浅析铁路企业合同管理存在的问题与对策

邵先鹏

（济南铁路局企管法律处 经济师，山东 济南 250001)

市场经济是法制经济、契约经济。在市场经济环境下，合同是铁路企业对外进行经济活动的桥梁和纽带，合同管理已成为铁路企业一项重要的基础性管理工作，加强合同管理对铁路企业的经营成败具有非常现实的重要意义。本文结合济南铁路局实际，分析铁路企业合同管理中存在的问题与对策。

1 铁路企业合同管理的特点及重要意义

铁路企业的合同管理系指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、终止或解除，以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、终止是合同管理的内容，审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理具有全过程、系统性、动态性的特点。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止；系统性就是凡涉及合同条款的各个部门、站段都要一起来管理；动态性就是注重履行过程的情况变化，特别要重视情势变迁时，及时对合同进行修改、变更、补充甚至解除。

铁路企业合同管理不同于一般工业企业，有其自身的特点。一是合同类型多、合同签订量大。铁路企业合同类型主要包括客货运输、买卖、承揽、工程建设、技术、投资、借款担保、租赁、委托等等，几乎包含了《合同法》规定的所有“有名合同”；合同签订量大，以济南铁路局为例，2006年至2008年，共签订各类合同5.6万余份，涉及标的额达到508.7亿元。二是合同管理体制呈现一级法人，两级管理及辅业多级法人的特征。铁路运输企业合同管理体制实行铁路局一级法人，铁路局与站段两级管理，大量的合同委托站段订立和履行。铁路辅业单位，包括铁路局作为出资人投资的多元经营集团、物资工业总公司、房产集团等部门及下属子公司均为法人。三是合同管理涉及的单位、部门多。铁路局各业务管理部门及下属车、机、工、电、辆、供电、客运等运输站段，以及物资供应、铁路建设等其他单位和辅业经营企业，在生产经营活动中都需要对外签订合同，因此合同管理涉及各业务管理部门及下属所有单位。四是合同管理难度大。铁路企业合同类型繁多、涉及业务部门和单位多，合同履行过程中动态变化大，合同管理不仅要确保铁路企业的合法权益，还要确保旅客货主的合法权益。这些因素都决定了铁路企业合同管理要实现全面、系统、动态的科学管理难度可想而知。五是合同纠纷案件呈上升趋势。近几年来随着国家法制建设逐步完善，企业和公民的维权意识逐渐增强，铁路企业涉及合同纠纷案件逐年增加。

铁路企业的合同涉及企业运输生产经营活动的各个方面，各类型合同的订立和有效按约履行，是保障铁路运输设备质量、运输秩序、对外经济往来的重要管理手段，是确保铁路企业运输安全、资产安全的重要基础，直接关系到铁路企业的运输安全生产，关系到铁路企业的经营成效、健康稳定发展和社会信誉。

2 铁路企业合同管理存在的问题及原因分析

2.1 存在的问题

2.1.1 合同签约主体不适格

依照《合同法》、《民法通则》等法律法规和司法解释的规定，企业法人的内设机构需有法人的授权委托才享有对外签订合同的资格。铁路局是企业法人，路局机关业务部门、运输站段以及物资供应、铁路建设等其他单位都属于铁路局内设机构，需要取得法人授权委托才能对外签订合同。个别机关业务部门，运输站段下属车站、工区等存在未取得授权委托私自对外签订合同的现象。如：某工务段下属工区私自将闲置的房屋出租给个体经营者，而该个体经营者在无任何手续的情况下利用该房屋从事危险品的生产加工，引发事故造成雇工重伤后逃逸。该雇工将铁路局起诉，要求承担赔偿责任。

2.1.2 合同基础工作不规范

一是忽视资信调查。在签订合同时缺少对对方的基本了解，不认真审查对方的企业资信资料，不看对方的授权委托手续是否齐全，有的甚至根本不索要对方的资信资料，一旦发生纠纷将给企业造成无法挽回的损失。二是合同文本不规范。多数单位都没有使用合同示范文本，导致合同文本不规范，合同文字不严谨，约定不明确，条款内容过于简单，挂一漏万，不全面，不完整，难以明确双方权利义务关系，甚至缺少必要的条款。诸如：买卖合同缺少交货时间、付款时间，产品不注明规格型号，质量标准只是简单地写“合格”二字，不约定违约责任的承担及发生纠纷解决方式等等。三是先履行后补签合同现象大量存在。部分单位合同承办人员对签订合同不重视，认为签订合同只是最后付款的依据，凭借我方是采购单位或项目实施单位的强势地位，要求对方先实际履行合同，等到需要向对方付款时才补签合同，给发生合同纠纷留下隐患。

2.1.3 合同履行过程中监管不足

铁路企业一般对签订合同前各个环节比较重视，而缺少对合同履行过程的有效控制。一旦合同签订了，就束之高阁，对合同履行过程缺少必要的监督检查，诸如：对合同履行到什么程度不掌握、合同履行过程中已实际发生变更的不签订补充协议、对合同标的物的质量验收不严格等等。

2.1.4 合同纠纷处理不及时

当前，铁路企业合同纠纷增加与主动起诉少的问题比较突出。很多领导不习惯依法解决合同纠纷，怕起诉影响双方的合作关系，担心起诉费用多，有败诉风险，只是反复派人与对方协商，而不通过诉讼或仲裁程序依法处理。结果是耗费了大量的人力物力，甚至错过诉讼时效。

