浅谈企业采购业务中供应商信息平台的建立

河北工业职业技术学院 徐文 郭建梅

石家庄宝石电真空玻璃有限公司 穆建宏

企业采购行为决定了各类社会资源的利用效率，决定了企业的市场竞争能力，决定了企业在市场竞争中的地位。在企业采购管理业务工作中，供应商管理是最重要、最关键的工作之一，供应商决定了企业采购物品的质量、价格和性能。对一个企业而言，建立一套完整的专业化的供应商信息资源库要经过多年的经营与运作，供应商信息的收集、整理与利用要通过采购部门利用各种途径收集到的供应商成百上千份资料，这些资料是企业的“固定资产”之一，应当进行妥善整理与归档。供应商资料的整理与归档应能够为企业生产与发展提供一个信息平台，这个信息平台的建立前提就是要有系统地、规范化的、不断更新的动态化信息资源作保证。因此，如何拥有丰裕的、稳定的供应商资源，保证企业能够即时获取生产物料，降低生产过程中的仓储及运输等非增值环节的成本，成为企业管理工作中的重要研究课题。

来自哈佛大学的一项研究表明，市场信息将和资金、技术、人才并称为企业的四大竞争力。供应商信息平台的建立将成为企业发展的重要“能源”。

1 供应商信息收集的广泛性与信息评审的客观性相统一

供应商信息的收集与评审是信息平台建立的基础。供应商信息的收集与评审要遵循完整性、目标性、时效性和实用性的原则。

信息收集可以分为两大类：一类是系统化的收集，一类是临时性的收集。系统化的信息收集一般是针对企业采购中经常采购的物资产品及相关的信息收集。通常应当由采购部门建立一套各部门共享的信息资源库，以提高信息利用、监督效率。对于有诸如制售假冒伪劣商品、走私贩私、偷税漏税、逃避债务、违约毁约等违背诚信原则行为的供应商，设定为黑色目标，拒绝其进入企业采购系统。而对已经进入企业采购系统的供应商，根据其在参与企业采购项目过程中的表现和履约记录进行信用考核与评分，评定信用等级，这样可以使采购部门降低收集供应商信息的成本，提高效率，同时也可以使收集的供应商信息更加规范、有效和可信。系统收集信息的途径有很多，包括公开的共享资源库的利用和采购机构的各种采购活动中获取的信息等，这些是信息来源的重要途径。临时性信息收集是针对某一次采购而言的，是对系统性收集不足的地方进行补充调查，一般比较具体和详细。无论采用哪一种方法，收集的信息都应当是全面的，真实的，准确而及时的情报，是企业做出正确决策并超越竞争对手的最锐利的武器之一。

供应商信息评审是指由企业采购机构对供应商企业进行技术、资金、信誉、管理等多方面信息的评估审查，审查标准要具有客观性。既要关注供应商企业的过去状况，更要关注该企业的发展现状；评估过程中，不但要关注供应产品的信息，更要关注企业文化理念的发展与建设。这些项目都将影响采购企业与供应商之间的战略合作关系能否持久发展。随着市场竞争的日益激烈化，对供应商信息评审还应扩大到能够反映供应商活动的时间运营的信息上去，包括对供应商提供产品的质量、交货期、交货量、价格、服务水平等方面。对于规模较大的企业而言，对供应商信的评审会应扩展到供应商的支持服务、供应商参与本企业产品开发的表现等方面，即把评审指标从订单、交单实现过程延伸到产品的开发过程。这样的评审才有利于采购企业与供应商企业建立长久的战略伙伴关系。

2 供应商信息分类的科学性与信息保管的规范性相统一

供应商信息的科学整理与保管是信息平台发挥效用的前提。在广泛收集信息的基础上还应当对信息进行整理、分析，归纳、总结出对企业经营决策起重要作用的信息，这样的信息可称为信息的信息，相对具有宏观性，在利用上具有相对的深度和广度。历次询价所获取的供应商信息不具有可比性，管理者决策时还是无法判断本次采购成本是高是低。要改进采购管理模式，就一定要改进采购信息的管理模式，要对供应商信息进行充分的分析与整理，并对整理结果进行妥善保管和利用，为决策者的决策行为提供有效帮助。对供应商信息分类保管涵盖三项工作内容：信息分类、信息编码处理、信息保管。

