物资采购过程中对供方的管理

2010-08-15康铁兰刘青山邵明伟

中国新技术新产品 2010年1期

关键词：供方供货合格

康铁兰刘青山邵明伟

（铁法煤业集团大兴矿，辽宁调兵山 112700）

物资采购过程中，如何加强对供方的管理，对于采购活动的有效完成至关重要。那么，如何对供方进行管理呢？下面结合本人工作实践，谈一点个人粗浅的认识。

1 对供方的评价

个人认为，合格供方的基本标准应该归结为：信誉可靠，价格公平，质量可靠，渠道稳定，供货及时，配合良好，售后服务好。

那么，选评供方的基本原则应该是什么呢？个人认为，应该坚持以下几条原则：

1.1 供方及其所提供的产品应具备以下基本条件：

1.1.1 供方具有营业执照和国家认证资质；

1.1.2 供方具有足够的保证质量、数量的生产能力，以满足交货周期要求；

1.1.3 供方具有与所供产品相应的质量管理体系，具有保持质量稳定性和提供产品维护、维修服务的能力；

1.1.4 产品应具有质量合格证、产品使用性能检测合格证，并符合使用要求；

1.1.5 符合国家有关法规要求，如对实行“生产许可证”或强制标准、强制安全认证的产品，应通过相应的认证。

1.2 每种产品应选定三个以上的供货商，以利竞争和适应市场变化的要求；

1.3 货比三家，择优录用。从质量、价格、交货周期（从下定单到采购产品交付的时间）对比中，选择优者，并尽可能给予最大配套份额。

1.4 价格在本公司现阶段可接受的范围内，从相同质量的产品中择廉。

1.5 动态评定。每年应根据双方合作的顺利程度，定期评价其可否继续成为合格供方，对合格者可相应增大供货比例。对于经过长期合作证明具有优势（供货及时、渠道稳定、服务好、质量有保障、资金承受能力强、工作支持力度较大）的供方，要建立战略合作伙伴关系。

2 对供方的选评依据

评选供方的依据，应该包含以下几条：

2.1 供方的性质：有条件选择生产厂家直供的，以生产厂家为供方；若选择经营单位，优先选择一、二级经营单位为供方，尽量减少中间环节。

2.2 货源的可靠程度：主要分析供方的供应能力和信誉情况、是否有能力满足所需物料的品种、规格及数量要求，以及在以往交易中的信誉和履约情况等。

2.3 质量和价格条件：包括质量是否稳定可靠，是否满足企业需求，价格是否合理，质价是否相符，有无优惠条件等。

2.4 供方的结算条件：包括结算方式是否灵活方便，是否有利于双方（如延期付款等）。

2.5 供方的服务条件：包括周到的购货服务，如代装运、代发运、代办理各种手续等；是否能够及时处理物料使用过程中的问题等。

2.6 供方的其它条件：包括路途远近、交通是否便利；运输方式是否合理、进货费用高低等。

3 合格供方的选评步骤

那么如何展开对合格供方的选评呢？笔者认为，至少应该包含以下步骤：

3.1 物资采购部门调查供方的产品质量、生产能力、以往业绩，搜集供方的相关资质材料。

3.2 由采购员填写《供方业绩评价表》、《供方资格评审表》报主管初审。必要时到供方的现场对该单位质量保证能力进行现场审核，审核要有记录。

3.3 经初审的供方名单报物资采购部门主管领导审核，确定最终供方名单，并录入《合格供方名单》作为采购确定供方的依据。未经批准的供方一律不许使用。《合格供方名单》由采购部门保存备查。

4 对供方的控制

4.1 到货物料按规定进行验收后，方可入库（供方随货提供产品材质单、合格证、说明书、相关技术资料）。

4.2 对第一次供应重要物料的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用：

4.2.1 供方提供的样品需到质检部门进行检测，并出具相应的检测报告；

4.2.2 样品验证合格后，可通知供方小批量供货；

4.2.3 小批量试用后，依据使用单位提供使用结果报告，决定是否投入使用；

4.2.4 对于无法进行质量检测的物料，依据供方承诺的使用寿命进行试用，性价比高于原物料的，方可投入使用。

4.3 若供方产品发生一般质量问题，应由采购部门对其发出限期整改通知，在整改期间应进行严格的产品检验；若供方产品发生较大质量问题或整改不力者，应由采购部门对其发出警告，并限期整改，同时在整改期间暂停供货，整改后应重新评价；若供方产品出现严重质量问题或发出警告后，限期整改仍评价为不合格者，取消供货资格。

4.4 需要时，由采购方和供应方共同提取样品进行第三方检验，确定产品质量是否符合质量要求。

4.5 当供方当生产条件发生变化影响所供物料主要性能时，供方应及时提供变化信息。

4.6 每年年底或合同完成后，由采购部门负责组织相关部门对供方的产品质量、价格、供货能力、售后服务等进行综合评审。评价时按百分制，质量指标所占权重0.5，价格指标占权重0.3，合同履约指标占权重0.1，支持、合作与售后服务占权重0.1，评定总分低于60（或质量低于50分的）应取消其合格供方资格，如因特殊情况留用，应作书面说明。连续两次评分仍不及格的供方应报主管领导审批，取消其供货资格。