会实践经验，提供共享的信息。一直以来，图书馆学专家对信息共享空间的表述都不尽相同，但基本观点是一致的，即信息共享空间是一种新的综合基础设施和动态服务模式，涵盖图书馆实体与虚拟的空间、资源和服务。

其基本构成可用一个3层模型来描述，即实体层、虚拟层和支持层。实体层提供具有可伸缩性的电子教室、促进团队研究的讨论室、指导读者提高研究技能的咨询区，以及帮助读者开发数字作品的多媒体制作室等；虚拟层提供协作学习社区、在线通讯工具、网上课程、数据库、数字图书馆资源等；支持层主要由各类训练有素的工作人员构成，其中包括；学科馆员、IT专家、多媒体工作者等。

2 工作分解结构概述

工作分解结构（work breakdown structure，WBS）是项目管理领域的一种非常有效的方法。项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法和工具，为满足或超越有关各方对项目的要求与期望，所开展的项目起始、计划、组织、控制和结束的管理活动。其中，WBS是项目管理的核心，它的总体设计对于一个有效的工作系统来说非常关键，它按照项目发展的过程，依据一定的原则，对项目进行系统化、结构化、层次化的分解。结构呈等级状或树状，使底层代表详细的信息，范围很大，逐层向上。结构层次越往下层则项目组成部分越详细，WBS最后形成一种层次清晰、结构分明的图表或层次性说明，用于指导整个项目的管理，有利于项目积极性和创造性的发挥。

3 图书馆信息共享空间的WBS分析

3.1 信息共享空间构建项目的WBS分析

信息共享空间的构建可以看作是一个项目，引入项目管理领域的WBS进行管理，实施项目建设。图书馆根据信息共享空间构建涉及的范围，召集相关的工作人员，成立信息共享空间构建项目小组，依据WBS的内容和原则，设计信息共享空间构建的业务流程。根据项目过程确定项目全寿命期的各个阶段，由此形成WBS的第一个层次。确定完成项目全寿命期各个阶段的主要工作后，形成WBS的第二个层次。确定项目每项任务的子任务，并用动词来形容该子任务需要进行的具体活动，形成WBS的第三个层次。根据信息共享空间的建设细则和操作流程，对各项具体活动逐一定位，形成一个完整的WBS流程表；并分析和检验WBS的正确性。

3.2 基于WBS的信息共享空间构建过程分析

3.2.1 IC项目启动阶段

项目是一个组织为实现自己的既定目标，在一定的时间、人员和其他资源约束的条件下，所开展的一种有一定独特性的、一次性的工作。项目的启动是项目全过程的首要阶段，这一阶段的工作能够决定项目成败的80%～90%。信息共享空间作为现代图书馆一种新型的动态发展的服务模式，其构建具有独特性，在启动阶段必须组建构建信息共享空间项目组，即确定该项目所需的人力资源。一般项目组人员的构成可以包括馆内的专业人员和馆外的工程人员，也可由读者代表，兼听多方对信息共享空间构建的建议，由项目组提出该项目的调研报告，项目组的成立标志着构建信息共享空间项目的正式启动。

3.2.1.1 IC项目的可行性研究

任何项目都要进行可行性研究。信息共享空间的构建也同样要开展可行性研究并作出决策。这一工作主要是分析构建信息共享空间的必要性、合理性、风险性和可行性以及项目技术、经济运营、环境、项目风险，是项目启动的支持和依据。

3.2.1.2 IC项目的需求调研

需求调研是为更加完善项目方案而做的一项工作。信息共享空间的需求调研，可以听取各方对信息共享空间构建的态度、建议以及对其功能的需求。通过调查表的方式，对读者分层次进行信息共享空间的需求调查，以及对高层次科研用户个性化要求的调查，该工作由项目组负责，提出最终调研报告。

3.2.2 IC项目规划阶段

3.2.2.1 IC项目定位

虽然各个图书馆不同用户需求是多元化的，但其基本定位是一致的，由此信息共享空间构建项目可以定位为：①一站式服务模式。满足用户的个性化需求和知识学习，允许用户自由选择并获取硬件设备、软件资源、多媒体以及网络信息资源、充分发挥图书馆资源的有效利用。②提供参考咨询服务。在信息共享空间工作人员的指导下进行学习和研究，充分体现了“以用户为中心”的服务理念。

3.2.2.2 IC项目任务分解

项目任务分解就是把项目整体系统分解成有内在联系的若干工作任务。信息共享空间是将传统的图书馆服务与资源、软硬件设施、电子资源、网络资源整合在一个相对无缝的环境中，为用户提供一站式服务的新型服务模式，其要素包括空间、资源与服务。从这3个方面入手，我们可以把构建信息共享空间这一项目分解为启动、规划、实施、收尾。各个阶段所包括的具体任务分解如图1所示。

