低利用率文献的区域性合作储存探索*

张海霞 （上海大学图书情报档案系 上海 200444）

赵伯兴 （上海大学图书馆 上海 200444）

方向明 （上海大学图书馆 上海大学图书情报档案系 上海 200444）

1 引 言

在当前复合图书馆环境下，一方面，印刷型文献资源出版的数量有增无减，图书馆建设学习空间、信息共享空间及计算机设施的扩展需要图书馆腾出大量空间，进而使许多图书馆面临馆舍空间严重匮乏、新购图书上架困难的困境；另一方面，图书馆中大量低利用率文献充斥着书架，严重影响了馆藏文献的更新及用户获取文献的便利。

在图书馆年代久远的馆藏中，大量低利用率文献积聚其中，然而这些文献中相当一部分并未失去其使用价值和研究价值，在一定的历史阶段中很难判断其价值的大小，更难作出是否会有读者使用的判断，因此，至少在目前的条件下仍然具有对其进行长期储存的必要性。无论数字资源发展如何迅速，大量印刷型低利用率文献，尤其是一些珍贵文献，依然不可能被数字文献所取代[1]。然而，在现代信息技术如此发达的今天，从保存馆藏文献经济性的角度来看，每个图书馆已无必要也不值得重复保存大量的低利用率文献。实现合作储存低利用率文献无论从经济效益的角度还是从文献永久性保存的角度都具有重要的意义[2]。

笔者根据我国图书馆分布特点进行了区域范围内合作储存低利用率文献的可行性研究，提出了在我国实行区域性合作储存的方法来处理低利用率文献，并根据我国图书馆的实际情况，构建了区域性合作存储低利用率文献的模型，以期通过合作储存的方式，在节省成本的情况下永久性保存低利用率文献，从而保障这些文献在未来相当长时间内的可获得性，以满足科学研究的需要。

2 低利用率文献的价值及现状

2.1 低利用率文献的内涵与价值

目前对低利用率文献的界定还没有统一的标准，对不同的图书馆而言，低利用率文献所指的范围是不同的。一般而言，当文献从出版之后进入图书馆再经过若干年的流通、阅览等，使用率下降到较低的程度或者无人使用的文献称为低利用率文献。低利用率文献普遍存在于各级各类图书馆，并占据馆藏总量中相当一部分。即使馆藏文献在采购过程中经过精心挑选，但由于用户结构、用户兴趣和需求的改变及社会研究热点的转移，加之文献揭示深度、上架速度等综合原因，总会有一部分文献处于低利用或者无人使用的状态。在知识自然老化规律的作用下，往往图书馆历史越久远，低利用率文献在馆藏中占据的比例越大。这些低利用率文献包括珍本、孤本、普通图书和期刊文献等。

文献资源的利用率往往呈现出一种不规律的发展状态，其使用价值很难衡量。虽然低利用率文献似乎已经失去了使用和保存的价值，然而一方面，文献中会存在“睡美人”现象[3]，有些文献在某一时间段内属于低利用率文献，很有可能因为在若干年后用户需求的变化会出现文献使用的高峰，这使得文献未来的潜在使用价值很难预测；另一方面，有些文献在某图书馆是低利用率文献，但并不意味着在其他图书馆也鲜人问津。根据长尾理论，如果聚集用户需求、集聚文献供应，会呈现“长尾”文献演变成“头部”文献的状况[4]。换言之，有些低利用率文献不是其本身没有价值，而往往是潜在的价值没有充分发挥出来。除此之外，从保存人类文化遗产的角度来说，即使有些文献没有使用价值，但是还有保存的社会价值和历史价值。所以，即使在馆舍空间难以满足日益增长的印刷型文献保存需求的情况下，仍有必要合理地保存低利用率文献，切忌随意剔除文献。然而每个图书馆都对其进行长期保存不符合经济效益的原则[5]。