2.2 产生问题的原因分析

2.2.1 合同管理体制不完善

铁路企业一般在铁路局设立法律事务管理机构，配备企业法律顾问，在基层单位未单独设立法律事务部门、配备企业法律顾问，造成基层单位法律力量薄弱，管理机构不健全，合同风险防范体系不完整。在基层单位一般是专兼职合同管理员负责此项工作，工作职能归属办公室、计划、技术等不同部门，多数是非法律专业人员，合同法律知识欠缺，无法全过程参与合同的资信调查、洽谈、草拟、签订、履行等各项工作，责任不清，不能有效地从源头控制合同法律风险。

2.2.2 合同管理制度落实不到位

可以说铁路企业已经建立了较为完善的合同管理制度，但由于对合同法律知识普及教育不足、对合同管理制度宣传贯彻力度不够、合同管理考核和责任追究制度执行不彻底等等因素，致使企业人员合同法律意识不强，不重视合同，甚至不知道合同管理制度的内容，造成违反合同管理制度签订合同的现象频繁发生。

2.2.3 企业管理人员法律意识淡薄，素质不高

部分企业管理者习惯于旧的计划经济管理模式，没有树立合同观念和严格履行合同的法律意识。部分路局机关及站段管理人员缺乏合同知识，对市场与合同、合同与合同管理的关系缺乏认识，造成合同管理质量不高、合同风险防范意识不强。

3 加强铁路企业合同管理的对策

3.1 健全完善合同管理体制

建立铁路局、站段两级管理，逐级负责的管理体制，铁路局成立法律事务管理委员会，局长、党委书记任主任。基层站段成立相应组织，实行逐级负责。在运输站段和其他单位配备专职企业法律顾问负责合同管理工作，在业务部门指定专人负责合同工作，形成铁路局由法律事务部门归口管理、基层单位由企业法律顾问审核把关、业务部门专人负责的两级合同管理模式，构建专业化、系统化、网络化的合同管理体制。

3.2 建立健全合同管理制度

从完善制度入手，制订切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。管理制度主要包括：合同的归口管理、合同的资信调查、签订、审批、会签、审查登记、备案制度、法人授权委托办法、合同示范文本管理、合同履行与纠纷处理、合同定期统计与考核、合同管理人员培训、合同管理奖惩办法等。

3.3 严格把好合同签订审批关

合同签订前要严格执行合同审批制度，征求各业务部门和合同管理部门的意见，确保合同的签约主体合格，内容合法，形式合规，杜绝签订无效、存在风险的合同。特别是关系到铁路企业重大经济利益的合同，如企业购并合同、重大技术改造、对外投资、借款、担保等重要合同，要建立集体研究决策制度，必要时应聘请专业律师参与审查把关，以防草率决策、盲目签订给企业造成损失。

3.4 加强合同管理的全过程控制

第一，资信审查。合同签订前要严格履行资信调查手续，索要对方单位的资信资质证明、授权委托手续等相关资料，对其有效性、真实性进行严格审核，并详细了解对方单位的经营状况、履约能力和信用状况，避免与超越经营范围、履约能力不强、信用状况不佳的单位发生合同关系。

第二，协商谈判。谈判开始前，要拟订谈判方案，确定参加谈判的最佳人选，预定谈判的最佳目标和底线，针对重点分歧制定谈判对策。谈判中，要反复与对方磋商合同的内容和条件，尽最大努力争取预期目标，最后形成双方都能接受的谈判结果。

第三，拟订合同文本。在双方协商一致的基础上，起草合同文本，对于已公布合同示范文本的，要优先使用。合同条款起草严谨，要斟字酌句，仔细揣摩，防止产生歧义误解，要保证合同文本格式规范、条款齐全、意思表达准确详尽。

第四，合同审查。合同文本起草完毕后，要履行合同审查程序，征求相关业务、计划、财务、合同管理部门的意见，对于各部门提出的专业意见要与对方协商后进行修改，确保合同资金款源落实、相关内容符合铁路行业的技术要求和规范、合同内容合法、合同条款不存在法律风险。

第五，履行合同签订手续。铁路企业下属非法人单位和业务部门，要在取得授权委托手续后，方能对外签订合同，并且要由被授权委托人亲自在合同书上签字，最后加盖合同专用章后才能生效，坚决杜绝无授权、以行政公章或部门章代替合同专用章对外签订任何合同。

第六，合同履行过程的监督检查。铁路企业应严格把好交付、验收、结算等合同履行过程中的关键环节，及时掌握合同履行的进度，实行动态监控，对于发生变更的要与对方签订补充协议，对标的物数量、质量要严格验收，并注意留存适当比例的质量保证金。如发生延期交付、验收质量不合格等问题，要及时向对方书面提出，要求对方及时采取补救措施，并注意保存对方违约的相关资料，为今后追究对方的违约责任提供证据。同时，我方也要严格按约履行合同，避免引发合同纠纷。

3.5 切实维护铁路企业合法权益

发生合同纠纷后，合同承办部门要及时向法律事务部门报告，并协助企业法律顾问搜集相关证据，通过协商、仲裁或诉讼等手段，采取要求对方继续履行、支付违约金、赔偿损失、解除合同以及诉讼保全等措施，让对方来承担违约责任，及时用法律武器维护企业的合法权益。

3.6 普及合同法律知识，提高人员素质

铁路企业应通过多种形式开展《合同法》、合同管理制度的宣传教育工作，提高全员合同法律素质。以铁路企业各级决策者、管理者和合同管理人员为重点培训对象，采用专家授课、研讨会等形式，加强对铁路行业法律法规、《民法通则》、《合同法》及相关司法解释等法律法规的学习，提高各级决策者、管理者依法经营、规范管理、按约履行的法律意识，提高合同管理人员的业务素质，为有效预防合同法律风险和不断提高合同管理水平奠定基础。