哈尔滨市社保档案管理获AAA级称号
2010-08-15哈尔滨市社会保险事业管理局
哈尔滨市社保档案管理获AAA级称号
近年来,黑龙江省哈尔滨市社保局结合社保经办工作发展的实际,将档案资源建设、电子化建设、库房建设、服务大厅建设与档案利用工作协调推进,同步发展,社会保险业务档案电子化建设取得了显著成绩。电子档案管理和服务环境进一步优化,收到了良好的社会效果,获得了国家档案评估AAA级单位荣誉称号。
一是争取支持,抓机构建设。省委、省政府高度重视社会保障档案建设,在全省机构编制紧张的情况下,成立了哈尔滨市社会保险档案服务中心。机构性质为自筹自支事业单位,具体负责组织实施全市社会保险档案的电子化管理服务工作。
二是多方筹资,抓办公环境建设。合理利用资金资产,对2163平方米的办公楼进行了工程改造,建成拥有档案服务大厅、档案库房、档案生产车间、办公室、电教培训室等功能齐全的社保档案服务大楼。
三是坚持标准,抓基础设施建设。档案库房总面积640平方米,配备密集型活动档案柜90组,立式空调机4台、档案文件电子消毒柜2台、加湿器4台。同时,还配置了吸尘器、温湿度计、防紫外线窗帘、灭火器、多功能监控摄像系统、消防自动报警系统、防盗系统等专业设备。其中,多功能监控系统采用14个固定监控点和2个广角闭路监控点,报警探头24个,后端采用DVR主机和报警主机观察控制。在档案的安全隐患防范上,从防高温、防潮、防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防霉、防有害气体入手,使库房环境达到“十防”要求,延长了档案资料存放寿命。
四是技术升级,抓软件应用系统开发。与专业软件公司共同开发了社会保险业务档案电子影像管理信息系统和电子档案查询信息系统,集成了计算机软件数据库技术、高速扫描技术、磁盘阵列海量存储技术以及工作流技术;满足了数据兼容、安全稳定、模糊查询、精确检索、信息统计、数据交互传输的强大功能;实现了将大量传统的纸质档案信息高速转换成数字化、影像化档案信息管理的质变。
五是夯实基础,抓规章制度建设。推进档案电子化建设,规章制度要先行。先后整章建制41个,将档案服务窗口的各项办事流程实行政务公开,接受办事群众的监督。
六是科学划分,抓档案生产流程建设。按养老保险业务经办规律和特点,将档案电子化生产和入卷归档流程归纳为“八个”业务流程,“三大”生产工序。八个业务流程即:1.接收流程。主要由柜台操作人员汇集图表,档案服务中心接收两个环节完成。2.分类流程。将业务档案按“年度——业务环节——操作柜员”三个环节进行分类。3.整理流程。主要由拆卷修裱排序、标明归档位置、填补遗漏数据三个环节完成。4.录入流程。主要由档案信息录入、金保数据导入两个环节完成。5.扫描流程。主要由顺序扫描、撷取影像、对接数据库三个环节完成。6.复核流程。主要由查询检索、对照界面、审核标识、数据更正、影像修正五个环节完成。7.归档流程。主要由数据影像电子归档与散页入卷归档两个环节完成。8.备份流程。主要由档案电子软件内部备份功能、磁盘阵列等技术手段进行异地存储环节完成。三大生产工序即:整理分送、录入扫描和装订归集。目前,已完成的养老保险业务档案数据库记录信息222万条,电子化的养老保险业务档案实现了2分钟准确调档。
(哈尔滨市社会保险事业管理局)