2.2 图书馆低利用率文献的处境

对低利用率文献的处理一直是众多图书馆多年来面临的“老大难”问题。随着馆藏空间不足问题的凸显，各图书馆普遍采用密集书库储存、交换、赠送、削价处理和定期或者不定期剔除等方式处理这些低利用率文献，但是这些方法都很难达到理想的处理效果，并不能从根本上解决空间匮乏问题。而且非系统化地剔除文献会对用户将来的文献需求产生不利的影响。笔者通过对国内20多所公共和高校图书馆的调查发现，目前已经出现馆藏空间紧张问题的图书馆中，90%以上都不愿意加大文献剔旧的力度。尤其在我国现有的评估机制下，馆藏数量是衡量一个图书馆水平的重要指标，因此，从图书馆发展的角度，各类图书馆通常都不会轻易地剔除或者处置图书馆中的大量低利用率文献。于是，为摆脱馆舍空间紧缺的尴尬境地，许多图书馆只能花费大量资金建造馆舍，以通过扩大馆藏空间来暂时缓解矛盾。然而对整个图书馆系统而言，每个图书馆都对大量重复但读者很少利用的文献进行保存和管理，不但浪费大量的人力、物力和财力，而且由于开架书库中文献易受自然因素和人为因素影响而损坏、遗失等，使得文献的长期完整性保存得不到保障。针对上述情况，笔者通过对区域性合作储存理论的探索及构建模型的研究，探索了通过区域性合作储存文献的方法来解决低利用率文献的合理处置问题。

3 区域性合作储存可行性探索

从文献储存主体来说，有单个图书馆根据自己的馆藏情况组织的独立储存形式，也有多个图书馆形成的合作储存形式。独立储存主要是以单个馆的力量建设储存库进行文献储存。国外许多大学在校外修建了自己的储存库，如康奈尔大学图书馆附加馆就是用来存放该校低利用率文献的储存库[6]。在我国，独立储存主要是指图书馆通过在本馆设立密集书库保存本馆使用率不高或者出版时间比较早的文献。我国许多图书馆都设有文献密集书库，如复旦大学图书馆借鉴国外高密度储存思想建立的独立式储存书库。然而近些年来国外多采用合作储存的方式，其合作形式多样，包括在近郊合作建立储存图书馆、合作租用库房或者新建储存设施以形成合作储存图书馆等。在网络环境下，比较独立储存与合作储存的优劣势可以看出，合作储存不但可以降低印刷型文献的储存成本，也可以提高文献资源的利用率，是一种有利于馆藏整体发展的新策略，并且我国实行区域性合作储存也具有一定的基础。

3.1 独立储存与合作储存的比较分析

采用合作储存低利用率文献的形式，可以通过节省储存空间、减少储存的复本量从而降低储存成本，并通过特定的环境控制达到长期保存文献的目的，如美国的马萨诸塞州五学院合作储存图书馆中每本书的储存费用低至0.4美元[7]。通过合作储存可以在统一的管理机制下将低利用率文献聚合在一起，并扩大用户范围，提高资源的利用率。

随着馆藏文献的不断增长，独立储存文献的方式越来越难以解决馆舍空间问题，参与合作储存是文献资源共建共享发展的重要趋势。从国际范围来看，印刷型文献的合作储存成为研究的一个重点和热点问题，越来越多的国家开展了低利用率文献合作储存方面的研究和实践，虽然目前使用数字资源的人越来越多且使用率已经远远超过纸本文献[8]; 英美等发达国家的图书馆采购的重点已转向数字资源[9]，但是数字化并不能从根本上解决馆藏空间问题。图书馆建立学习共享空间及开展其他服务需要越来越多的空间，因此储存空间问题更加突出，然而许多大学越来越不愿意花费巨资扩建新的图书馆来缓解矛盾[10]，在这种情况下，合作储存低利用率文献不失为一种好的选择。

3.2 区域性合作储存的功能和原则

在一定区域范围内形成的合作储存图书馆，具有长期储存和服务的双重功能，一方面通过恒温恒湿的环境控制及高密度储存书架的方式，能够保证合作范围内低利用率文献的完整性及在较长时间内不被损坏、丢失；另一方面通过统一的揭示平台，可将文献清楚准确地揭示给广大的用户，当有需求的时候可以提供闭架服务，主要是通过文献传递和馆际互借的方式来满足用户的文献请求[11]。区域性合作储存的主要目的是为了保证区域范围内图书馆资源的长期可获得性，以便为研究和学习提供一定的资源保障，并能从经济效益的角度优化馆藏储存。

