新时期高校档案工作科学发展浅议

凌志华

（仲恺农业工程学院，广东广州510225）

新时期高校档案工作科学发展浅议

凌志华

（仲恺农业工程学院，广东广州510225）

新时期，高校要把做好学校档案工作纳入深入开展学习实践科学发展观活动的重要内容，要举全校之力，集师生之智，想尽一切办法，主动、高效地服务好高等教育改革发展的需要。

高校档案工作科学发展

一、加强基础建设，是高校档案事业科学发展的前提

1.加强法制建设。中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》中强调：“高校档案工作是高等学校重要的基础工作，学校应当加强管理，把档案工作纳入学校整体发展规划。”因此，高校应坚定不移地执行教育部第27号令，真正做到校长领导档案工作，全校档案工作实行集中统一管理，分级负责的原则，构建起上级抓下级，层层抓落实的责任体系。二级院、系、分管档案工作的领导亦要从自身做起，带头学习、宣传、贯彻档案法和国家教委《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，加强对各院系、各单位执法检查监督，加大执法宣传力度，使全校上下都能充分认识档案工作的重要性、法规的严肃性，真正做到人人懂法、守法，依法治档，为学校档案事业科学发展提供法律保障。

2.加强素质培养。高校档案工作者是档案管理的主体，是高校档案工作持续发展的决定因素，档案工作者的素质是保证和提高档案管理质量和服务能力的关键。因此，要提高档案工作者的素质，就要加强学习，加强实践，提高学习、实践能力。首先要学习理论，做到活到老、学到老，要树立“我要学习”的主动意识。只有这样，并结合自己的特点和本单位的实际进行合理、科学、创新地学习，把自觉学习融入每天的生活，贯彻到一生的不懈追求中，才能不断地提高自己，跟上时代前进的步伐，赢取成功的综合实力。其次，要学习档案专业知识和专业技能，提高业务能力和服务水平。最后，要学习现代科学技术和现代文化知识，掌握相关学科的理论知识，拓宽知识领域，提高科学管理水平。在自觉学习的同时，还要勤于实践，只有投身到实践中去，带着实践中碰到的问题勤学习，勤思考，才能真正得到提高，档案事业也才能科学发展。

3.加强设施建设。要像重视教学、科研和图书馆工作一样重视档案馆基础设施建设，特别是在招生规模不断扩大、档案的种类和数量都不断增加的情况下，档案馆库房、办公室、阅览室的面积也应相应扩大，并科学合理地配置好设备，引进先进科学的档案管理软件，建设与校园网链接的档案馆局域网，建立健全档案信息数据库，从而达到方便高效的档案管理、安全快捷的网络查询、快速精确的全文检索、高倍压缩的原文处理、功能强大的编研利用效果。

4.增强业务能力。高校档案馆是国家永久保管档案的基地，因此，学校应把建设门类齐全、结构合理、整理规范、馆藏丰富的档案馆当作一项战略任务来抓，做到收集齐全完整，综合管理严格，开发利用高效，不断创新服务，在基础业务建设中发挥高校各自的特色，争取做到人无我有、人有我优、人优我特。

二、强化档案意识，是高校档案事业科学发展的关键

要从提高全员档案意识入手，把学习、宣传档案法规看作是当前和今后的一项重要性、长期性的战略任务，做到广泛性、经常性、持久性和有效性。

1.强化各级领导的档案意识。高校档案管理水平的高低，很大程度上取决于主管档案工作的校领导档案意识的强弱，取决于学校整个领导班子中每个成员档案意识的强弱。“一把手工程”规定，校长负责档案工作，其他校领导分别负责检查，督促所分管的部门，或联系单位，齐心协力做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。二级院系和职能部门的领导更要明确，每年都有向学校档案馆移交档案的法律义务。因为学校各个职能部门都是档案材料立卷归档的基层单位，职能部门的领导就是本部门职能活动的组织者和实践者，他们的档案意识直接影响着学校档案的数量和质量。