图1 信息共享空间（IC）构建项目的WBS示意图

3.2.2.3 IC项目时间计划与进度控制

项目进度计划是在WBS的基础上对项目一系列活动作出的时间计划，它将在需要时协调资源，满足严格的完工时间约束。常见的方法有甘特图法、关键路径法、计划评审技术、图表评审技术等。

根据上述项目的WBS以及图书馆对工期的要求，项目组制定了如表1所示的作业活动清单，其中包括活动代码、活动名称、原定工期等。

表1 信息共享空间（IC）共建项目的WBS列表

3.2.2.4 IC项目成本预算

项目预算是指对完成项目任务所需的各种可能性费用进行估算，信息共享空间的构建费用因规模的大小、构建方式的不同而不同。我们可以通过费用类比估算来进行信息共享空间项目预算，考察已经实践过此项目的图书馆，然后结合本馆实际预算构建信息共享空间的费用。

3.2.3 IC项目实施与控制阶段

完成项目规划之后开始实施项目。在信息共享空间的实施中，通过开展项目业务和管理工作保证项目的顺利进行，并且保证项目结果与项目计划的要求一致。实际上，信息共享空间项目的实施与控制阶段既包括一系列的具体业务实施工作，也包括项目工期、风险、质量、成本等各种项目专项管理工作。这一阶段是将项目决策和设计付诸实现的阶段，是项目产出物的形成阶段。

3.2.3.1 IC项目物理空间建设

物理空间是构建信息的平台，是信息共享空间实体层的核心要素。根据信息共享空间的服务功能，其物理空间可包括信息咨询区、个人学习区、协作学习区、开放学习区和用户休闲区等。当然，在物理空间的构建过程中，各个图书馆可以根据自己的需要有选择地设定物理空间。

3.2.3.2 IC项目资源建设

资源建设是构建高校图书馆信息共享空间的重要环节之一。其中包括信息资源、硬件资源、人力资源建设。信息资源除了传统的馆藏资源，还包括丰富的数字资源，也可以从图书馆资源拓展到丰富的互联网资源，尽可能地收藏互联网上对读者有用的信息，实现数字图书馆资源与其他信息资源的有机结合，真正实现信息共享空间“空间共用、资源共享”的“一站式”信息服务理念，满足用户多方面的信息需求。设施资源包括硬件和软件两个方面：硬件方面，包括计算机、通讯设备、复印机、打印机、扫描仪等外围设备；软件方面，要求具备获取数字资源的软件，同时也要提供各种办公软件和多媒体播放软件。人力资源建设主要包括：负责资源使用方面的参考咨询馆员；负责计算机软、硬件和网络技术支持的信息技术专家；为教师开发多媒体教学软件，并能指导学生进行多媒体制作的制作者和利用各种资源进行教学和研究，能对学生进行一对一指导的指导老师，其中人力资源是最关键的因素。

3.2.3.3 IC项目服务建设

信息共享空间的服务建设要紧密围绕“以用户为中心”的核心理念，打造“一站式”服务。服务建设包括两个层次：一是提高馆员素质，拓展服务方式；二是建立服务质量评价体系。图书馆挖掘现有的高素质人才队伍、建立信息共享空间服务团队时，就要对相关人员进行业务培训。一方面通过各种途径提高馆员的综合服务能力，培养复合型的图书馆学专业人才；另一方面针对用户的信息需求，对馆员进行相关素质的培训，如建立学科馆员、信息导航员、知识型馆员等培养机制，为新的理念下图书馆员适应信息共享空间服务提供保障。建立以用户为中心的服务质量评价体系，拓宽馆员与用户的互动，对保障信息共享空间的有效运行也是必不可少的。服务质量评价可行的方式有向用户发放调查表，或者进行网上调查、收集培训结果等等。此外，对信息共享空间的评价也不应该仅仅局限于用户调查，可同时开展对信息共享空间馆员、技术人员的调查，以获得大量工作建议。综合以上调查的结果，查找服务中的不足，不断改善服务设施，改进工作方法，提高服务质量，从而更好地满足用户需求。目前，国内外还没有较为完善的评价体系，信息共享空间服务质量评价体系的建立还在探索中，但在其构建中的作用不容忽视。

3.2.4 IC项目完工与交付阶段

项目实施还有一个完工与交付的阶段，然后最终结束。在此阶段，人们需要对照项目定义和决策阶段提出的项目目标等，做好项目管理的总结和项目合同的总结工作。信息共享空间项目的完工就是按照其服务功能把各个功能区汇合，共同构成该项目的交付物，依照各种评估指标和条件对已构建的信息共享空间进行评估、验收。至此该项目阶段的工作完成，也标志构建信息共享空间项目的最终圆满完成。

4 结束语

在图书馆这样一个智能化、个性化、多样化的环境中，引入项目管理的方法WBS构建信息共享空间是一种探索和尝试。在构建信息共享空间的过程中，各个图书馆要结合自身特点，应用WBS管理方法，有效、准确地把握整个项目。基于此认识，笔者做了一些探索，以期与各位同仁共商构建信息共享空间的良策，并进一步完善、建设这一新的信息服务平台。

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