建立计算机信息网络系统 提高档案管理效率

黑龙江 范志伟

建立计算机信息网络系统 提高档案管理效率

黑龙江 范志伟

21世纪是飞速发展的网络信息时代，各行各业的信息化工作正在迅速展开。档案管理现代化作为信息化工作的一个重要组成部分，越来越引起社会的关注和重视。科学、有序、高效的档案管理模式要求改变传统的档案管理模式，要求结合电子档案的全新管理理念，利用信息技术构建新型的档案管理信息系统，全面实现档案管理的信息化。

一、建立档案信息网络系统的必要性

第一，是实现国家信息化和新时期档案管理工作的需要。当今社会已步入了信息时代，信息技术的发展突飞猛进，知识经济已成为新世纪的主导产业。伴随计算机的深入推广和使用，计算机已经成为科研、教学、生产、生活、服务等许多方面提高效率的主要途径，用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的需要，也是国家信息化工作的必然要求。

第二，是档案管理信息规范化的需要。在日常的档案管理工作中，形成了大量的个人信息，比如：工作业绩考核、人员工资计算、人事数据统计、人事档案填写，保管贮存等等，这些工作繁琐、耗时费力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，档案工作信息滞后，档案管理数据加工不及时，沿用手工操作已不适应新形势的发展要求，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理个人信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

第三，是合理使用提高现代化办公设备效率的需要。目前许多单位都购置了计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，管理软件应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。

第四，档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程大部分在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有文档损失的担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示出独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、档案管理信息网络系统的作用

1.为领导和相关部门提供全方位的人员信息。人员信息数据库及档案信息网络系统建立以后，我们可以快速准确地获取人员的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息。还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和相关部门提供全方位的人员信息。

2.使信息充分得到共享，提高工作效率。档案管理信息网络系统提供了人员管理过程中所需要的全方位的个人信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复工作。而且在人员管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个人，在信息共享的基础上提高对该人员认识的深度和广度。并可以实现部门之间文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率。

三、建立和使用档案管理信息网络系统应注意的几个问题

1.要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理；用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备计算机，提高计算机的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用，加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统。

2.应该有计划、分步骤、分阶段建设计算机网络信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、网络系统的建立维护等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，档案信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成档案日常管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足档案工作的全面需要。

3.要全员参与，以档案实际应用为主线，提高档案整体使用水平。档案信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到档案管理的多个部门。档案信息系统提供准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略档案信息资源及系统的应用。要以档案实际应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有档案信息资源。拓宽档案应用范围，提供更深层次的信息服务，使档案信息系统真正成为档案工作中必不可少的重要组成部分。

4.进一步加强档案信息化人才的培养。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员应用现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上实现档案信息化了，因此，档案信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的档案管理方法，通过各种途径加强档案业务人员培训工作，提高档案业务人员的管理水平。

（作者单位：黑龙江省卫生学校）