谈企业信息管理制度

2010-08-15□文/徐琳

合作经济与科技 2010年4期

□文/徐琳

一、引言

21世纪以来，随着加入WTO的各方面积极影响，我国的经济高速平稳发展，不断融入到世界经济体系之中。国际上的各种知名品牌产品、各种带有外来文化的产品不断进入我国市场，随着信息技术的进步、消费者了解产品信息的手段与方式不断丰富，这些客观因素改变了消费者的消费习惯、消费特点。同时，消费环境的变化也改变了企业的经营与竞争方式。因此，对新消费环境下的企业信息的有效管理进行研究，具有重要的现实意义。如今的消费环境是一个企业与消费者之间的博弈逐渐由企业占有信息优势向消费者与企业之间的信息对称的方向变化，企业不能像以前那样控制消费者，只能通过了解相关信息，引导消费者购买企业的产品或服务，从而达到企业盈利的目的。

随着经济全球化的迅猛发展，我国各行各业都面临机遇和挑战，而评价企业成功与否，一个简易的办法是看其物流、工作流和信息流“三流”的情况。其中，信息流的质量、速度和覆盖范围，尤其可以反应企业的生产、管理和决策等各方面的情况。因为物流、工作流在企业的生产工作中无不最终以信息流的“高级形式”展现，就像生物体的所有活动都是基于神经系统传递的生物电信号一样。因此，深入认识“信息流”，将掀开企业发展的新视角。

二、我国信息流现状

根据WTO有关协定，2003年12月11日是我国零售领域对外全面开放的最后时限。全球商业巨头在国际竞争中成功的突出特点，就是积极利用信息技术进行商业变革，在企业管理中加快信息流动。目前，国内企业虽然有了较快发展，但与外国商业企业的差距仍然很大。有关资料显示，世界商业巨头美国沃尔玛迄今已在全球建立了4，000家连锁店，其近几年来的全球营业额均超过2，000亿美元，居《财富》世界500强前列。而国内零售业大王——上海联华的营业额还不及沃尔玛的0.5%。

毋庸置疑，以上数据表明:国外商业企业的实力远远超过国内企业，究其原因，与其顺畅的“信息流”密切相关。以美国沃尔玛为例，20世纪八十年代，沃尔玛将当时刚刚出现的卫星通信技术引入商业流通领域，建立了庞大的私人卫星通讯系统，加快了对基础商业数据的收集、整理加工、决策传达和信息反馈的速度。在此基础上，沃尔玛建立起全球实时采购、配送系统，商品库存风险和物流费用大大降低，市场应变能力大大提高。国外商业企业具有利用、管理信息的主动意识，已普遍建立起规范的信息技术基础，并依托这一基础，实现对其遍布全球的销售网进行有效管理，其管理目标已实现从物流、资金流向信息流的时代跨越。

三、我国企业信息化管理制度建设存在的问题

我国商业企业在与“洋商业”的“近身竞争”中，一些国内商业企业已认识到信息革命在商业领域中的重要意义，开始重视企业在计算机信息管理制度上的问题，并已初步拉动着中国的商业企业迈向信息时代。但在这最初的信息化发展进程中，暴露出一些值得注意的问题:

1、认识片面问题。企业信息化程度低，企业领导和职工对信息化建设的意义认识不够深刻，许多企业领导尤其是“一把手”认为，“购买一些硬件设备、联上网、开发一个应用系统并给予一定的维护就是实现了企业信息化”，这是对信息化片面认识的表现。因此，要加强对企业领导信息化认识的培训，使其改变已习惯的思维方式、工作方式，企业上下要克服“信息化就是买点硬件和软件，开发点软件”这种认识上的误区。虽然有的商业企业建立了商业信息管理的硬件环境，但其计算机的应用仅限于收银记账，或停留在基本数据的收集层面。

2、管理混乱问题。主要表现为:信息化管理机构及职责定位不明确、没有统一的信息资源规划及信息化战略规划。管理模式没有统一标准，流程不透明，导致内部数据残缺，各种信息管理系统无法整合集成。在数据采集规范方面重视不够，如条码技术的应用，应严格按照一品一码的规范要求，而一些企业经营的商品中一品多码、多码一品的现象较多，导致了管理上的混乱。

3、应用不到位问题。主要表现为以下几个方面:（1）应用面不广，目前真正使用计算机来进行辅助管理的仅仅是一些重视计算机技术和管理方法、实力比较雄厚的企业；（2）大部分以开发单机版应用软件为主，仅仅利用了计算机计算速度快的特点，没有形成网络，没有实现信息的共享和自动传递；（3）应用的深度不够，大多数企业停留在日常工作数字化层面上；（4）应用的技术含量不高，没有充分利用信息技术所能提供的集成优势进行信息交流，忽略了信息技术互动性带来的管理效应；（5）国内一些具有影响的软件开发商大多将业务重点放在项目管理层面上。但如何将项目层面与企业层面有机地结合起来，强化企业管理，提高企业核心价值，积极应对WTO的挑战是摆在广大企业和软件开发商面前的一大课题；（6）资金投入不足成为信息化发展的主要制约因素。由于资金缺乏，信息化发展不平衡，一些地方管理部门设备条件较差。

