简论电算化下会计档案管理存在的问题及对策

王珍

（潍坊学院，山东潍坊261061）

简论电算化下会计档案管理存在的问题及对策

王珍

（潍坊学院，山东潍坊261061）

会计电算化的实行产生了许多机读数据与文件，赋予了会计档案管理许多新的特点，同时也产生了新的问题。应从健全法规制度、提高管理人员素质、定期整理拷贝会计数据、完善硬件设施建设方面而入手加以解决。

会计档案管理；问题；对策

电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化，计算机操作系统及网络操作系统型号，会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

一、电算化下会计档案管理存在的问题

1.电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度。没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定，也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。

2.人员培训和管理不到位。由于从业人员专业技术培训的缺乏，个别会计电算化档案管理人员不熟悉电算化业务，加之对计算机知识知之甚少，不能独立备份数据和定期检验数据，致使调用这些数据时出现备份不全、存储介质损坏、备份数据与当前软件版本不符等问题。

3.电子会计档案不完整。会计电算化虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

4.会计载体本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可使用，因此目前许多单位因为没有将会计软件的版本及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印的纸质会计档案，并对保存期限作出规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份；未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据损坏或丢失。

二、存在问题的原因分析

1.缺乏明确的规章制度。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老办法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

2.对会计电算化本身理解的偏差。许多单位的会计人员仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。

3.尚未引起有关部门的重视。不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

三、电算化下会计档案管理对策

1.建立健全法规和制度。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，是管理好电算化会计档案的保障。

2.提高会计档案管理人员素质。由于会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性与严密性的特点，作为一种专门档案，不能按一般档案的管理办法进行管理，而应该按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识，还应具备会计专业知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用各种管理软件。培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识，又精通会计工作业务，专门从事会计档案管理的工作人员，才能适应新时期会计档案管理的要求。

3.定期拷贝整理系统中的会计数据。在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间、会计数据的内容及备份，需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

4.完善硬件设施建设，提供优良的存储介质存放环境。要提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；对使用时间较长的存储介质应定期进行替换。

5.加强电算化会计系统的保密工作。针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令；强化系统的安全防护功能，要注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

[1]姚玉芬.完善电算化会计档案管理的思路[J].山西财税,2007,(9).

[2]周辉,贾亚男.会计电算化与网络化工作在实践中的思考[J].会计之友,2007,(1).

[3]白晓军.会计档案工作中存在的问题及对策[J].档案天地，2003,(1).

责任编辑：陈冬梅

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1671-4288(2010)03-0147-02

2010-04-20

王珍（1980—），女，山东临朐人，潍坊学院宣传部教师。