2.强化教学、科研和党政工团管理人员的档案意识。

要切实让他们明白，自身承担着向学校档案部门移交档案的法律义务，同时依法享有利用档案的权利。因为承担学校的教学、科研及其他工作的人员，既是档案的形成者，又是档案的利用者，他们档案意识的强弱，直接影响到教学、科研和党政工团管理档案的工作成效，以及归档的完整性、系统性和合格率。

3.强化档案管理人员的档案意识。中华人民共和国《档案法》赋予档案管理人员的法律权力，是档案人员履行工作职责的法律依据。《档案法》规定“档案工作人员应忠于职守”，而具备档案意识，是对档案工作者最基本的素质要求。它对档案工作者收集、整理、综合管理档案和提供服务起到至关重要的作用，也是档案工作者做好档案工作的思想基础。

4.强化社会档案意识。社会档案意识的高低直接影响着档案工作人员的服务热情。社会档案意识增强，意味着档案和档案工作的重要性在人们的心目中达成了共识，人们就会积极参与，广泛利用和传播档案信息，推动档案利用服务工作积极开展，从而调动档案工作者的积极性和创造性，实现档案利用价值最大化。

三、坚持服务创新，是高校档案事业科学发展的动力

围绕发展，服务发展，促进发展，是当前档案管理部门的中心任务，因此档案管理部门必须强化发展意识。管理人员通过自身的科学发展，能更好地为学校教学、科研和管理服务，更好地为学校科学发展大局服务。因此，档案工作者必须树立创新意识，必须深入实践，切实了解广大师生的真实需求，只有这样才能点燃创新的欲望，激发创新的动力。

1.创新服务理念。国家档案局强调，高校档案馆是学校各项工作管理的信息中心，档案工作人员就是信息管理员，不仅要管理好档案的实体，还要利用好档案实体所反映的各种信息，并通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析，从更深层次研究档案所包含的实质内容，参与学校各项改革工作。学校要加强培养档案管理人员的信息意识、信息素养和获取与交流信息的基本技能、分析与利用信息的能力。优化信息配置，注意把握以下几点：①要把握信息的综合性，即要掌握各方面的信息，并进行综合整理。②要把握信息的适应性，即将适用的信息，在适当的时间，提供给有需要的对象。③要把握信息的均衡性，即根据实际情况在同一时段，将同类的信息提供给各有关单位。④要把握信息的通畅性，即保证信息不失真、不受阻地传送。

2.创新服务模式。目前，高校应用计算机管理档案多数还局限于各类档案目录的输入、输出和检索，因此必须进行革新，要一手抓档案实体资源与档案信息资源建设，一手抓档案信息资源的开发与利用，全面实行计算机辅助档案管理，实现多层次、多渠道、多形式、多功能为学校各项工作服务。

3.创新服务机制。创新服务机制就是在原有的提供服务的基础上，获得新的创造和新的发展。在指导思想上，围绕学校中心工作，服务“第一线要务”，把服务学校改革发展大局作为工作的出发点，强化职能作用；在创新服务上，要坚持既重管理又重利用，既重收集又重开发，既重安全又重搞活的原则。行政管理上，首先要加强综合分析，把握工作重点，提出建设意见，更好地发挥档案馆的参谋助手作用；其次要加大协调力度，体现档案馆上传下达的桥梁纽带作用，做到对内协调有方，对外联络顺畅；最后要加强与各院系、各部门联系，了解各单位对档案信息的需求，积极主动地提供优质、高效的服务。

总而言之，新时期高校要做好档案工作，必须加强各项基础设施建设，坚持以服务发展为主线，以科学管理为基础，以开拓创新为动力，进一步管理好、开发好、利用好高校档案信息资源，为高校各项事业又好又快发展提供满意的服务。

［1］中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》.

［2］陈利等.档案业务指导工作中的问题与对策［J］.档案学通讯，2004，（3）.

［3］王贤生.论高校教学管理者信息素养的培养［J］.高教探索，2008，（1）.

［4］宋琦.高校档案工作领域和服务职能的拓展［J］.兰台世界，2008，（5）.

［5］张佩.重点读者：图书馆服务模式新向度［J］.兰台世界，2009，（4）.