谈新建项目的档案管理

马德玲

(大唐淮北发电厂档案室,安徽淮北 235000)

谈新建项目的档案管理

马德玲

(大唐淮北发电厂档案室,安徽淮北 235000)

通过对项目档案管理工作中的经验剖析,浅谈了对项目档案管理工作的体会和认识,并且探索出做好新建项目档案管理工作的若干有效途径,为进一步提高项目档案管理工作提供了可以借鉴的工作方法。

项目档案;管理;途径

随着我国投资体制改革的不断深入,全国新建项目如雨后春笋般拔地而起,项目档案也就随之而产生。为了加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,2006年6月14日,国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目验收办法》,该文明确规定项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收。为确保工程竣工后工程文件的完整性、准确性、系统性和安全性,要求项目档案工作要与工程建设同步开始、同步进行、同步验收。

2005年9 月,我厂1×210MW新建机组(厂编号为8#机组)竣工投产。现就本人在新建项目档案管理中的工作体会,浅谈对新建项目档案管理的认识和做好项目档案工作的有效途径。

一、对项目档案的认识

项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,是指在项目的建议、可行性研究、审批、建设用地、征迁、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、建设、施工、监理及竣工验收全过程中形成的并经过鉴定、整理、归档的文字、图表、声像等形式的全部文件。它是项目建设过程中的真实记录,它真实地记录和反映了项目建设和管理的全过程,是项目建设竣工投用后的生产(运行)、使用维护、系统改造、设备维修等的重要依据和条件,同时也是工程质量责任追溯不可替代的重要凭证。建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容和要求。

项目档案工作必须纳入领导责任制。档案工作是项目建设、管理的基础性工作,是检验工程质量和效益的依据。加强领导责任制,就是要求项目建设的领导要重视档案工作,增强档案意识,为档案人员提供必要的工作条件,以便使档案工作更好地为工程建设服务。

项目档案工作是随着项目工程建设的开展和推进日积月累、逐渐形成的。项目档案一旦形成,其完整、准确、系统就已成定型。要使建设项目档案的完整性、准确性、系统性得到保证,就要从项目的立项开始着手项目档案工作,遵循档案的形成规律,坚持档案工作与工程建设同步进行,加强项目档案的积累和收集工作。积累是基础,没有丰富的积累就没有可靠的项目档案,也就没有今后工作查考和利用的信息主体。

二、做好新建项目档案工作的有效途径

1.注重宣传,提高档案意识

多年的档案管理工作体会告诉了我们:档案意识的强与弱,决定了对档案工作的重视程度,从而决定了档案工作氛围。提高全民的档案意识,需要各级档案行政管理机构以及档案管理部门不懈的努力,大力加强对中华人民共和国《档案法》以及《中华人民共和国档案法实施办法》的宣传。对一个企业来说,要想提高全员的档案意识,企业档案管理部门(即档案室),就要在企业中大张旗鼓地宣传档案法及其实施办法,并且通过档案工作的“有为”赢得档案工作的“有位”,从而营造出企业档案工作的良好氛围。

我厂8#机组工程档案形成的时间跨度较长(1995～2006),中间经历了电力体制改革。它从项目的可行性至2004年批准项目开工,前后跨度10年,这个阶段时间长,人员更替多。我们在整理工程前期文件的时候,发现了文件不齐全的情况,如环评报告终极版没移交。所以,在该项目批准开工步入正轨以后,我们及时地编制了基建档案的归档范围与保管期限表,发至项目部工程管理人员、施工单位和监理单位,并组织施工、监理单位档案人员共同学习,深刻领会。基建项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程。可以说,基建项目档案的完整、准确、系统不只是档案人员的事情,还要有参加工程建设的各路大军努力配合。为此,档案人员要经常深入现场,进行及时的沟通和指导,利用一切机会,不失时机地向他们宣传档案工作在工程建设中及竣工投产后的重要作用,以提高参建人员的档案意识,使工程管理人员、施工人员、监理人员、工程技术人员都能自觉地按照档案管理的要求,形成和积累项目建设过程中的文件材料。

2.建立体制,完善保障体系

加强档案工作的依法管理,既是项目建设管理工作的重要内容,也是协调档案工作与其它工作关系的依据,更是做好档案工作的重要保障。

为确保我厂8#机组项目档案完整、准确、系统,根据国家档案局颁发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重大建设项目档案验收暂行规定》及《中国大唐集团公司基建工程档案管理办法(试行)》,结合我厂实际,制定了《大唐淮北发电厂8#机组工程档案收集、整理、归档工作管理制度》(以下简称《制度》)和《大唐淮北发电厂8#机组文件归档要求与档案整理细则》(以下简称《细则》)。《制度》中规定大唐淮北发电厂办公室为工程项目档案的归口和管理部门,并指定1名有基建档案管理经验的专职档案员负责项目档案的全过程管理。在工程管理体系中,设立专门的档案管理领导小组,并把档案工作纳入领导和相关人员岗位责任制。《制度》还规定了各专业组工程技术人员都有收集、整理并向档案室移交工程档案的职责,形成了一个横向到边、纵向到底,有组织、有任务的档案管理网络,为我厂8#机组项目档案的收集、整理、归档工作建立了可靠的档案管理保障体系。