为保证合作长期有效进行，区域性合作储存需要遵循以下原则：（1）资源整合原则。在大量剔除重复文献的基础上，尽量保证区域范围内资源保存的完整性。每个图书馆的文献都有多个复本，特别是高校图书馆有些文献的复本量多达几十本，为了不让大量的复本文献占据大量空间，需要加大对复本剔除的力度，仅保留有限的复本量以满足读者偶然的使用需求即可。（2）利益均等原则。保证成员间利益的均衡是合作得以持续发展的首要前提，可以按一定比例分配各成员馆的投入成本，并通过其他多种辅助方式来协调利益的均衡性。（3）统一管理原则。参与合作的成员馆类型和内部组织结构可能不一样，需要形成统一的领导机制，以监督和调控合作储存工作的有序进行。（4）相互协调和信任原则。这一点是合作储存长期可持续发展的保障。只有在相互协调和信任的原则下，各图书馆才能够放心地将自己的文献通过合作的方式进行储存。

3.3 我国实现区域性合作储存的可行性

美国、澳大利亚等国家在区域性合作储存低利用率文献方面进行了大量理论研究与实践。区域性合作是指在一定的地域范围内某些大学图书馆或者各类图书馆之间的合作，可以是一个州范围内或者跨州范围内的合作，也可以是某几类图书馆如大学、公共和研究型图书馆之间的合作，合作的地域范围大小不一，主体类型也不固定，但都是在共同的需求和共同的目标下进行的。同时这些区域性合作作为国家储存规划项目的重要内容，为未来在整个国家甚至全球范围内建立分布式储存图书馆网络奠定了基础。

我国地域辽阔，各种类型的图书馆广泛分布，建立区域性的分布式合作储存具有一定的可行性。首先，我国地区性的合作具有一定的基础，如地区性联合采购、地区性协作共建共享网络的形成、地区性合作参考咨询服务等，为进一步的合作奠定了一定的基础，在思想上容易达成合作的共识。其次，同一区域内的图书馆在管理政策上更容易达成一致，利于合作工作的开展。在我国，一个地区往往分布了多个系统的图书馆，目前各系统图书馆之间各自为政，要建立低利用率文献合作储存机制，必须形成一套统一的管理政策，而对于地域辽阔的国家来说，区域范围内图书馆之间互相协调的能力比整个国家范围的协调能力要强。再次，从方便储存和使用的角度来讲，区域性合作在文献的调动上因为距离相对较近的原因，可以节约大量交通费用，同时也为用户获取文献带来方便。低利用率文献合作储存是要通过合作的手段，从经济效益的角度减轻图书馆储存低利用率文献的负担，在解决图书馆空间不足的同时，还可获得文献的持续使用权。区域范围内的合作可以保障区域范围内用户对文献的使用需求。总之，区域性的分散合作较国家性的集中合作要灵活得多，一方面容易形成区域共识，另一方面区域文化的影响更利于合作中的沟通和交流。区域性合作储存不但满足客体的需求，也符合主体的需要。相当多的图书馆中有一部分低利用率文献资料长年沉睡在地下室或者密集书库中，不能被发现，更无法为用户所使用，而其自身寿命随着时间的流逝及在没有保护措施的外部环境下走向终结。通过区域性合作储存方式可以系统地对这部分文献进行加工处理，将文献资源组织起来，通过统一检索平台揭示给用户，利于文献资源的共享。低利用率文献资源的区域性合作储存模式在形成之初，主要是需要大量的人力将来自各成员馆的文献集聚起来，并进行筛选、登记、整理、上架等劳动密集型的工作，不存在技术上的困难。

从以上诸因素来看，在我国实行区域性合作储存是可行的。合作的形式可以多样化，根据不同的合作形式构建合作储存模型是区域性低利用率文献合作储存的关键。

4 构建区域性合作储存模型

4.1 区域性合作储存的要素分析

低利用率文献的合作储存需要考虑多方面的要素。我国图书馆由三大系统构成，包括公共图书馆系统、高校图书馆系统和科研机构图书馆系统。在以省市为单位的地区范围内，形成了来自不同系统的图书馆共同存在的局面，在合作中要注意以下问题：