首先，对供应商信息进行科学分类，分类标准要具有统一性和实用性，便于操作与更新，特别是要符合企业性质。分类标准可繁、可简，但一定要涵盖以下内容：第一类信息为供应商企业资信情况。包括企业概况、获取的国家和国际标准化组织9001产品认证情况、市场定位情况、行业资质及管理质量和工作能力状况、公司最近三年的年度报告等信息汇总；第二类信息为供应商产品情况。包括产品的开发设计生产能力、技术设备状况、质量体系与外部标准比较、转包的程度和质量控制及有效性评价、产品的可得到性和交付的时间与方式、行管产品带来的附加值等；第三类信息为供应商企业的外部相关信息。包括企业的主要竞争者概况、企业资源来源概况、企业的地理位置或供应地点、是否为经济集团成员等情况。其次，对采集的信息进行编码处理。信息编号要做到惟一性、合理性、可扩充性、简单性、适用性和规范性。惟一性是指在一个分类编码标准中，每一个编码对象仅有一个代码，一个代码惟一地表示一个编码对象；合理性是指代码结构要与分类体系相适应，要符合企业管理信息的特征和发展需要；可扩充性是指编号必须留有适当的后备容量，以便适应供应商信息不断扩充的需要；简单性是指编号结构应尽量简单，长短适度，以便节省机器存贮空间和减少代码的差错率，提高机器处理的效率；适用性是指编码要尽可能反映编码对象的特点，有助记忆，便于填写；规范性则是指在一个信息分类编码标准中，编码的类型、结构以及编写格式必须统一。第三，对分类整理的数据信息进行保管。办公自动化系统已经成为绝大多数企业的主要管理工具，对供应商信息的管理同样依靠计算机进行系统管理。在对信息保管过程中，为防范数据的丢失与破坏，计算机数据管理要具有安全性和可操作性。信息保管是档案资料整理的最后一个环节，也是档案信息资源利用的起点。

3 供应商信息利用便捷化与信息管理动态化相统一

企业信息平台对经济发展的拉动作用主要表现在两个方面：一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理的水平，实现社会资源的高效配置；二是作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济收益。近年来世界各国信息资源产业迅猛发展，全球年增长率高达33%，成为一大经济增长点。如美国年产值达7000亿美元，年增长率40%，成为第一大出口产业；欧盟年产值4300亿欧元，已超过电信和IT制造业；日本内容产业年产值1600亿美元，超过钢铁业的两倍，相当于汽车业的一半。

企业利用档案信息资源要从三个方面下功夫：一是要认识到信息资源的重要性，要学会主动地、积极地运用这些资源，将信息资料变现为企业生产价值；二是信息资源要具有可用性，即资源必须是即时、有效的资源，过期信息不但没有参考价值甚至会使决策者做出错误的决定而危害企业的发展。随着经济的迅猛发展，市场行情、企业经营运作都处于不断变化之中。企业采购部门要经常对供应商信息作以调整和更新，以最新信息满足生产需要。三是信息资源的利用要具有便捷性。可以想象得出，凡在的手续，繁琐的检索工具，耗时耗力的信息查找是任何人都不能接受的。因此，信息资源的查找与利用必须做到简单易行，信息平台要能够满足任何岗位的需求，这是信息平台建立的核心价值体现。

综上所述，现代企业充分开发利用供应商信息，准确制定采购计划，可以使企业采购管理真正走上高效率，低成本之路。供应商信息的充分利用，是企业购进适合的物料，满足企业个性产品的生产和服务需求，打造企业自身品牌和特色的基石。使企业做得比竞争对手更出色，形成现代企业竞争能力，成功的关键便在于此。

[1]杭言勇.国际采购实务.大连理工大学出版社,2007(1).

[2]王元月.跟我学做采购主管.北京工业大学出版社,2004,8(1).

[3]谢爱丽,朱玉荣.做优秀的采购员.采购作业行动手册.广东省出版集团,广东经济出版社,2004,5(1).