谈建设单位基建项目合同台账管理

2010-11-16何蔚

淮北职业技术学院学报 2010年4期

关键词：电子表格总包账务

何蔚

(安徽大学财务处,安徽合肥 230601)

谈建设单位基建项目合同台账管理

何蔚

(安徽大学财务处,安徽合肥 230601)

为了更加准确地核算建设单位基建项目的工程成本,仅仅依靠财务软件是不像的,在实际工作中应建立及使用“基建合同台账”,力求以完善的“三维”账务系统实现全方位、高效率的基建财务数据管理。

建设单位;基建;合同台账

随着电算化在会计领域的普及,财务软件日益健全和规范,包括各种针对基本建设的财务软件层出不穷,基本满足了建设单位对各种数据采集的需要。但是,基本建设项目建设周期长、账务核算复杂、数据信息的需求量大。因此,建设单位不仅要选择适合的财务软件,建立和管理基建项目合同台账同样不可或缺。

一、为何要建立基建项目合同台账

1.完善“三维”账务系统。有的基建财务软件系统只是将纵向会计科目和横向建设项目相关联的“二维”账务系统,即将支出科目中的建安投资、设备投资和待摊投资等基本科目列挂相应的工程建设项目。但是,建设项目中的建安和设备投资又包括总包合同、甩项合同等若干子项目。建立基建项目合同台账,纵深地将每个子合同的数据信息细化,杜绝各类支出在项目内“一锅汇”,形成包括会计科目、建设项目以及合同台账在内的“三维”账务系统,就可以实现全方位、高效率的基建账务数据管理。

2.防范付款差错,降低风险。建立合同台账,能够将每个合同信息单独管理,包括合同总金额、付款进度、欠付款、履约和质保金留存情况以及审计定案情况等,为基建资金的阶段筹集提供依据,最重要的是能够根据合同明确控制总包及各个甩项合同的付款进度和比例,杜绝“冒付”等差错情况的发生,降低付款风险。

3.快速、准确地采集数据信息。基本建设会计要随时应对各方对数据信息的需要,包括种类繁多的报表等。日常工作中,基建会计人员不可能在需要某个合同的数据时临时在账务系统中筛选,再加以计算,这样不仅工作量大,还容易造成数据统计的遗漏和重复。利用基建合同台账,就能够在最快的速度内随时提供各个合同的相关数据信息,提高工作效率。

4.能够加强对施工单位的往来款和发票的管理。利用合同台账,可以将每个合同的预付备料款和欠付施工单位的应付工程款情况登记反映其中,并根据施工单位的发票数额及时准确地清理往来款项。

5.为工程项目竣工财务决算打下坚实的基础。基建合同台账从单个合同管理的角度纵伸记录了项目内部每个子合同的执行情况,这和审计部门或机构依据合同逐个验收审计的口径是一致的。审计部门或机构将每个项目内的子合同逐一定案后,基建会计人员就可以依据合同台账将每个合同的定案数额累计,确定工程项目的财务总造价和欠付工程款,依此办理竣工财务决算,同时与施工单位结算尾款。

二、如何建立基建合同台账

基建合同台账可以采用一般纸质和电子表格两种形式。

1.一般的纸质手工台账,是采用传统的手工记账的方式登记台账的方法。该方法适合工程项目甩项合同相对较少,工程量小,工程款结算方式单一的建设单位。建议做法是:第一步,复印某工程项目的总包合同和各个甩项合同等,注意将合同中的付款方式、违约处理、施工单位账号等和财务相关的条款复印在内,并以活页形式排序装订成册,每个工程项目单独作为一册并以工程名称命名;第二步,另纸或直接在每个复印合同的反面,将工程形象进度、施工单位发票开具数额、代扣款项、实付数等列项制表(“样表1”以备参考)。第三步,每次付款后,按照付款或记账日期,在其相应的工程台账册中的该合同台账表格中登记。第四步,逐次或定期计算更新每个合同的累计付款额、付款比例等相关数据信息。此种方式的优点:①操作简单易行;②便于直接查阅跟财务相关的合同条款和付款情况等。缺点:付款累计数等信息要手工计算更新,比较繁琐。

2.电子表格台账,是利用Microsoft Office Excel软件直接在计算机中编辑和登记的表格形式的台账。电子表格台账适合工程项目的甩项合同数量多、付款次数和施工供货单位多,工程量大,工程款结算方式多样,比如采用总包委托支付材料款等结算方式的建设单位。建议做法:第一步,在计算机中制作一张Excel电子表格,以某工程名称命名表页,将工程项目的各类工程款项明细付款情况,如总包合同、委托付款、甩项合同、待摊投资等作为表格项目列示制表,并设定相应的自动计算公式,如“自动求和”等(“样表2”以备参考)。第二步,根据不同的工程项目名称逐张增加工作表页,并在表页内以同样的方式制表。第三步,每次付款后,按照付款或记账日期,在其相应的工程名工作表页内,根据该合同项目的列项,逐次登记录入相关数据等信息。此种方式的优点:①表格直观、信息明了;②随着每一次新数据的录入,能够自动计算更新累计付款数和付款比例等。缺点:①无合同复印件,不能随时查阅合同条款,需要查阅时只能调阅原始凭证。②EXCEL电子表格只适合列示有限的数据信息,一些需要文字表述的内容,受表格限制而不能完整反映。