（1）根据实际情况确定合作的范围 我国区域性合作储存可以根据以下范围确定合作关系：①以省或市的地域范围确定合作储存，来自各系统的图书馆形成合作关系。②以省或市的地域范围确定合作储存，某一系统内所有图书馆形成合作。③一定范围内（一般为某省或市内的一定范围）距离相邻的图书馆之间形成合作储存，可以是某一系统内的图书馆，也可以是几个系统间的图书馆合作。

（2）制订合作储存政策 成员图书馆在合作之前要确定合作储存的目标，并形成由各成员馆共同协商的合作储存政策，包括选择低利用率文献的标准、文献去重的标准、文献所有权归属问题等。

（3）合作管理 管理问题是合作储存中一个非常重要的问题。只有形成良好的内外管理环境才能保证储存目标的有效完成。合作的参与馆之间要有一个统一的领导机构，对合作储存的人员、资金、储存设备等关键性的问题进行规划。另外，应根据各参与馆的实际情况确定采用联合管理机制或者分工管理机制。

（4）快捷的服务 区域性合作储存要能保证文献以简单快捷的方式满足用户的需求，当出现对同种文献的共同需求时，能处理好文献的优先使用权问题，或者能通过即时即印、扫描等多种方式同时满足这些需求，以提高各成员馆参与合作的积极性，并争取广大用户的支持。

4.2 区域性合作储存模型

根据我国图书馆分布不均衡的情况，可以构建两种区域性合作储存模型，第一种模型是由参与馆在一定的协议中形成按学科或主题分散储存的模式，如图1所示。

图1 区域性合作储存模型一

这种模型不需要重新建立独立的储存库，而是以成员馆原有密集书库中的文献为基础，结合各图书馆本馆的特点，按照学科或者主题特点对文献类型进行重新配置，构成特色馆藏，如成员馆A按照规定储存a类文献，其他各图书馆则将本馆冗余而承担存储该类文献的图书馆缺乏的文献送交给该馆，其余重复的文献可以进行妥善的处置，同时根据流程将文献进行统一标识并上架保存。

采用这种模型，各成员馆能根据他们的馆藏特色分工承担储存任务，在原有馆藏特色的基础上聚合同类文献，以保证某一类或者某一学科文献保存的完整性。每一个担负储存任务的图书馆需履行下列工作职责：（1）接受来自其他馆的文献；（2）对提交的文献进行登记；（3）对相同文献进行选择、去重；（4）根据统一的编目规则对将要储存的文献进行统一标识；（5）按照文献开本大小将文献密集储存；（6）提供文献传递和馆际互借服务。

该模型适用于馆藏特色较为明显的图书馆之间的合作，形成的是学科或者主题分布式合作储存库。这为按学科或者主题查找文献提供了极大的方便。

第二种模型是各成员馆以一定的协议为基础形成的集中储存模式，如图2所示。

图2 区域性合作储存模型二

这种模型需要集中建立储存设施，将各成员馆提交的文献共同储存在合作储存图书馆中，而各参与合作的图书馆不需要对送交的文献进行分类，直接送到储存图书馆即可。储存图书馆根据自己的工作流程开展储存工作，具体的工作内容同分散储存模式类似。

在这种集中储存模式中，储存图书馆采用的是所有文献集中管理的策略，在管理中有统一的领导机构和工作人员，并有专门的内部设施和运作资金作为支撑，各参与馆将自己的低利用率文献送交储存图书馆之后，储存图书馆按照原定的储存政策对送交的文献进行保存。

该模型主要适用于馆藏性质较为类似并且地域上相邻的图书馆。图书馆之间可以通过这种合作方式优化馆藏，既减少了文献的重复，又扩大了馆藏文献覆盖的范围，从而在一定程度上保证了文献的完整性。

5 结 语

上述两种区域性合作储存的模型，虽然在储存的形式上不同，但都遵循了共建共享的思想原理。具体实施过程中，需要根据参与合作的图书馆的具体情况选择符合需求的储存模型。同一地区范围内，可以采用某一种模型，也可以两种模型并存，通过由下而上的合作意愿及由上而下的政策支持，最终形成分布式合作网络，促进文献资源的长期保存和共享。以上海地区为例，高校图书馆众多，各区县、社区都设有公共图书馆，可以根据需求建立高校图书馆系统内部或者公共图书馆系统内部的合作，或者系统间进行合作，最终形成一种较为恰当、合理的储存模型。

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