4、人员素质低问题。从业人员的素质参差不齐，信息化专业技术人才特别是既懂IT技术，又懂业务流程和企业管理的复合型骨干人才严重不足，人员结构也不合理，因此在很大程度上制约了信息化建设的质量和速度。

四、解决对策

1、充分认识企业信息化制度的重要性。认识到信息是创造附加值和财富的源泉，企业信息化虽然是要应用现代信息技术并贯穿其始终，但信息化的目的是使企业充分开发和有效利用信息资源，把握市场机会，做出正确决策，增进运行效率，最终提高企业的竞争力水平。企业信息化的目的决定了企业信息化是为管理服务的，所以企业信息化决不仅仅是一个技术问题，而是与企业的发展规划、业务流程、组织结构、管理制度等密不可分的，是不断地应用信息技术和信息资源持续地改进自己的业务流程和变革管理方式。另外，不仅仅是“一把手”的问题，还包括各个业务部门的领导及业务骨干，他们才是信息化真正的主力军。

2、加强企业信息化管理。（1）企业应首先确立企业信息化的总体战略，坚持统筹规划、业务为核、效益优先、协调发展、重点实施的原则。依照先内后外，“互动”、“交易”的顺序，由内部运转至外部协同；同时要建立相应的组织机构并赋予必要的职能权限，统一管理企业的信息化工作；（2）不能将原来落后的手工管理流程直接拷贝成电子化的流程，必须站在全局的角度进行适度优化，按照先固化再优化的原则循序渐进地改进，一步到位的方式往往是不现实的；（3）信息收集标准化。信息化是一项跨部门、跨行业的应用，但目前有关法律制度和信息化技术标准规范的制定滞后于信息化发展的需要。各自为政、互不相通，已经造成了大量的资源浪费。企业首先应尽量采用国际标准及行业标准，同时根据自己的特点编制相关的专业标准。

3、结合企业特点进行信息化建设。如何将项目层面与企业层面有机地结合起来，强化企业管理，提高企业核心价值，积极应对WTO的挑战是摆在广大企业和软件开发商面前的一大课题，资金投入不足成为信息化发展的主要制约因素。由于资金缺乏，信息化发展不平衡，一些地方管理部门设备条件较差，信息收集、处理、加工能力较低，甚至有些地方还处在手工操作阶段。受各种客观条件的限制，企业的信息化建设是一个逐步投入、因地制宜、分步发展的过程。因此，企业必须根据自身的能力、特点来决定采取何种发展策略，优先开发何种信息应用系统。如果需求明确、必须保证核心业务的秘密、自身具有强大的开发及维护实力，可以采用自主开发；如果需求明确、自身开发力量弱、可进行一般的维护，可采用合作开发；如果需求明确，但不具备开发维护实力，可采用外包方式。

4、提高企业从业人员素质。企业从事生产经营管理活动，需要具备两个基本条件:一是占有资金；二是拥有掌握专业技能从事管理和操作的人员。两者之间，人的因素更为重要。人已是企业中最重要的资源，开发人的智力，提高劳动者的素质是企业人才管理的核心。信息管理的重点是，加强职工队伍教育，重视计算机人才的发现、培养、引进以及关键技术的应用研究，特别是加强复合型人才的培养。随时储备企业应用信息技术以及日常经营活动中的经验，将其转化为企业的知识。充实有关专家知识库，为建立本企业有特色的专家系统打下基础。建立CIO（信息管理人员）负责制，由企业领导担当CIO，直接决策、宣传推动和组织实施，这对企业信息化建设至关重要。另外，要设计相应机制，为企业的IT人员提供一条有光明前景的升迁之路。

五、企业信息化制度制定的四大原则

1、量身订做的原则。企业要根据自己的实际情况和实际存在管理问题制定相应的信息制度，不能生搬硬套。很多企业的CIO非常喜欢从别的企业拷贝来一些制度，稍加修改就在本企业使用，但由于和企业的实际情况不吻合，结果造成制度不能得到很好的执行。

2、全面科学的原则。对于企业信息管理制度一定要全面、科学。因为企业信息管理中存在很多问题，问题之间有一定关联性，如果仅仅是片面问题得到解决，是不能全面解决企业问题的。制定制度要科学，要符合客观实际，要切实可行。当企业的情况发生变化时，要及时修改制度，制度要在不断执行过程中得以完善。

3、责任目标明确原则。制度要有明确的目标和责任，这样才能有的放矢，体现整个制度的完整性和合理性。

4、奖惩分明原则。制度要有奖惩措施，否则制度只是一纸空文，起不到真正的作用。

六、企业信息化管理制度的内容

企业信息化管理制度的内容一般应该包括:目标（制定本项制度的目的）；范围（制度适用范围）、职责（制度涉及的人、部门的任务和职责）、具体的规定（制度要约束的具体内容）、奖惩（对违反和维护制度的人、部门的奖励和惩罚的具体内容），等等。这几项制度类型基本覆盖了企业的信息管理内容，各个企业可根据自己的具体情况有所选择和增删。