医院档案管理中存在的问题及对策

何丽丽，田 园，朱 荣

（中国人解放军兰州军区临潼疗养院，陕西临潼 710600）

医院档案是医院在从事医疗、预防、科研、教学等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。我院作为部队卫生系统的一个基层组织，由于各种原因，档案管理工作无论是所处地位、经费投入、发展速度、发挥作用，还是档案管理的规范化、科学化、标准化、正规化方面，与医院其它业务工作之间比较存在较大差距。

1 医院档案管理工作中存在的主要问题

1.1 档案管理制度体制不健全 医院档案管理与其它行业档案相比存在着较大差距，档案工作业务受上级档案业务主管部门指导，工作关系受本单位领导。在确定医院档案发展方向、档案管理结构、档案工作人员的业绩考核等，单位领导和业务主管部门往往因为评价的指标和要求不同经常会出现矛盾，档案管理人员会出现无所适从的现象。医院档案管理存在着集中管理和分散管理等模式，集中管理和分散管理各有优劣，如何取长补短，是长期困扰医院领导、档案管理部门的一个难题。

1.2 医院领导重视不够 在传统的档案管理中，由于分工不明，医院档案未设定专门工作部门，档案在医院工作中发挥的作用和开发程度不够，导致医院领导和职工对档案工作的认识有偏差。医院领导往往来自于临床部门，缺乏对档案工作的认识，仅重视医疗护理人员素质和技能的提高，忽略档案工作人员知识提高和更新的必要性，对档案工作需要的规章制度、依法保管、依法利用、学习和借鉴国内外先进管理经验和技术的认识不足，严重影响档案管理质量和效益的提高。

1.3 档案管理人员业务水平不高 医院专业技术人员所占比例高，而档案从业人员普遍匮乏。本地区所在医院几乎没有档案专业的高校毕业生，除了少数医院配备少量病案（病历档案）专业中专生外，绝大多数医院档案从业人员学历偏低。人才因素严重制约了医院档案管理工作，表现为：从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐；人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在人员老化、专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、学历偏低、思想观念和管理水平相对滞后等问题，难以适应新形势下档案事业的发展。

1.4 档案管理标准化不足 档案工作是一项需要长期投入的工作，随着信息化的快速发展，对档案管理工作提出了较高要求，档案工作信息化、网络化是建立现代化医院档案工作的必要手段和标志。目前，我院经济实力还不十分雄厚，加上政府投入相对不足，加大对档案管理的投入有一定困难，这些因素都制约了医院档案工作标准化和正规化建设。

1.5 医院档案归档质量不高 主要表现在：不归档或归档材料不全；归档不及时，主动性不够；不属于归档范围内的文件材料归档；归档材料未予立卷。医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各个医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，不应该纳入管理的材料又被纳入档案管理，浪费了人力和物力。

2 防范对策

2.1 改进档案管理体制和机制，提高档案管理科学性 医院档案应按部门分为党务、行政、人事、医疗、设备、总务、科研和病历等各种类型。医院在构建档案管理体制的时候，要考虑社会经济背景、医院自身状况、医院档案状况以及管理文化背景等。管理模式、组织体系、运行机制和基本管理形式，是构建时需要考虑的核心问题，同时要处理好医院档案管理“统”和“分”的关系。

2.2 加强培训，提升档案专业人员的素质 只有档案人员自身素质提高了，档案工作发展才有保证。培训是提高档案管理水平的重要途径，随着医院档案信息化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向高度知识化、高度集约化、高度技术化转变，档案领域更需要一支具有较强综合技术和管理能力的复合型人才[1]。有条件的医院可以适当增补档案专业的高校毕业生，提升档案服务层次；同时也要提高现有档案人员的素质，将提高专、兼职档案管理人员业务水平放在突出位置，加大对现职人员的业务培训力度，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩，最大限度发挥档案专业技术人员工作的积极性、主动性和创造性。

2.3 重视综合开发，充分发挥档案的效益 档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作做好服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，从而提高档案的利用率，充分发挥综合效益。

2.4 提高档案工作现代化、信息化水平建设 在医院统一领导下，实现信息、档案一体化管理，有利于统一规划、统一收集整理、加工统计有关信息，统一目标体系，统筹各类信息结构。不仅便于检索、利用，更重要的是建立医院管理系统、病案统计管理系统、财务管理系统、档案管理系统、人事系统、药库管理系统等，并实行全医院计算机联网，为实现信息资源共享打下良好基础。

2.5 规范和健全档案管理制度 大力宣传档案法和档案工作，使医院职工和领导都充分认识档案的重要性。建立档案收集和归档制度，档案利用、保管制度。严格遵循档案保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法中。由于医院档案工作具有内容繁多复杂、部门众多而又分散等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在实际工作中不断加以完善。建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性；建立健全分管档案领导责任制，主要包括定期研究档案工作，解决档案工作的实际问题；专职档案人员责任制，主要负责本单位的指导、立卷、归档、编目、提供利用等各项工作；兼职档案员的责任制，负责文件材料的收集、积累，并按照归档要求立好卷，定期向综合档案室移交，做到档案齐全完整[2]。

总之，医院档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，作为医院历史的守护者，档案室应立足现实，本着对医院历史高度负责的精神，积极研究对策，耐心细致地做好医院档案管理工作。

[1]张丽.高职院校档案信息化建设的对策[J].湖北档案，2007，（3）：20-21.

[2]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：中国档案出版社，2004.37，101.