浅谈铁路建设项目竣工文件

高宏伟 赵长军

竣工文件是指在建设项目建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有利用、保存价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等[1]，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及铁路设备养护、维护及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。

为加强建设项目管理，规范项目竣工验收程序，促进建设项目及时投产运营，提高工程质量和投资效益，铁道部办公厅早已发布铁路建设项目竣工文件编制移交办法及有关规定，但时至今日，某些项目仍旧因为竣工文件无法及时移交造成工程无法及时验收交付使用，其主要原因就在于对竣工资料的形成没有足够的重视。

1 竣工文件的编制

竣工文件编制工作应由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门负责指导协助，各部门之间在竣工资料的收集、整理、归档、移交的四个环节中必须相互协调，保持一致并做到以下工作同步进行。

1.1 布置施工任务与布置竣工文件编制同步进行

建设单位作为建设项目的整体监督指导部门应在开工前根据项目规模对项目施工过程中产生的文字材料规定详细的归档范围和内容，开工后在第一时间按照接管单位档案部门的要求，成立专门的机构，指定专人负责，监督、指导、组织各参建单位做好文件材料的形成与积累工作。对于建设单位如若对各专业竣工文件的编制和填写有相关要求，应在此时对各参建单位进行详细说明并下发专门指导性文件，如若建设单位对各专业竣工文件的编制和填写没有相关明确的要求，那么施工单位的各单项工程负责人应按各专业竣工文件的编制内容进行标准的制定并第一时间上报建设单位促使其形成专门指导性文件，避免日后各个参建单位尤其是施工单位在标准的采用、表格的填写、相关资料收集上产生分歧，以至于导致日后资料的大量返工，避免由此带来的大量人力与物力的浪费和流失。

1.2 工程施工进展与竣工文件形成积累同步进行

各施工单位要认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款。规定将这项工作纳入到施工技术管理工作中，并在各级技术管理部门都应有专人负责，同时各单项工程的技术负责人要将形成的各种检查证、试验报告、原材料出厂合格证等原始纪录按照工程项目的内容分门别类放置，以防文件材料的散失与损坏并随时接受各级相关部门的指导与检查。

1.3 工程验收交接与竣工文件交接同步进行

建设项目在办理竣工验收前施工单位就应编制好已完工程的全部竣工文件，并须保证达到相关部门的验收标准并有足够的份数，经初验工作组审查确认其达到齐全、完整、准确的要求后送接管单位并按照相关规定送各级档案部门归档。

2 竣工文件管理过程中各部门要做到的质量要求

2.1 齐全完整

应该归档竣工验收证书、各项申报表、决算表、建交表、各项报告、检查证、检验批、各种表格、图纸等要全部收齐，并保证其各项签字齐全。杜绝各项资料的参差不齐并找出因签字盖章不完备而无相应法律效力的废证、废表、废图，将其签字或盖章找到相应责任人或部门补齐。

2.2 内容准确

竣工文件内各项内容必须是真实纪录、准确反映建设过程和竣工时的工程客观实际，尤其对于施工过程中产生的各项原始纪录、原材料出厂合格证、检查证、检验批、各项试验报告必须保证其数据真实可靠，竣工图纸的绘制要与现场相符，做到施工图与对应现场一致。

2.3 系统配套、组卷合理

一个建设项目内各个专业的内容，一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整。同时要针对各个专业的内容及单位工程对资料组卷进行合理划分，以方便竣工资料的归档及档案部门的管理。

2.4 整洁美观

竣工文件材料要装订美观、整齐，软封面和目录要填写清楚、准确、工整、美观，图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范。

2.5 存放安全

各个部门要配备确保资料安全的库房和设备，要有相应的防火、防盗、防潮、防有害生物的相应措施，保证资料实体及信息安全。各介质要符合其所承载的资料的耐久性要求，某些特殊资料如声像、电子资料等更要保证介质的安全可靠。

3 竣工文件管理应注意的问题

1)竣工资料在收集和整理的过程中，一定要遵循其形成的规律，保持各文件之间的有机联系，区分不同的价值，管理人员确定分类方法，编制出合理分类方案，列出各类目层次和各类目名称，全面准确地确定归档文件材料的范围，划定不同的保管期限，这样才能反映工程建设的全过程，又符合人们利用档案查找的心理预期，为检索提供方便。

2)由于大部分工程从项目提出到竣工验收过程时间长，跨年度较多，分管领导和档案管理人员应按制度及时督促检查。责任人工程技术人员要定期进行阶段性整理以保证文件条理清晰、齐全完整，在工作变动时，更要按要求将本职工作中形成的各种文件材料进行阶段性整理，移交本单位档案人员。

项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录[2]，是工程建设、管理、运行、维护、改(扩)建等工作的直接依据和参考材料，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。竣工资料作为工程档案的重要组成部分，其重要的地位同样不容忽视。真实、详细的竣工资料是工程的直接反映，为审计、纪检和司法机关提供可靠依靠，促进了社会主义物质文明和精神文明协调发展，为国家和社会创造经济效益和社会效益。

[1] 王松根，张须义.公路工程竣工资料编制指南[M].北京:人民交通出版社，2001.

[2] 蔡友兰.铁路工程竣工文件的编制原则与管理要求[J].北京档案，2007(5):53-54.

[3] 李 红.浅谈公路建设项目中如何做好竣工资料管理工作[J].建筑科技与管理，2008(7):37-38.

[4] 祁静静.提高竣工文件编制质量须全过程控制[J].祖国，2009(7):11-12.