对高校档案编研工作的几点思考

王桂岩

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

对高校档案编研工作的几点思考

王桂岩

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案编研工作是高校档案工作的重要组成部分.本文提出了高校档案编研工作的意义及作用，阐述了高校档案编研工作所具有的特点、编研的范围和编研的形式.最后，在高校教育体制改革不断深入和发展的大趋势下，对高校档案编研工作提出了自己的看法和建议.

高校；档案；编研

高校档案编研工作是提炼高校档案内涵的一项艰辛且有价值的劳动，它是系统开发高校档案资源的重要手段，也是高校档案管理的最高境界.随着高校教育体制改革的不断深入和发展，高校档案工作，特别是高校档案的编研工作，与高校其它工作一样，始终发挥着极其重要且不可替代的作用.

1 高校档案编研工作的意义和作用

1.1 为高校教学、科研及行政管理提供及时准确的信息

高校档案真实地记录了高校历年来艰苦创业、曲折发展的全过程，具有较大的信息量和较高的科学价值.高校档案部门通过对这些档案进行分析研究，经过提炼，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类编辑档案系列汇编提供给各级领导、业务部门调阅使用.利用这些编研成果，调阅使用人员可少花时间、少费精力，获得自己所需要的全面完整和准确可靠的档案信息.通过编研工作，还可以解决档案文献数量大、保存分散的状况同人们利用要求的专题性、集中性之间的矛盾，它的突出作用集中表现为：提供方式的主动性、档案史料的系统性、发挥作用的广泛性.改变过去那种“看门守摊”和“你查我调”的被动服务方式，使“死档案”变成“活信息”，最大限度地发挥档案的信息功能作用，为高校教学、科研及行政管理提供及时准确的信息.

1.2 为高校领导决策提供准确最佳信息

高校档案部门不能停留在“借借还还”这种服务方式上，要改变人们把高校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识.高校档案部门要根据本校教学、科研、行政管理工作的需要，充分利用档案信息资源，开拓编研新路子，浓缩档案信息精华，按一定专题对档案文献进行收集、挑选、考订、加工，编出具有前瞻性的对实际工作具有指导作用和参考价值的档案编研精品，最后以出版的方式将档案编研材料提供给本校领导及相关部门使用，为领导决策提供准确最佳信息，为学校发展作出积极的贡献.

1.3 是保持高校档案原件长远流传的重要措施

档案是党和国家的宝贵财富.高校档案是国家档案的重要组成部分.加强对高校档案的保护，最大限度地延长高校档案的寿命，是高校档案部门的重要职责.通过编研工作，可以编印多份档案文件汇编和以档案为基础编写的档案参考资料，减少利用者反复使用原件，避免档案遭到损坏和遗失，有利于档案原件的世代流传.

2 高校档案编研工作的特点、范围和形式

高校档案编研工作以高校档案为主要对象，在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，要摸清库存，了解家底，全面掌握档案情况，在加工整理、分析研究的基础上，编辑参考资料，撰写专题文章，形成编研成果.其自身特点：

一是实用性.高校档案是学校本身在教学、科研、行政管理实践活动中形成的历史记录，其主要服务对象是本学校，因此，高校档案编研工作首要的特点就是实用性.应从本校的实际出发，确定编研课题，撰写出符合本校发展需要的档案编研成果.

二是技术性.拿高校教学档案来说，教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果，准确地反映出学校各个历史时期的教学管理、教育质量面貌，在高校全部档案中具有特殊的重要作用.档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究，比较评价，综合归纳，了解、熟悉这些档案所记述和反映的教学业务专业知识，这样才能拿出合格的档案编研成果.因此可以说，高校档案的编研工作也是一项技术性的工作.

三是真实性.编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重本校发展规律，实事求是地开展档案编研工作.因此，编研成果的内容和所取得的数据等都必须准确无误，不仅选题要科学，选材要忠于原文，而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟，一个数据、一段文字都要仔细核对，绝不能出错，确保档案编研成果的真实性.

高校档案编研工作的范围，按不同加工层次档案编研成果的类型主要有三个层次：

第一层次是根据高校教学、科研、行政管理等活动中形成的原始文件，按时间或不同类别汇编成册.一次加工档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成，基本保持档案原貌，继续发挥依据作用，其加工编辑比较简单.如《高校年度发文汇编》、《干部职务任免汇编》、《专业技术职务汇编》等.

第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑，并按一定要求重新组织编写而成.按专题特点，进行加工归纳，形成概要性、介绍性资料.如《大事记》、《组织机构沿革》等.二次加工档案编研成果改变了档案原来的面貌，针对性强，信息相对集中，提供利用简便迅速，既有依据作用，又有参考作用.现有的高校档案编研成果大多数属于此类.

