进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路

赖丽丽

（佛山科学技术学院，广东 佛山 528000）

进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路

赖丽丽

（佛山科学技术学院，广东 佛山 528000）

现代信息技术已成为营造高校文化的催化剂，档案资料在载体、收集、保存和利用方面也随之而改变，文章分析了现代信息技术在高校档案管理中的应用情况，以及应用过程中存在的问题及其原因，重点论述了进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路。

现代信息技术；高校档案管理；应用现状；对策思路

现代信息技术已成为营造高校文化的催化剂，对现代信息技术运用程度的高低将影响每一所高校的发展。现代信息技术以容量大、突破时空限制、迅速、直观、生动、形象等无可比拟的特点和优点承担着高校发展的重任。事实证明，任何高校的发展都离不开信息技术的支持。现代信息技术为高校教育和管理带来了前所未有的活力和生机，档案管理也不例外。在现代信息技术条件下，高校的教育、教学和管理模式和内容发生了变革，由此而产生的档案资料在载体、收集、保存和利用方面也随之而改变，针对这种情况，论文就高校档案工作的应对做法、取得的一些经验和不足作了简单总结，对如何进一步应用信息技术的最新成果来改进今后的档案工作作了初步的探究。

一、现代信息技术在高校档案管理中应用

1.现代信息技术在高校档案管理中应用现状

档案资料产生于一所高校的每一个教职工的工作当中，它是集体智慧的结晶，是共有的精神财富，没有意识到这一点，肯定不能把该归档的资料收集完全，就这样丧失掉。只有关注这种档案管理的弊端，才能促使广大教职员工迅速树立起正确的档案意识，掌握基本的档案常识。应用现代信息技术是实现档案综合管理达标的可靠手段。在很多高校，现代信息技术在档案管理中基本实现了如下两个要点：

（1）引用现代信息技术的成果，提升档案管理水平

以先进的办学理念、先进的管理模式、先进的教育装备来发展高校，如完善校园网；教职员工普及电脑；进行无纸化办公、传递信息；计算机、液晶投影、大背投彩电等多机一幕多媒体平台进入教室、活动室，使教师备课、上课的方式发生革命性的变革；使用有多个工作站的网络版档案管理软件等。这一切有利于提高知名度，形成名副其实的现代教育技术高校。

（2）以人为本，致力于打造和提升档案管理的服务功能

“高校基本上有两大工作，一是管理工作，二是教育工作。教育工作是高校直接面对学生的第一线工作，管理工作既是对教育工作的组织、调控，又是对教育工作的服务、支持。这两个工作过程是密不可分的，呈现出你中有我，我中有你的状态，都是为了实现教育目的。可以说，高校管理工作的水平，在很大程度上决定着高校教育过程的成效，而高校教育过程的成效则集中体现高校管理工作的优劣。所以，高校管理工作要面向教育过程，以教学为中心，遵循教育规律，调节各种教育因素，充分发挥高校的整体功能，保证教育过程的优化，促进学生全面发展”。教育过程的完成者就是高校里的每一个教职员工，他们是高校历史的创造者，也是记录着高校前进历程的第一手真实资料的制造者。如果所要收集的资料既能反映高校发展的痕迹，又能照顾到人的需要，为高校里的每一个人的全面发展服务的话，它是让人乐意来完成的。

2.现代信息技术在高校档案管理应用过程中存在的问题及其原因

由于现代信息技术在高校档案管理中应用的时间还不长，因而在应用过程中也还存在着这样那样的问题。

（1）档案管理系统未能成为一个有机的整体，目前还处于条块分割状态，不利于档案的统一管理和使用。

很多高校应用了网络版档案管理、校园网、网上邻居、教职工人事资料、会计、学生个人资料、学生成绩、图书目录管理软件等。但是各软件是独立的，不能与其他相通。因为各自的开发商是根据不同的需求，采用不同的语言程式来制造的，使用时都必须启用单独的用户名和密码，非常不便于教职工利用。

（2）档案工作不规范化、制度化，时紧时松，突击完成任务的现象时有发生，不利于档案工作的长远发展。

很多高校档案工作在评估以后，工作就松懈下来了，以致出现了令人忧虑的现象:①档案资料不能按时交，一拖再拖；②档案质量不均匀，不按规范，没完成所有项目，马虎应付了事，吃大锅饭;③重要的文件没交档案室保存，觉得麻烦;④个别老师为应付检查，在网上下载别人的作品，改头换名就当是自己的了，完全违背档案工作的初衷……

（3）长期忽略学生档案的作用，学生个人资料记录较简单，不集中，收集较为被动，更难以做到为其服务。

在很多高校里，学生档案主要仍是记录其个人和家庭成员的一般资料，如:性别、籍贯、曾读过的高校名、职务、各科成绩、特长、父母单位、职务、电话，最多也就每学期的考试成绩、德育等级、获奖名称、班主任寄语和评语等。而在有些高校，实施专职辅导员，其教育任务很繁重的，基本没什么时间及时把学生成长过程中发生的一些有参考意义、有研究价值的材料记录下来，期末都是写评语。所以这些单调的数字和几乎千篇一律的评语对于学生这段丰富多彩的成长经历来说，是空白黯淡的。