3.纳入制度,确保真正落实

遵循档案的形成规律,坚持档案工作与工程建设同步进行。为了加强档案工作的力度,确保档案工作“三纳入”、“四参加”制度的落实,我厂在设备订货合同中均明确列出应提供文件材料的范围、质量和份数,通过合同的约束保证档案内容的齐全、完整。在设备的开箱管理制度中,明确规定档案人员必须参加设备开箱,开箱资料由档案人员根据需要复印、分发给施工单位、监理单位和专业技术人员。这样不仅能保证档案人员得到第一手资料,还可根据合同要求,对设备厂家提供的开箱资料及时进行检查验收,如有缺少的资料及时要求补齐,有不符合档案质量要求的资料及时提出改进意见。就我厂#8机组基建工程来说,档案人员“走出去”参加设备开箱257次,并认真做好开箱记录、见证方签证,对存在的问题进行追溯、对补充材料进行注录,在设备文件的收集、整理、核对方面做到了闭环管理,从源头上抓住了档案收集的环节,丰富了档案的数量,提高了档案的质量,为设备档案的齐全、完整、准确打下了良好的基础。

4.整合资源,确保案卷质量

由于施工、监理单位属于流动性很大的单位,办公条件有限,再加上双方的档案人员多数没有档案工作经验,很难保证他们整理的案卷符合档案管理和火电档案分类大纲的要求。我们在同施工和监理单位的档案人员协商后,决定采用“请进来”的办法。我们把施工和监理单位在该项目建设过程中形成的所有应归档的工程项目文件,按专业分期分批“请”到我厂档案室,在我厂档案人员的指导下,实施项目施工文件和监理文件的整理、立卷。组卷时要求做到:遵循其形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,合理组卷。利用施工、监理单位的人力资源和我厂成熟的档案管理软件,把案卷和卷内信息录入我厂的档案管理系统,打印出规范的案卷目录、案卷封皮、备考表和卷内目录,再利用我厂现成的档案装订设备进行规范地装订,装订后的案卷标准、规范、美观大方。

化整为零整理设备档案。从三大主机设备图纸到位开始,我们就抽调专人进行整理、装盒,并标识清楚,然后录入档案管理系统。能够提前做的事情绝不推后。设备开箱资料收集后,档案人员立即登记分发并及时整理,图纸整理不积压、不拖拉,合理利用资源,把设备文件的归档和编目工作化整为零,在8#机进入调试前,基本完成了设备文件的整理和归档工作,为8#机组调试、运行人员的培训、设备的维护和检修工作提供了及时、周到、可靠的服务。

竣工图是整套竣工档案的核心,它真实地反映了工程竣工时实际状况,是项目生产(运行)、维护和改扩建的重要依据。我们认真按照国家有关规定编制竣工图,竣工图准确反映了项目竣工时的实际情况,做到图物相符,数据准确,签署完备,确保了竣工图质量。多年的档案工作经验告诉我们竣工图的“准确”是项目档案把关中的难点。我们的做法是“三方会审,关口前移”,即把所有设计变更单、工程联系单、材料代用单等有关变更的文件材料,分专业装订成册,提供给设计院,作为他们编制竣工图的依据。竣工图定稿出来前,先打印1份CAD版白图提供给建设单位,由建设单位组织各专业技术人员、施工单位、监理单位对白图进行会审,再把会审出的问题分专业汇总,反馈给设计院,由设计院根据反馈意见进行图纸修改,而后再正式出版竣工蓝图。这样,我们收到的竣工图就是经过建设单位、施工单位、监理单位审查过的底图晒制的。经过三方会审后,竣工图的真实性、准确性就有了保障。

竣工图的整理与归档,准备充分,有条不紊。收到竣工图后,我们按照竣工图编制的有关要求,立即组织施工、监理单位人员进行会签。由于在此之前我们已经按照火电工业档案分类大纲对施工图实行模拟分类编号,这样在收到竣工图后,只需把录入档案管理系统内的目录作适当的删补即可,大大缩短了录入目录的时间,起到了事半功倍的效果。

在2006年大唐集团公司组织的新建机组达标投产复查验收中,8#机组项目档案被专家组给予较高的评价。特别是在设备档案管理方面,认为是“基建档案中的一个亮点”。8#机项目档案工作为厂里争得了荣誉,也为档案工作营造了良好的氛围,更为我厂档案工作确立了应有的“位子”。

综上所述,只有项目档案与工程建设同步开始、同步进行、同步验收,才能确保工程竣工后工程文件的完整性、准确性、系统性。有了完整、准确、系统和安全的档案,才能保证顺利通过项目档案验收,才能为工程建设和领导决策提供可靠的依据。

C931.46

A

1671-8275(2010)04-0137-02

2010-04-22

马德玲(1963-),女,安徽濉溪人,大唐淮北发电厂档案室中级档案馆员。

责任编辑:石柏胜