第三层次是对档案资源进行分析研究和归纳的基础上，编写形成的一种新的参考材料.如《高校××年发展史》、《高校志鉴》等.三次加工档案编研成果的编写过程是一个再创造过程，编写难度比较大，对档案编研人员的要求特别高.这一高层次的编研成果不同程度地产生其他材料没有的知识和内容，形成了新的知识产品，从信息量的角度来看这些都是新增加的信息，更具有参考价值.可以说，有了这三个层次的档案编研成果，基本满足了高校教学、科研、行政管理工作的需要.

高校档案编研成果的形式，根据高校的具体情况，常见的有八种形式：

一是专题汇编.专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册.可以是全文汇编，也可以是摘录汇编；可以是文字汇编，也可以是图形汇编.

二是大事记.大事记是按照时间顺序，简要地反映学校一定历史时期与一定范围内发生的大事要事真实的文字记录.大事记述范围要准确，力求大事突出，要事不漏.

三是组织机构沿革.主要是将学校组织机构和院系结构等方面的情况编写成册，供高校领导、人事部门及有关方面研究使用.

四是简介.主要是对档案的内容、范围作简单的介绍，为利用者选用档案提供线索.简介突出“简”字，简明扼要，要点突出.

五是手册.手册大多是专业性的，具有简明、实用、方便的特点，是深受高校领导和业务人员喜爱的资料齐全、知识全面的工具书.

六是志鉴.志鉴是以记述学校综合情况为内容的历史性资料工具书，编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的要求较高，学校领导及各业务部门必须高度重视，密切配合，并在志鉴主管部门指导下才能完成.

七是文摘.以简单的文字摘录档案的主要内容，便于人们了解档案的概况.摘录要精炼，文字要简短.

八是调研报告.主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案进行综合研究后编写的专题报告.

高校档案编研成果除上述形式外，还可以列出不同形式.这就要求高校档案编研人员坚持一切从实际出发的原则，根据高校的特点，切忌单纯追求编研数量，而不顾实际需要带来学校成本增加，给学校造成浪费.

3 做好高校档案编研工作应注意的问题

高校档案编研工作是高校档案部门的一项基础性工作，也是一项专业性、技术性和知识性较强的工作.努力完成高校档案编研工作，确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”，是高校档案编研部门必须认真思考的问题.

3.1 加强学习，注重实践，提高高校档案编研人员的素质

档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好高校档案编研工作的前提和保障.档案编研人员要加强理论修养，改进思想作风，热爱本职工作，忠于职守，尽职尽责，确保档案安全，自觉遵守档案法律法规.高校档案编研工作的专业性、技术性特点要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本知识和基本技能外，还应熟悉和掌握高校教育管理和教学办法等方面的科学知识，同时要理论联系实际，勤于实践，不断提高自己的业务才干和办事能力.要脚踏实地，爱岗敬业，淡泊名利，埋头苦干，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩.高校档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高，档案编研的水平就高，编研成果的质量也就越高.

3.2 依托档案，拓宽渠道，扩大高校档案编研素材的来源

高校档案是搞好编研工作的来源和基础，没有丰富的档案提供给编研人员使用，是无法开展编研工作的.但是，仅仅依靠这一点是不够的.要搞好编研，提高编研成果的质量，特别是提高高层次档案编研成果的质量，不能局限于高校的档案资源，还应该拓宽渠道，扩大编研工作基本素材的来源，编写出具有一定深度的编研成果.因此，高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外，还应注重收集与高校有关的各种教育、教学和教改文献，不断丰富编研工作的素材，适应高校档案编研工作的需要.

3.3 部门配合，优势互补，增强高校档案编研工作的合力

档案编研工作是高校档案部门的重要工作，理所当然应由高校档案编研人员来完成.但在多数高校存在这样情况：

一是由于编研人员知识的局限性，对种类繁多的高校档案、特别是内容丰富的教学档案难以全部熟悉；

二是胜任编研工作的档案人员不可能配备足额，无法承担大量的编研任务.

为解决这些问题，高校档案部门可以聘请其它部门的专门人才协助，合作完成提出的编研课题.通过高校档案部门和其它部门相互合作，取长补短，优势互补，形成高校档案编研工作的合力，既完成了编研工作的既定任务，又提高了档案编研成果的质量.

总之，档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今，利于后代的伟业.因此要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，要从根本上转变观念，变被动为主动，开拓创新，努力开发更多适应高校工作需要的档案编研材料，充分体现高校档案编研工作的价值，为本校及社会提供准确及时的档案信息.

〔1〕曹喜琛.档案文献编纂学.中国人民大学出版社,1989.

〔2〕丁永奎,曹喜琛.档案史料编纂学概要.档案出版社,1982.

〔3〕何丽云.档案编研工作的发展与思想变迁.档案学，2008（5）.

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