（4）全部早期的重要档案没有电子版，既不便于利用也容易损坏甚至丢失。

很多高校由于前期长期忽略档案工作，许多档案资料丢失了，剩下的都是非常重要的，如建筑图纸面积很大，无法用扫描仪，需要应用缩微技术用缩微机把它制作成缩微胶卷保存和利用。

二、进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路

为了进一步加强现代信息技术在高校档案管理中的应用，必须进一步加大改革的力度，采取切实可行的措施：

（1）严格执行档案管理制度，奖罚分明，充分调动档案工作人员的积极性。

不能严格执行档案管理制度，老师做档案的劳动力价值得不到肯定，是很难使他们持久热情地来完成这项长期而烦琐的任务的。所以对于按时按规定按量上交档案资料的老师发档案津贴，否则没有;对完成质量好的老师，给予额外奖励;对提交没有规定但是符合归档要求的文件资料的老师，也给予奖励。这种措施如果能有效地落实的话，一定对档案工作有促进作用。

（2）对档案严把质量关，不符要求的拒收。

案卷(或归档的文件材料)的质量要求是:①必须准确反映高校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存;②党群、行政、教学类的纸张规格是16开，四个周边留一定的空位，其中左边要留空至少2.5厘米以便装订成册(如果是上级行政部门明确要求使用A4纸的也可以)；③书面整洁，书写统一用钢笔或签字笔;④每份文件材料必须注明题目名称、责任者(完成的部门或人)、每页的页号、完成时间(年/月/日);⑤实行纸质文件和电子文档的归档双轨制，一般需将电子文件随纸质文件一并上交，不符合要求的一律限时修正再交。

（3）以高校和师生的发展作为档案工作的立足点和出发点，更好地发挥档案资料的信息功能。

受旧的观念影响，似乎只有高校、领导和教职工才需要查看、利用档案资料。而同样由于受传统教学观的潜意识影响，在教育信息化的硬件建设、各种数字化的教学资源的设计和利用以及网络时代新型教学模式的实践中，往往着眼于知识传递和以学生认知发展为中心的教学，把注意力集中在知识、设备、软件、操作上，而忽略了最重要的人，“忽视了学生作为一个个体，他们在课堂内外自己选择资源、自己在原有的社会文化和知识背景的条件下进行意义建构的独立的、个体化的过程”。今后，档案工作的一个重要的服务群体是学生，应更多地在向学生提供全面发展所需要的信息资源方面下工夫。

（4）教育行政部门应大力推广信息技术在教育领域的应用。

信息技术打破了教育的时空界限，提高了人们学习的主动性和积极性，拓展了教育的功能，提高了教育的效率。积极运用现代信息技术推动教育的改革发展，已经成为世界各国有识之士的共识，成为当今社会发展的潮流。教育信息化是一个追求信息化教育的过程，其基本特点是数字化、网络化、智能化、多媒体化，它已经在教育思想、观念、内容、方法等方面产生深刻变革。抓好教师队伍建设是信息化基础建设、资源建设和应用建设的灵魂，培养和提高教师的信息素养，逐步掌握网络基础知识、网络教学、信息技术与课程整合等技术技能，将会有效地改革当前教学现状，促进教育的改革与创新，加快教育信息化进程。

（5）档案资料全部都配备电子版、数字化。

对于文件、文书类档案资料的管理，全部要交电子版，文件扫描成电子版，运用计算机进行接收、输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

对于纪念品、奖旗、奖杯等实物类档案，用数码相机拍成照片；对于奖状、获奖证书、获奖通知等，用扫描仪扫进电脑制成电子文档，全部放在校园网的网上邻居的获奖文件夹里，使全体师生不需要到档案室也可以在校园里的任何一部电脑查看到高校的获奖资料。原件放档案室存档。

对活动、课、会议等过程性的先拍成录像，制作成视频放网上对外提供浏览，制作成光盘保存或借出、赠送。

现代信息技术运用程度的高低将影响每一所高校的发展。现代信息技术以容量大、突破时空限制、迅速、直观、生动、形象等无可比拟的特点和优点承担着高校发展的重任。目前，不少高校的档案工作正逐步实践和探讨计算机和网络技术在档案管理工作中的应用，已初步实现了公文在局域网上的流转，并开通了档案馆网页，而电子文档中心和数字化档案建设也在如火如荼进行中。要健全高校档案管理工作，不在引进信息技术的成果上下工夫是万万不行的，有必要推广部门立卷制度和电子文件的管理，将档案工作与校园网、办公自动化建设纳入统一规划。

［1］朱俊.档案管理现代化的重要性［J］.中华现代医院管理，2006，（2）.

G2

A

1673-0046（2010）6-0158-02